As categorias mostram em que sua empresa gasta dinheiro e definem para qual conta contábil vai cada despesa na contabilidade. Configure tudo uma única vez e cada despesa recebe a conta contábil de que a equipe financeira precisa, com menos reclassificações no fechamento do mês.

Categorias e subcategorias

Visão geral

• A Factorial vem com uma lista fixa de categorias, igual para todas as empresas: Hospedagem, Companhias aéreas, Locadoras de veículos, Combustível, Internet, Lavanderia, Refeições, Material de escritório, Outros, Estacionamento, Taxas de passaporte / visto, Telefone, Transporte particular, Transporte público, Trem, Lanches, Assinaturas, Táxis, Pedágios, Treinamento, Transporte, Quilometragem e Diária.
• Você não pode criar categorias, mas pode renomeá-las, desativá-las e adicionar suas próprias subcategorias (por exemplo, Refeições > Refeições com clientes). As categorias são as mesmas para toda a empresa; só as contas contábeis mudam por entidade jurídica.

Você precisa de permissão para gerenciar as configurações de categorias, e de permissão para gerenciar contas contábeis para atribuí-las.

Como usar

1. Acesse Configurações > Contabilidade e, em Atribuições de contas, clique em Categorias.
2. Para adicionar uma subcategoria, clique em Adicionar nova subcategoria (ou em Adicionar subcategoria no menu ⋯ de uma categoria).
3. Digite o Nome da subcategoria.
4. Em Escolha uma categoria principal, selecione a categoria à qual ela pertence.
5. Em Conta contábil, escolha a conta de cada entidade jurídica (opcional).
6. Clique em Adicionar. Você verá a mensagem "Alterações salvas com sucesso", e a subcategoria aparece recuada abaixo da categoria principal.

Para gerenciar o que já existe:

• Renomear uma categoria ou alterar suas contas contábeis: no menu ⋯, clique em Editar, altere o nome ou a Conta contábil de cada entidade jurídica e salve.
• Ativar ou desativar uma categoria ou subcategoria: use o botão da linha dela.
• Excluir uma subcategoria: no menu ⋯, clique em Excluir e depois em OK. As categorias não podem ser excluídas, só desativadas.

Vincule as categorias às contas contábeis

Visão geral

Para vincular uma categoria à sua contabilidade, abra o menu ⋯ dela, clique em Editar e escolha a Conta contábil de cada entidade jurídica. Quando alguém cria ou edita uma despesa, a Factorial atribui a ela a conta contábil da subcategoria ou, se a subcategoria não tiver uma, a da categoria principal. Suas exportações e sua contabilidade usam essa conta. As alterações só afetam despesas novas ou editadas.

Solução de problemas e perguntas frequentes

Solução de problemas

Um/a colaborador/a não encontra uma categoria.
Ela pode estar desativada. Ative-a em Categorias. As subcategorias de Quilometragem e Diária só aparecem nas despesas de quilometragem e de diárias, não nas despesas regulares.

Não consigo desativar nem renomear Quilometragem, Diária ou Outros.
Isso é esperado: Quilometragem, Diária e Outros ficam sempre ativas e não podem ser renomeadas, porque a Factorial precisa delas para as despesas de quilometragem, as diárias e as despesas sem categoria.

Não consigo ativar uma subcategoria.
Uma subcategoria não pode ser ativada enquanto a categoria principal estiver desativada. Ative primeiro a categoria principal.

Um/a colaborador/a não consegue salvar alterações em uma despesa antiga.
A categoria dela pode ter sido desativada depois. Peça para escolher uma categoria ativa ou ative a categoria de novo.

Não há contas contábeis para escolher.
Importe primeiro seu plano de contas em Configurações > Contabilidade. Quando você adiciona uma subcategoria e uma entidade jurídica ainda não tem plano de contas, aparece Configurar contas contábeis em vez de uma lista.

Perguntas frequentes

1. As categorias podem ser vinculadas automaticamente às contas contábeis?
   Sim, depois que você as vincula. Você vincula cada categoria ou subcategoria a uma conta contábil uma única vez, por entidade jurídica, e a partir daí toda despesa nova ou editada nela recebe essa conta sem que ninguém precise escolhê-la. As despesas que já existem não mudam. Consulte Associe automaticamente as categorias de despesas às contas contábeis. Para enviar as despesas para seu software de contabilidade, consulte Envie as despesas para seu software de contabilidade.
   
2. Posso criar uma nova categoria?
   Não, a lista de categorias é fixa. Adicione uma subcategoria à categoria mais próxima ou renomeie uma categoria.
   
3. Posso excluir uma categoria?
   Não, mas você pode desativá-la. As subcategorias podem ser excluídas. As despesas que já usam uma subcategoria excluída continuam com ela.
   
4. Se eu alterar uma categoria, o que acontece com as despesas anteriores?
   Nada. As alterações de categoria só se aplicam a despesas novas, e as alterações de conta contábil, só a despesas novas ou editadas: as despesas existentes e as exportações delas não mudam.
   
5. Cada entidade jurídica pode ter suas próprias categorias?
   Não. As categorias são as mesmas para toda a empresa. Cada entidade jurídica pode ter suas próprias contas contábeis para elas.
   
6. Existe outra forma de abrir as configurações de Categorias?
   Sim. Em Configurações > Despesas > Formulário de despesas, abra as configurações do campo Categoria ou Subcategoria e clique em Ir para as configurações de Categorias.
   
7. Por que vejo uma conta contábil de compras e uma conta contábil de vendas?
   Quando a conta contábil de uma categoria é dividida em duas, você vê Conta contábil de compras e Conta contábil de vendas em vez de um único campo Conta contábil. Escolha uma conta para cada entidade jurídica nos campos exibidos.