Creando un grupo personalizado en Permisos

Un grupo de permisos es un conjunto de empleados con la misma autoridad dentro de la plataforma Factorial. En términos más simples, es un grupo designado con permisos idénticos. Los grupos personalizados te permiten agrupar usuarios con necesidades de acceso similares—ideal para evitar configuraciones repetitivas. Por ejemplo, podrías necesitar crear un grupo de autorización dedicado para Gerentes, equipo de TI y equipo de Finanzas.

Factorial proporciona dos grupos de permisos por defecto:

• Administradores
  • Las personas en este grupo tienen pleno poder sobre la plataforma
• Empleados predeterminados

Para crear un grupo personalizado:

1. En la sección de Permisos, haz clic en Nuevo grupo personalizado
2. Ingresa un nombre de grupo claro y descriptivo (por ejemplo, “Gerentes de tiempo libre”)
3. Haz clic en Guardar para crear el grupo

Asignando permisos a un grupo

Define qué pueden ver o gestionar los miembros del grupo—tiempo libre, informes, datos de empleados, etc.

1. Abre el grupo creado
2. Revisa las opciones disponibles para roles como Empleados, Gerentes, Líderes de Equipo o Supervisores de Tiempo Libre
3. Activa o desactiva los permisos necesarios según las responsabilidades
4. Haz clic en Guardar para aplicar

Agregando usuarios a un grupo de Permisos

Una vez configurado, necesitarás incluir a los miembros del equipo en el grupo. Puedes agregar o eliminar miembros de los grupos de permisos en cualquier momento que lo necesites.

1. Dentro del grupo, selecciona la pestaña Empleados
2. Haz clic en el ícono ( + )
3. Usa Asignar un empleado para buscar y seleccionar usuarios
4. Haz clic en Guardar para confirmar

Puedes Seleccionar todos los miembros de un filtro específico; puedes hacerlo con solo un clic.

Agregando usuarios externos

1. En el grupo al que deseas agregar el usuario externo, dirígete a la pestaña Usuarios externos
2. Haz clic en el ícono ( + )
3. Usa Asignar un usuario externo para buscar y seleccionar usuarios
4. Haz clic en Guardar para confirmar

Configurar permiso de visibilidad del grupo

La visibilidad es una configuración de seguridad adicional que puedes configurar para tu grupo de permisos. Puedes elegir qué empleados y su información pueden ser vistos por los miembros del grupo de permisos.

1. Abre el Grupo de permisos
2. Haz clic en la pestaña Visibilidad
3. Selecciona qué empleados e información sobre ellos pueden ser vistos por los miembros de este grupo. Tienes cuatro opciones para elegir:
   • La empresa entera: incluye a todos los registrados como empleados en la empresa.
   • Grupo dinámico: incluye automáticamente a todos los empleados de los grupos seleccionados. El grupo no será editable.
   • Reportes directos: incluye a los empleados que reportan directamente a cada miembro del grupo de permisos. La visibilidad se actualiza automáticamente cuando cambian las relaciones de reporte. Los miembros sin reportes directos aún pueden verse a sí mismos.
   • Los suyos: incluye a todos los que tienen la relación seleccionada con los miembros del grupo.
   • Selección manual: incluye a todos los empleados seleccionados manualmente. Podrás agregar o eliminar empleados más tarde.
4. Haz clic en Guardar cambios

También puedes hacerlo haciendo clic en los tres puntos junto al nombre del grupo en la página de Permisos.

Mover empleados de un grupo de permisos a otro

Si deseas hacerlo individualmente, necesitas:

1. Abre el grupo de permisos
2. Haz clic en la pestaña Empleados
3. Haz clic en los 3 puntos del empleado que deseas mover
4. Selecciona la opción Mover a otro grupo
5. Aparecerá un pop-up donde podrás elegir a qué grupo deseas mover al empleado

Si deseas hacerlo en masa:

1. Abre el grupo de permisos
2. Haz clic en la pestaña Empleados
3. Haz clic en + y elige Agregar empleados
4. Todos los empleados aparecerán (incluso si están en otro grupo)
5. Selecciona los empleados que deseas agregar y haz clic en Guardar
   • Puedes filtrarlos por grupo de permisos

     

6. Se moverán automáticamente los empleados seleccionados al grupo que elegiste

Cómo duplicar un grupo de Permisos

La función Duplicar grupo de Permisos te permite copiar todos los permisos de un grupo existente a un nuevo grupo. Luego podrás modificar permisos individuales según sea necesario sin tener que reconfigurar todo manualmente.

1. Localiza el grupo de permisos que deseas duplicar
2. Haz clic en el menú de tres puntos (⋮) junto al nombre del grupo
3. Selecciona Duplicar del menú desplegable

FAQ

1. ¿Puedo eliminar a alguien de un grupo?
   Todos los empleados deben pertenecer a un grupo de permisos, así que en lugar de eliminarlos, necesitas moverlos a otro grupo. Para hacerlo, ve a la pestaña Empleados, haz clic en el menú de tres puntos junto a su nombre, selecciona Mover a otro grupo, y elige el nuevo grupo.
   
2. ¿Puedo eliminar un grupo personalizado?
   Sí, pero primero necesitas mover a todos los empleados asignados a ese grupo a un grupo de permisos diferente. Una vez que el grupo esté vacío, podrás eliminarlo.
   
3. ¿Qué pasa con los roles de Administrador?
   Los usuarios con un rol de Administrador tienen acceso completo a todas las funciones y datos por defecto. No necesitas asignarles a ningún grupo de permisos personalizado.
   
4. ¿Quién puede eliminar un permiso de acceso?
   Solo la persona que originalmente otorgó el permiso de acceso puede eliminarlo.