SaaS-Management bringt jedes Mitarbeiterkonto und jeden SaaS-Zugang an einem Ort zusammen. Nutze es, um zu sehen, welche SaaS dein Unternehmen nutzt, Konten zu erstellen und zu entfernen, wenn Personen ein- und austreten, und um Lizenzen und Kosten im Blick zu behalten.

Funktion/Feature

Überblick

Die Einrichtung des SaaS-Managements erfolgt in drei Schritten, in dieser Reihenfolge:

• Verbinde deinen E-Mail-Anbieter. Google Workspace oder Microsoft Entra ID. Dies aktiviert die SaaS-Entdeckung, die automatische Kontenerstellung und die Identitätssynchronisierung.
• Aktiviere die SaaS-Entdeckung. Finde die SaaS, die deine Mitarbeitenden tatsächlich nutzen, über Google Workspace, Microsoft Entra ID oder die Factorial IT Chrome-Erweiterung.
• Verbinde deine SaaS. Verlinke eine SaaS aus dem Katalog mit SSO, SCIM oder API-Anmeldeinformationen, damit ihre Konten für dich erstellt und entfernt werden.

Wie man es benutzt

1. Verbinde Google Workspace oder Microsoft Entra ID. Siehe "Verbinde deinen E-Mail-Anbieter".
2. Aktiviere die SaaS-Entdeckung und öffne dann SaaS > Verzeichnis, um zu sehen, was gefunden wurde.
3. In SaaS > Verzeichnis, klicke auf Eine SaaS hinzufügen und verbinde die SaaS, die du automatisch verwalten möchtest.
4. Für jede verbundene SaaS schreibe eine Bereitstellungsregel, damit neue Mitarbeitende den richtigen Zugang erhalten.

Was du tun kannst

• Setze eine Bereitstellungsregel pro SaaS. Bei der Einarbeitung schlägt Factorial IT die Konten, Lizenzen, Gruppen und Rollen vor, die jeder neue Mitarbeitende erhalten sollte. Es kennzeichnet auch Konten, die gegen die Regel verstoßen.
• Schneide den Zugang bei der Abmeldung. Widerrufe die Konten des Austretenden und übergebe deren Drive-Dateien und E-Mails an jemand anderen.
• Verbinde jede SaaS mit SAML SSO. Wenn eine SaaS SAML Single Sign-On unterstützt, aber nicht im Katalog ist, füge sie als benutzerdefinierte SAML SaaS hinzu.
• Erkenne Verschwendung und Risiko. Sieh dir Shadow IT (Tools, die niemand genehmigt hat), Lizenzen, die niemand nutzt, und die SaaS an, mit denen jede/r Mitarbeitende arbeitet.

Glossar

Single Sign-On (SSO). One Satz von Anmeldeinformationen öffnet mehrere SaaS. Beispiel: Ein/e Mitarbeitende/r meldet sich mit seinem/ihrem Google-Konto bei Notion an.

System for Cross-domain Identity Management (SCIM). Ein Standard, der es dem Identitätsanbieter ermöglicht, Konten in einer SaaS zu erstellen, zu aktualisieren und zu löschen, ohne dass jemand dies manuell tun muss.

Just-in-time (JIT) Bereitstellung. Die SaaS erstellt das Konto selbst, wenn sich der/die Mitarbeitende zum ersten Mal über SSO anmeldet. Notion, Asana und Zoom funktionieren auf diese Weise.

SSO-Steuer. Die zusätzliche Gebühr, die einige Anbieter erheben, bevor sie dir erlauben, SSO oder SCIM zu verwenden. Die SSO Wall of Shame (sso.tax) führt eine Liste davon.

Fehlerbehebung und FAQ

Fehlerbehebung

• Das Verzeichnis ist leer. Dein E-Mail-Anbieter ist wahrscheinlich noch nicht verbunden, oder die Entdeckung ist nicht aktiviert. Siehe "Aktiviere die SaaS-Entdeckung".
• Eine benötigte SaaS ist nicht im Katalog. Verbinde sie als benutzerdefinierte SAML SaaS, wenn sie SAML SSO unterstützt. Andernfalls verfolge sie manuell.

FAQ

1. Was ist der Unterschied zwischen SSO und SCIM?
   SSO regelt, wie Mitarbeitende sich anmelden. SCIM regelt die Konten selbst: sie zu erstellen, zu aktualisieren und zu löschen.
    
2. Benötige ich SCIM, wenn die SaaS JIT-Bereitstellung unterstützt?
   JIT erstellt das Konto bei der ersten Anmeldung. Es deckt keine Updates oder Löschungen ab, dafür ist SCIM zuständig.
    
3. Warum fordert ein Anbieter mich auf, ein Upgrade durchzuführen, bevor ich SSO verwenden kann?
   Das ist die "SSO-Steuer": Einige Anbieter behalten sich SSO und SCIM für ihre teureren Pläne vor.