Le categorie indicano per cosa spende la tua azienda e decidono a quale conto contabile viene assegnata ogni spesa. Impostale una volta sola e ogni spesa riceverà il conto contabile di cui il tuo team finance ha bisogno, con meno riclassificazioni a fine mese.

Categorie e sottocategorie

Panoramica

• Factorial include un elenco fisso di categorie condivise da tutte le aziende: Alloggio, Compagnie aeree, Noleggio auto, Carburante, Internet, Lavanderia, Pasti, Materiale per ufficio, Altro, Parcheggio, Spese di passaporto / visto, Telefono, Trasporto privato, Trasporto pubblico, Viaggi in treno, Rinfreschi, Abbonamenti, Taxi, Pedaggi, Formazione, Trasporti, Chilometraggio e Diaria.
• Non puoi creare categorie, ma puoi rinominarle, disattivarle e aggiungere le tue sottocategorie (per esempio Pasti > Pasti con clienti). Le categorie sono le stesse per tutta l'azienda; cambiano per entità legale solo i conti contabili.

Ti serve il permesso di gestire le impostazioni delle categorie e il permesso di gestire i conti contabili per assegnarli.

Come si usa

1. Vai su Impostazioni > Contabilità e, in Assegnazioni dei conti, fai clic su Categorie.
2. Per aggiungere una sottocategoria, fai clic su Aggiungi nuova sottocategoria (oppure su Aggiungi sottocategoria nel menu ⋯ di una categoria).
3. Inserisci il Nome della sottocategoria.
4. In Scegli una categoria principale, seleziona la categoria a cui appartiene.
5. In Conto contabile, scegli il conto per ogni entità legale (facoltativo).
6. Fai clic su Aggiungi. Vedrai "Modifiche salvate correttamente" e la sottocategoria apparirà rientrata sotto la sua categoria principale.

Per gestire ciò che esiste già:

• Rinominare una categoria o cambiare i suoi conti contabili: nel suo menu ⋯, fai clic su Modifica, cambia il nome o il Conto contabile di ogni entità legale e salva.
• Disattivare o attivare una categoria o sottocategoria: usa l'interruttore sulla sua riga.
• Eliminare una sottocategoria: nel suo menu ⋯, fai clic su Elimina e poi su Ok. Le categorie non si possono eliminare, solo disattivare.

Collega le categorie ai conti contabili

Panoramica

Per collegare una categoria alla tua contabilità, apri il suo menu ⋯, fai clic su Modifica e scegli il Conto contabile per ogni entità legale. Quando qualcuno crea o modifica una spesa, Factorial le assegna il conto contabile della sua sottocategoria o, se la sottocategoria non ne ha, quello della categoria principale. Le tue esportazioni e la tua contabilità usano poi quel conto. Le modifiche riguardano solo le spese nuove o modificate.

Suggerimenti e best practice

Risoluzione dei problemi e FAQ

Risoluzione dei problemi

Un dipendente non trova una categoria.
Potrebbe essere disattivata. Attivala in Categorie. Le sottocategorie di Chilometraggio e Diaria compaiono solo nelle spese di chilometraggio e diaria, non nelle spese ordinarie.

Non riesco a disattivare o rinominare Chilometraggio, Diaria o Altro.
È normale: Chilometraggio, Diaria e Altro sono sempre attive e non si possono rinominare, perché Factorial ne ha bisogno per le spese di chilometraggio, le diarie e le spese senza categoria.

Non riesco ad attivare una sottocategoria.
Una sottocategoria non può essere attivata finché la sua categoria principale è disattivata. Attiva prima la categoria principale.

Un dipendente non riesce a salvare le modifiche a una vecchia spesa.
La sua categoria potrebbe essere stata disattivata nel frattempo. Chiedigli di scegliere una categoria attiva oppure riattiva la categoria.

Non ci sono conti contabili tra cui scegliere.
Importa prima il tuo piano dei conti in Impostazioni > Contabilità. Se aggiungi una sottocategoria e un'entità legale non ha ancora un piano dei conti, vedrai Configura conti contabili al posto di un elenco.

FAQ

1. Le categorie possono essere associate ai conti contabili in automatico?

Sì, una volta che le colleghi. Colleghi ogni categoria o sottocategoria a un conto contabile una sola volta, per entità legale, e da quel momento ogni spesa nuova o modificata al suo interno riceve quel conto senza che nessuno lo scelga. Le spese già esistenti non cambiano. Consulta Come faccio in modo che le categorie di spesa si associno automaticamente ai conti contabili? Per inviare le spese al tuo software di contabilità, consulta Come invio le spese al mio software di contabilità?

2. Posso creare una nuova categoria?

No, l'elenco delle categorie è fisso. Aggiungi invece una sottocategoria sotto la categoria più vicina, oppure rinomina una categoria.

3. Posso eliminare una categoria?

No, ma puoi disattivarla. Puoi eliminare le sottocategorie. Le spese che usano già una sottocategoria eliminata la mantengono.

4. Se modifico una categoria, cosa succede alle spese passate?

Niente. Le modifiche alle categorie si applicano solo alle spese nuove e quelle ai conti contabili solo alle spese nuove o modificate: le spese esistenti e le loro esportazioni non cambiano.

5. Ogni entità legale può avere le proprie categorie?

No. Le categorie sono le stesse per tutta l'azienda. Ogni entità legale può avere i propri conti contabili per esse.

6. C'è un altro modo per aprire le impostazioni di Categorie?

Sì. In Impostazioni > Spese > Modulo spese, apri le impostazioni del campo Categoria o Sottocategoria e fai clic su Vai alle impostazioni delle categorie.

7. Perché vedo un conto contabile acquisti e un conto contabile vendite?

Quando il conto contabile di una categoria è diviso in due, vedi Conto contabile acquisti e Conto contabile vendite al posto di un solo campo Conto contabile. Scegli un conto per ogni entità legale nei campi mostrati.