As categorias mostram-lhe em que gasta dinheiro a sua empresa e decidem para que conta de razão vai cada despesa na contabilidade. Configure-as uma única vez e cada despesa terá a conta de razão de que a equipa financeira precisa, com menos reclassificações no fecho do mês.

Categorias e subcategorias

Descrição geral

• A Factorial inclui uma lista fixa de categorias, igual para todas as empresas: Alojamento, Companhias aéreas, Aluguer de automóveis, Combustível, Internet, Lavandaria, Refeições, Material de escritório, Outros, Estacionamento, Taxas de passaporte / visto, Telefone, Transporte privado, Transportes públicos, Comboio, Bebidas e snacks, Subscrições, Táxis, Portagens, Formação, Transporte, Quilometragem e Ajuda de custo diária.
• Não pode criar categorias, mas pode mudar-lhes o nome, desativá-las e adicionar as suas próprias subcategorias (por exemplo, Refeições > Refeições com clientes). As categorias são as mesmas para toda a empresa; só as contas de razão mudam por entidade legal.

Precisa de permissão para gerir as configurações das categorias, e de permissão para gerir as contas de razão para as atribuir.

Como fazer

1. Aceda a Configurações > Contabilidade e, em Atribuições de contas, clique em Categorias.
2. Para adicionar uma subcategoria, clique em Adicionar nova subcategoria (ou em Adicionar subcategoria no menu ⋯ de uma categoria).
3. Introduza o Nome da subcategoria.
4. Em Escolha uma categoria principal, selecione a categoria a que pertence.
5. Em Conta de razão, escolha a conta de cada entidade legal (opcional).
6. Clique em Adicionar. Verá a mensagem «Alterações guardadas com sucesso» e a subcategoria aparece avançada por baixo da categoria principal.

Para gerir as que já existem:

• Mudar o nome de uma categoria ou as suas contas de razão: no menu ⋯, clique em Editar, altere o nome ou a Conta de razão de cada entidade legal e guarde.
• Ativar ou desativar uma categoria ou subcategoria: use o interruptor da respetiva linha.
• Eliminar uma subcategoria: no menu ⋯, clique em Eliminar e depois em OK. As categorias não podem ser eliminadas, apenas desativadas.

Associe as categorias às contas de razão

Descrição geral

Para associar uma categoria à sua contabilidade, abra o menu ⋯, clique em Editar e escolha a Conta de razão de cada entidade legal. Quando alguém cria ou edita uma despesa, a Factorial atribui-lhe a conta de razão da subcategoria ou, se a subcategoria não tiver, a da categoria principal. As exportações e a contabilidade usam essa conta. As alterações só afetam as despesas novas ou editadas.

Resolução de problemas e perguntas frequentes

Resolução de problemas

Um/a colaborador/a não encontra uma categoria.
Pode estar desativada. Ative-a em Categorias. As subcategorias de Quilometragem e Ajuda de custo diária só aparecem nas despesas de quilometragem e de ajudas de custo diárias, não nas despesas regulares.

Não consigo desativar nem mudar o nome de Quilometragem, Ajuda de custo diária ou Outros.
É o esperado: Quilometragem, Ajuda de custo diária e Outros estão sempre ativas e não podem mudar de nome, porque a Factorial precisa delas para as despesas de quilometragem, as ajudas de custo diárias e as despesas sem categoria.

Não consigo ativar uma subcategoria.
Uma subcategoria não pode ser ativada enquanto a categoria principal estiver desativada. Ative primeiro a categoria principal.

Um/a colaborador/a não consegue guardar as alterações de uma despesa antiga.
A categoria pode ter sido desativada entretanto. Peça-lhe que escolha uma categoria ativa ou volte a ativar a categoria.

Não há contas de razão para escolher.
Importe primeiro o seu plano de contas em Configurações > Contabilidade. Quando adiciona uma subcategoria e uma entidade legal ainda não tem plano de contas, verá Configurar contas de razão em vez de uma lista.

Perguntas frequentes

1. As categorias podem ser associadas automaticamente às contas de razão?
   Sim, depois de as associar. Associa cada categoria ou subcategoria a uma conta de razão uma única vez por entidade legal e, a partir daí, todas as despesas novas ou editadas nessa categoria recebem essa conta sem que ninguém a tenha de escolher. As despesas que já existem não mudam. Consulte Associe automaticamente as categorias de despesas às contas de razão. Para enviar as despesas para o seu software de contabilidade, consulte Envie as despesas para o seu software de contabilidade.
   
2. Posso criar uma categoria nova?
   Não, a lista de categorias é fixa. Adicione uma subcategoria à categoria mais próxima ou mude o nome de uma categoria.
   
3. Posso eliminar uma categoria?
   Não, mas pode desativá-la. As subcategorias podem ser eliminadas. As despesas que já usam uma subcategoria eliminada mantêm-na.
   
4. Se alterar uma categoria, o que acontece às despesas anteriores?
   Nada. As alterações de categoria só se aplicam às despesas novas, e as alterações de conta de razão, às despesas novas ou editadas: as despesas existentes e as respetivas exportações não mudam.
   
5. Cada entidade legal pode ter as suas próprias categorias?
   Não. As categorias são as mesmas para toda a empresa. Cada entidade legal pode ter as suas próprias contas de razão para elas.
   
6. Existe outra forma de abrir as configurações de Categorias?
   Sim. Em Configurações > Despesas > Formulário de despesas, abra as configurações do campo Categoria ou Subcategoria e clique em Ir para as configurações de Categorias.
   
7. Porque vejo uma conta de razão de compras e uma conta de razão de vendas?
   Quando a conta de razão de uma categoria está dividida em duas, vê Conta de razão de compras e Conta de razão de vendas em vez de um único campo Conta de razão. Escolha uma conta para cada entidade legal nos campos apresentados.