Las categorías indican en qué gasta dinero tu empresa y deciden a qué cuenta contable va cada gasto en tu contabilidad. Configúralas una sola vez y cada gasto recibirá la cuenta contable que necesita tu equipo de finanzas, con menos reclasificaciones al cierre de mes.

Categorías y subcategorías

Resumen

• Factorial incluye una lista fija de categorías que comparten todas las empresas: Alojamiento, Aerolíneas, Agencias de alquiler de coches, Combustible, Internet, Lavandería, Comidas, Material de oficina, Otros, Estacionamiento, Tasas de pasaporte / visado, Teléfono, Transporte privado, Transporte público, Viajes en tren, Refrigerios, Suscripciones, Taxis, Peajes, Formación, Transporte, Kilometraje y Dietas.
• No puedes crear categorías, pero sí renombrarlas, desactivarlas y añadir tus propias subcategorías (por ejemplo, Comidas > Comidas con clientes). Las categorías son las mismas para toda la empresa; solo cambian sus cuentas contables por entidad legal.

Necesitas permiso para gestionar la configuración de categorías y permiso para gestionar cuentas contables para asignarlas.

Cómo usarlo

1. Ve a Configuración > Contabilidad y, en Asignaciones de cuentas, haz clic en Categorías.
2. Para añadir una subcategoría, haz clic en Añadir nueva subcategoría (o en Añadir subcategoría en el menú ⋯ de una categoría).
3. Escribe el Nombre de la subcategoría.
4. En Elegir una categoría principal, selecciona la categoría a la que pertenece.
5. En Cuenta contable, elige la cuenta de cada entidad legal (opcional).
6. Haz clic en Añadir. Verás "Cambios guardados correctamente" y la subcategoría aparecerá con sangría bajo su categoría principal.

Para gestionar lo que ya existe:

• Renombrar una categoría o cambiar sus cuentas contables: en su menú ⋯, haz clic en Editar, cambia el nombre o la Cuenta contable de cada entidad legal y guarda.
• Desactivar o activar una categoría o subcategoría: usa el interruptor de su fila.
• Eliminar una subcategoría: en su menú ⋯, haz clic en Eliminar y luego en Aceptar. Las categorías no se pueden eliminar, solo desactivar.

Vincula categorías con cuentas contables

Resumen

Para vincular una categoría con tu contabilidad, abre su menú ⋯, haz clic en Editar y elige la Cuenta contable de cada entidad legal. Cuando alguien crea o edita un gasto, Factorial le asigna la cuenta contable de su subcategoría o, si la subcategoría no tiene ninguna, la de su categoría principal. Tus exportaciones y tu contabilidad usan entonces esa cuenta. Los cambios solo afectan a los gastos nuevos o editados.

Consejos y buenas prácticas

Solución de problemas y preguntas frecuentes

Solución de problemas

Un colaborador no encuentra una categoría.
Puede estar desactivada. Actívala en Categorías. Las subcategorías de Kilometraje y Dietas solo aparecen en gastos de kilometraje y dietas, no en gastos regulares.

No puedo desactivar ni renombrar Kilometraje, Dietas ni Otros.
Es lo esperado: Kilometraje, Dietas y Otros están siempre activadas y no se pueden renombrar, porque Factorial las necesita para los gastos de kilometraje, las dietas y los gastos sin categoría.

No puedo activar una subcategoría.
Una subcategoría no se puede activar mientras su categoría principal esté desactivada. Activa primero la categoría principal.

Un colaborador no puede guardar cambios en un gasto antiguo.
Es posible que su categoría se haya desactivado desde entonces. Pídele que elija una categoría activa o vuelve a activar la categoría.

No hay cuentas contables entre las que elegir.
Importa primero tu plan de cuentas en Configuración > Contabilidad. Si añades una subcategoría y una entidad legal aún no tiene plan de cuentas, verás Configurar cuentas contables en lugar de una lista.

Preguntas frecuentes

1. ¿Las categorías pueden asignarse a cuentas contables automáticamente?

Sí, una vez que las vinculas. Vinculas cada categoría o subcategoría a una cuenta contable una sola vez, por entidad legal, y a partir de entonces cada gasto nuevo o editado en ella recibe esa cuenta sin que nadie la elija. Los gastos que ya existen no cambian. Consulta ¿Cómo hago que las categorías de gastos se asignen automáticamente a cuentas contables? Para enviar los gastos a tu software de contabilidad, consulta ¿Cómo envío los gastos a mi software de contabilidad?

2. ¿Puedo crear una categoría nueva?

No, la lista de categorías es fija. En su lugar, añade una subcategoría bajo la categoría más cercana o renombra una categoría.

3. ¿Puedo eliminar una categoría?

No, pero puedes desactivarla. Sí puedes eliminar subcategorías. Los gastos que ya usan una subcategoría eliminada la conservan.

4. Si cambio una categoría, ¿qué pasa con los gastos anteriores?

Nada. Los cambios en las categorías solo se aplican a los gastos nuevos, y los cambios en las cuentas contables solo a los gastos nuevos o editados: los gastos existentes y sus exportaciones no cambian.

5. ¿Cada entidad legal puede tener sus propias categorías?

No. Las categorías son las mismas para toda la empresa. Cada entidad legal puede tener sus propias cuentas contables para ellas.

6. ¿Hay otra forma de abrir la configuración de Categorías?

Sí. En Configuración > Gastos > Formulario de gastos, abre la configuración del campo Categoría o Subcategoría y haz clic en Ir a la configuración de categorías.

7. ¿Por qué veo una cuenta contable de compras y una cuenta contable de ventas?

Cuando la cuenta contable de una categoría se divide en dos, ves Cuenta contable de compras y Cuenta contable de ventas en lugar de un solo campo Cuenta contable. Elige una cuenta para cada entidad legal en los campos que se muestran.