Lorsque le/la manager et l'employé/e soumettent un plan d'action, Factorial génère un PDF et l'archive dans les Documents de l'employé/e. Si l'examen a Exiger une signature électronique activée, le PDF est envoyé pour signature électronique via Signaturit et tous deux doivent le signer.

Avant de commencer

• Le PDF est généré uniquement après que les deux parties cliquent sur Soumettre le plan d'action.
• La signature électronique est définie par examen dans Modifier → Fonctionnalités → Autoriser les plans d'action → Exiger une signature électronique.

Ce que contient le PDF

Étapes

Trouver le PDF

1. Ouvrez le plan d'action (Performance → Examens → examen → personne → Voir l'accord).
2. La carte du document indique Généré le <date>. Cliquez dessus pour télécharger.
3. Le PDF se trouve également dans les Documents de l'employé/e.

Signer le plan d'action (examens de signature électronique)

1. Après que les deux parties ont soumis, le plan indique Signature électronique en attente ("Les deux parties ont soumis le plan d'action. Il est maintenant temps de signer.").
2. Chaque signataire reçoit la demande de signature lorsque le document est prêt.
3. Cliquez sur Signer dans le plan d'action, ou suivez l'email de signature, et signez.
4. Lorsque les deux ont signé, le statut change en Signé.

Statut du document du plan d'action

Règles et comportement

• Si les deux parties soumettent, alors le PDF est généré automatiquement et le/la manager et l'employé/e sont notifiés "PDF du plan d'action généré avec succès".
• Si le/la manager coche Inclure les commentaires dans le PDF, alors le fil de commentaires est ajouté au document, visible par tous ceux ayant accès aux documents de l'employé/e. L'employé/e voit l'avis "Le fil de commentaires va dans le document signé".
• Si la signature électronique est activée, alors la boîte de dialogue de soumission de l'employé/e dit "Confirmez la vôtre et nous vous informerons lorsque le document sera prêt pour votre signature numérique."
• Si un plan d'action reste non signé par l'une ou l'autre partie pendant plus d'un an, il expire automatiquement.
• Si l'examen du/de la manager a des évaluateurs/trices supplémentaires, alors celui/celle qui signe du côté du/de la manager est celui/celle qui signe électroniquement. Un seul manager signe.
• Si un signataire ne peut pas accéder aux documents de l'employé/e, alors le bouton Signer ne leur est pas affiché.

Limitations

• Vous ne pouvez pas modifier le PDF. Il reflète le plan lorsque les deux ont soumis.
• Vous ne pouvez pas régénérer le PDF vous-même. Contactez le support si le contenu est incorrect.
• Vous ne pouvez pas ajouter plus de signataires que l'employé/e et l'évaluateur/trice.
• Vous ne pouvez pas utiliser la signature électronique sans la fonctionnalité de signature électronique dans votre plan.

Dépannage

• Symptôme : "Il n'y a pas de PDF." → Cause : une partie n'a pas soumis, ou il est encore En cours de génération. → Solution : vérifiez Soumission en attente dans Mes accords, ou attendez la notification.
• Symptôme : "Le PDF manque de cours ou des réponses longues sont coupées." → Cause : le PDF a été généré avant une correction. → Solution : contactez le support pour remplacer le PDF. S'il a déjà été signé, téléchargez d'abord la copie signée ; un remplacement demande à deux personnes de signer à nouveau.
• Symptôme : "Le statut est Plan d'action expiré." → Cause : il n'a pas été signé par les deux dans un délai d'un an. → Solution : il ne peut plus être signé.
• Symptôme : "Je ne vois pas le bouton Signer." → Cause : vous n'avez pas accès aux documents de l'employé/e. → Solution : demandez à un administrateur de vérifier vos autorisations de document.

FAQ

1. Qui signe le plan d'action ?

L'employé/e évalué/e et son/sa évaluateur/trice (généralement le/la manager).

2. Où est stockée la copie signée ?

Dans les Documents de l'employé/e.

3. Le PDF inclut-il les évaluations par les pairs ?

Non. Il inclut les réponses à l'auto-évaluation et à l'évaluation du/de la manager comparées dans le plan d'action.