Cet article s'adresse aux : administrateurs et équipes finance.
Les catégories indiquent à quoi sert l'argent dépensé par votre entreprise, et déterminent le compte comptable auquel chaque dépense est rattachée. Configurez-les une fois et chaque dépense recevra le compte comptable dont votre équipe finance a besoin, ce qui réduit les reclassements en fin de mois.
Catégories et sous-catégories
Vue d'ensemble
- Factorial propose une liste fixe de catégories commune à toutes les entreprises : Hébergement, Compagnies aériennes, Agences de location de voitures, Carburant, Internet, Blanchisserie, Repas, Fournitures de bureau, Autre, Parking, Frais de passeport / visa, Téléphone, Transport privé, Transports en commun, Voyage en train, Rafraîchissements, Abonnements, Taxis, Péages, Formation, Transport, Frais kilométriques et Indemnité journalière.
- Vous ne pouvez pas créer de catégories, mais vous pouvez les renommer, les désactiver et ajouter vos propres sous-catégories (par exemple Repas > Repas clients). Les catégories sont les mêmes pour toute l'entreprise ; seuls leurs comptes comptables changent selon l'entité juridique.
Vous avez besoin de l'autorisation de gérer les paramètres des catégories, et de celle de gérer les comptes comptables pour les attribuer.
Mode d'emploi
- Allez dans Paramètres > Comptabilité et, sous Affectations de comptes, cliquez sur Catégories.
- Pour ajouter une sous-catégorie, cliquez sur Ajouter une nouvelle sous-catégorie (ou sur Ajouter une sous-catégorie dans le menu ⋯ d'une catégorie).
- Saisissez le Nom de la sous-catégorie.
- Dans Choisir une catégorie parente, sélectionnez la catégorie à laquelle elle appartient.
- Sous Compte comptable, choisissez le compte pour chaque entité juridique (facultatif).
- Cliquez sur Ajouter. Vous verrez « Modifications enregistrées avec succès », et la sous-catégorie apparaît en retrait sous sa catégorie parente.
Pour gérer l'existant :
- Renommer une catégorie ou modifier ses comptes comptables : dans son menu ⋯, cliquez sur Modifier, changez le nom ou le Compte comptable de chaque entité juridique, puis enregistrez.
- Désactiver ou activer une catégorie ou une sous-catégorie : utilisez l'interrupteur sur sa ligne.
- Supprimer une sous-catégorie : dans son menu ⋯, cliquez sur Supprimer, puis sur OK. Les catégories ne peuvent pas être supprimées, seulement désactivées.
Lier les catégories aux comptes comptables
Vue d'ensemble
Pour lier une catégorie à votre comptabilité, ouvrez son menu ⋯, cliquez sur Modifier et choisissez le Compte comptable pour chaque entité juridique. Lorsqu'une personne crée ou modifie une dépense, Factorial lui attribue le compte comptable de sa sous-catégorie, ou celui de sa catégorie parente si la sous-catégorie n'en a pas. Vos exports et votre comptabilité utilisent ensuite ce compte. Les modifications n'affectent que les dépenses nouvelles ou modifiées.
Conseils et bonnes pratiques
- Renommez les catégories avec les mots que votre équipe utilise, afin que chacun choisisse la bonne dès le premier essai.
- Ajoutez des sous-catégories uniquement lorsque vous avez besoin d'un compte comptable ou d'une règle différents (par exemple Repas > Repas clients et Repas > Repas d'équipe).
- Pour que les personnes choisissent toujours une sous-catégorie, définissez le champ Sous-catégorie comme obligatoire dans Formulaire de dépenses. Consultez Comment choisir ce que demande le formulaire de dépenses ?
- Désactivez les catégories que votre entreprise ne rembourse jamais, afin que personne ne puisse les choisir.
- Voir aussi : Comment choisir ce que demande le formulaire de dépenses ? · Devises et taxes dans Dépenses · Comment vérifier les dépenses par rapport à ma politique de dépenses ?
Dépannage et FAQ
Dépannage
Un employé ne trouve pas une catégorie.
Elle est peut-être désactivée. Activez-la dans Catégories. Les sous-catégories de Frais kilométriques et Indemnité journalière n'apparaissent que sur les dépenses de frais kilométriques et d'indemnités journalières, pas sur les dépenses ordinaires.
Je ne peux pas désactiver ni renommer Frais kilométriques, Indemnité journalière ou Autre.
C'est normal : Frais kilométriques, Indemnité journalière et Autre sont toujours actives et ne peuvent pas être renommées, car Factorial en a besoin pour les frais kilométriques, les indemnités journalières et les dépenses sans catégorie.
Je ne peux pas activer une sous-catégorie.
Une sous-catégorie ne peut pas être activée tant que sa catégorie parente est désactivée. Activez d'abord la catégorie parente.
Un employé ne peut pas enregistrer les modifications d'une ancienne dépense.
Sa catégorie a peut-être été désactivée depuis. Demandez-lui de choisir une catégorie active, ou réactivez la catégorie.
Aucun compte comptable n'est disponible.
Importez d'abord votre plan comptable, dans Paramètres > Comptabilité. Lorsque vous ajoutez une sous-catégorie et qu'une entité juridique n'a pas encore de plan comptable, vous verrez Configurer les comptes comptables au lieu d'une liste.
FAQ
1. Les catégories peuvent-elles être associées automatiquement aux comptes comptables ?
Oui, une fois que vous les avez liées. Vous liez chaque catégorie ou sous-catégorie à un compte comptable une seule fois, par entité juridique, puis chaque dépense nouvelle ou modifiée qui y figure reçoit ce compte sans que personne n'ait à le choisir. Les dépenses existantes ne changent pas. Consultez Comment associer automatiquement les catégories de dépenses aux comptes comptables ? Pour envoyer les dépenses vers votre logiciel de comptabilité, consultez Comment envoyer les dépenses à mon logiciel de comptabilité ?
2. Puis-je créer une nouvelle catégorie ?
Non, la liste des catégories est fixe. Ajoutez plutôt une sous-catégorie sous la catégorie la plus proche, ou renommez une catégorie.
3. Puis-je supprimer une catégorie ?
Non, mais vous pouvez la désactiver. Vous pouvez supprimer des sous-catégories. Les dépenses qui utilisent déjà une sous-catégorie supprimée la conservent.
4. Si je modifie une catégorie, que deviennent les dépenses passées ?
Rien. Les modifications de catégories ne s'appliquent qu'aux nouvelles dépenses, et les modifications de comptes comptables qu'aux dépenses nouvelles ou modifiées : les dépenses existantes et leurs exports ne changent pas.
5. Chaque entité juridique peut-elle avoir ses propres catégories ?
Non. Les catégories sont les mêmes pour toute l'entreprise. Chaque entité juridique peut avoir ses propres comptes comptables pour ces catégories.
6. Existe-t-il un autre moyen d'ouvrir les paramètres des catégories ?
Oui. Dans Paramètres > Notes de frais > Formulaire de dépenses, ouvrez les paramètres du champ Catégorie ou Sous-catégorie et cliquez sur Aller aux paramètres des catégories.
7. Pourquoi vois-je un compte comptable d'achat et un compte comptable de vente ?
Lorsque le compte comptable d'une catégorie est scindé en deux, vous voyez Compte comptable d'achat et Compte comptable de vente au lieu d'un seul champ Compte comptable. Choisissez un compte pour chaque entité juridique dans les champs affichés.