Workflow-Center – Übersicht

Workflows helfen Ihnen, wiederkehrende HR-Prozesse zu automatisieren, indem sie vordefinierte Aufgabenabfolgen erstellen, die Mitarbeiter zum richtigen Zeitpunkt und aus dem richtigen Grund ausführen können. Ob es um die Einarbeitung neuer Mitarbeiter, das Offboarding, die Organisation von Schulungen oder die Gestaltung individueller HR-Prozesse geht – Workflows stellen sicher, dass jeder weiß, was wann zu tun ist und wer dafür verantwortlich ist .

In Factorial ist das Workflow-Center der zentrale Ort, an dem Sie alle Ihre Workflows erstellen, bearbeiten und verwalten können. Sie können aus vorgefertigten Vorlagen wählen oder Ihre eigenen, auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnittenen Workflows erstellen.

Wo man es finden kann

1. Gehen Sie in Ihrer Seitenleiste zu „Workflows“.
2. Hier finden Sie alle Workflows. Es stehen vier Workflow-Typen zur Verfügung:
   • Onboarding – zur Begrüßung neuer Teammitglieder oder bei Übergängen wie der Rückkehr nach der Elternzeit oder Rollenwechseln.
   • Offboarding – für eine reibungslose und einheitliche Abwicklung von Abgängen.
   • Schulung – zur Automatisierung von Lern- und Zertifizierungsprozessen.
   • Benutzerdefinierter Workflow – für jeden anderen HR-bezogenen Prozess, den Sie strukturieren und automatisieren möchten.

Onboarding-Workflow

Entwickelt, um den Prozess der Einarbeitung neuer Mitarbeiter in das Unternehmen zu optimieren und sicherzustellen, dass alle Aufgaben – von der Papierarbeit bis zur Einrichtung der Ausrüstung – abgedeckt sind.

1. Gehen Sie in Ihrer Seitenleiste zu „Workflow“.
2. Onboarding auswählen
3. Hier können Sie eine der drei Standardvorlagen auswählen:
   • Einarbeitung neuer Mitarbeiter
   • Rückkehr aus der Elternzeit
   • Onboarding bei Rollenwechsel
4. Oder klicken Sie auf + Neues Onboarding , um einen Workflow anzupassen:
   • Geben Sie den Namen für das Onboarding ein (z. B. „Marketing Manager Start“).
   • Beschreibung hinzufügen
   • Kategorie auswählen: Onboarding
   • Klicken Sie auf Erstellen
   • Fügen Sie Aufgaben und Schritte hinzu – wie z. B. das Versenden von Angebotsbriefen, das Einrichten des IT-Zugangs, das Planen der Einarbeitung usw.

Offboarding-Workflow

Gewährleistet einen strukturierten und gesetzeskonformen Austrittsprozess für ausscheidende Mitarbeiter.

1. Gehen Sie in Ihrer Seitenleiste zu „Workflow“.
2. Offboarding auswählen
3. Hier können Sie eine der beiden Standardvorlagen auswählen.
   • Standard Offboarding
   • Ausscheiden aus dem Berufsleben aufgrund von Ruhestand
4. Oder erstellen Sie einen neuen Eintrag, klicken Sie auf „+ Neues Offboarding“ und folgen Sie den gleichen Schritten wie beim Onboarding:
   • Benennen Sie Ihren Workflow
   • Füge eine Beschreibung hinzu
   • Kategorie auswählen: Offboarding
   • Erstellen Sie Ihren schrittweisen Prozess – Rückgabe der Ausrüstung, Entzug des Zugangs, Abschlussgespräch usw.

Schulungsablauf

Automatisiert Arbeitsabläufe im Zusammenhang mit der Mitarbeiterschulung, wie z. B. die Zuweisung von Kursen oder die Bestätigung der Teilnahme.

1. Gehen Sie in Ihrer Seitenleiste zu „Workflow“.
2. Schulung auswählen
3. Hier können Sie eine Standardvorlage auswählen.
   1. Kursbescheinigung senden
4. Oder erstellen Sie eine neue Schulung, klicken Sie auf + Neue Schulung , um:
   1. Geben Sie einen Namen ein
   2. Beschreibe es
   3. Set- Kategorie: Training
   4. Schritte hinzufügen – Anmeldebestätigungen, Erinnerungs-E-Mails, Kurslinks, Zertifikate usw. versenden.

Benutzerdefinierter Workflow

1. Klicken Sie in Ihrer Seitenleiste auf „Workflows“.
2. Klicken Sie auf „Benutzerdefinierter Workflow“ .
3. Klicken Sie auf „+ Neuer Workflow“.
4. Geben Sie einen Workflow-Namen und eine Beschreibung ein.
5. Wählen Sie die Kategorie: Benutzerdefiniert, Onboarding oder Offboarding
6. Klicken Sie auf „Erstellen“.