Les autorisations de congé dans Factorial décident qui peut demander, modifier, supprimer et joindre des documents aux absences. Dans cet article, vous apprendrez ce que chaque autorisation de congé permet, comment les autorisations fonctionnent ensemble et comment les configurer pour que les employés puissent demander des congés sans modifier les absences déjà approuvées.

Comment configurer vos autorisations de congé

1. Dans votre barre latérale, allez dans Paramètres
2. Cliquez sur Autorisations
3. Sélectionnez le groupe d'autorisations et ouvrez-le
4. Sélectionnez la section Congé
5. Activez ou désactivez les autorisations
6. Cliquez sur Enregistrer les modifications

Autorisations de congé

• Demander des congés
  Permet aux employés de demander leurs propres absences, et de les modifier ou de les retirer tant qu'elles sont encore en attente.

  Cette autorisation ne fonctionne que Pour eux-mêmes.

   
• Modifier des congés et créer pour d'autres
  Permet aux employés de modifier des absences, y compris celles qui sont approuvées, et de créer des absences pour d'autres personnes. Cette autorisation s'appelait auparavant Créer et modifier des congés. Demander ses propres absences fait maintenant partie de Demander des congés.

  Vous pouvez choisir le champ d'application de cette autorisation.

   
• Supprimer des congés
  Permet aux employés de supprimer des absences qui n'ont pas encore commencé.

  Vous pouvez choisir le champ d'application de cette autorisation.

   
• Supprimer des congés qui ont déjà commencé
  Permet aux employés de supprimer des absences qui sont en cours ou déjà terminées. Cela fonctionne avec Supprimer des congés, donc les employés ont besoin des deux autorisations.

  Vous pouvez choisir le champ d'application de cette autorisation, sauf Pour eux-mêmes.

   
• Gérer les documents de ses propres congés
  Permet aux employés d'ajouter, de modifier ou de supprimer les documents joints à leurs propres absences, comme un certificat médical. Cela nécessite Demander des congés.

  Cette autorisation ne fonctionne que Pour eux-mêmes.

   
• Gérer les documents de congé
  Permet aux employés de gérer les documents joints aux absences d'autres personnes.

  Vous pouvez choisir le champ d'application de cette autorisation.

   
• Approuver et rejeter des congés
  Permet aux employés d'approuver ou de rejeter des demandes d'absence. En savoir plus dans À propos de l'approbateur de congés.

Permettre aux employés de demander des congés sans modifier les absences approuvées

Si votre entreprise a besoin que les absences approuvées restent fixes (par exemple, parce que le plan de vacances annuel doit être publié), vous pouvez permettre aux employés de demander des congés sans leur permettre de les modifier une fois qu'ils sont approuvés.

1. Dans votre barre latérale, allez dans Paramètres
2. Cliquez sur Autorisations
3. Sélectionnez le groupe d'autorisations de vos employés (par exemple, Employés par défaut) et ouvrez-le
4. Allez dans la section Congé
5. Assurez-vous que Demander des congés est activé
6. Dans Modifier des congés et créer pour d'autres, retirez Pour eux-mêmes. Gardez tout autre champ dont le groupe a besoin
7. (Optionnel) Activez Gérer les documents de ses propres congés afin que les employés puissent joindre des documents, tels que des certificats médicaux, à leurs propres absences
8. Cliquez sur Enregistrer les modifications

Les employés de ce groupe peuvent demander des congés et modifier ou retirer une demande tant qu'elle est en attente. Une fois qu'une demande est approuvée, ils doivent demander à quelqu'un ayant Modifier des congés et créer pour d'autres (par exemple, RH ou leur manager) de la modifier.

Contrôler qui peut supprimer des absences qui ont déjà commencé

1. Dans votre barre latérale, allez dans Paramètres
2. Cliquez sur Autorisations
3. Sélectionnez le groupe d'autorisations (par exemple, managers ou RH) et ouvrez-le
4. Allez dans la section Congé
5. Cochez Supprimer des congés et son champ d'application. Les utilisateurs avec cette autorisation peuvent supprimer des absences qui n'ont pas encore commencé
6. Activez Supprimer des congés qui ont déjà commencé uniquement pour les groupes qui devraient pouvoir supprimer des absences qui sont en cours ou déjà terminées, et choisissez son champ d'application
7. Cliquez sur Enregistrer les modifications

Comment One suit ces autorisations

One ne peut faire que ce que vos autorisations permettent. Lorsqu'il ne peut pas apporter de modification pour vous, il vous dit pourquoi et qui peut le faire :

• Votre propre absence approuvée : si vous demandez à One de la modifier (par exemple, "Je veux changer mes vacances") et que vous n'avez pas Modifier des congés et créer pour d'autres, One vous dit que votre manager ou RH peut le changer et propose de leur demander, d'annuler l'absence ou de demander des jours supplémentaires.
• L'absence d'une autre personne qui a déjà commencé : si vous demandez à One de l'annuler, One vous dit que l'absence a commencé et que vous avez besoin de l'autorisation Supprimer des congés qui ont déjà commencé.
• Demander à quelqu'un d'autre de faire le changement : One propose d'envoyer votre demande sous forme de message à la personne de votre choix. S'il ne peut pas envoyer de messages, il vous dit à qui demander et vous aide à rédiger la demande.

Notes importantes

• Les absences approuvées nécessitent l'autorisation de modification. Avec seulement Demander des congés, les employés peuvent modifier ou retirer leurs propres demandes tant qu'elles sont en attente, mais pas une fois qu'elles sont approuvées.
• Les absences commencées nécessitent leur propre autorisation de suppression. Supprimer des congés seul permet uniquement de supprimer des absences qui n'ont pas commencé. Pour supprimer l'absence d'une autre personne qui est en cours ou déjà terminée, les utilisateurs ont également besoin de Supprimer des congés qui ont déjà commencé.
• Les employés ne peuvent pas supprimer leurs propres absences commencées. Supprimer des congés qui ont déjà commencé ne peut pas être donné Pour eux-mêmes, donc l'absence d'un employé qui a déjà commencé doit être supprimée par quelqu'un d'autre avec la bonne autorisation.
• Gérer les documents de ses propres congés dépend de Demander des congés. Si vous désactivez Demander des congés pour un groupe, Gérer les documents de ses propres congés est également désactivé.
• Joindre des documents ne dépend plus de l'autorisation de modification. Un employé qui ne peut pas modifier les absences approuvées peut toujours ajouter un certificat médical à son propre absence s'il a Gérer les documents de ses propres congés.
• Certaines portées ne sont pas disponibles. Demander des congés et Gérer les documents de ses propres congés ne fonctionnent que Pour eux-mêmes. Supprimer des congés qui ont déjà commencé ne fonctionne pas Pour eux-mêmes. Les paramètres ne vous permettent pas d'enregistrer un champ d'application qu'une autorisation ne prend pas en charge.
• Le type d'absence doit permettre les téléchargements de documents pour qu'un document puisse être joint. En savoir plus dans Comment configurer une absence pour autoriser les téléchargements de documents.

FAQ

1. Que s'est-il passé avec "Créer et modifier des congés" ?
   Il a été renommé en Modifier des congés et créer pour d'autres. Cela permet toujours aux utilisateurs de modifier des absences, y compris celles qui sont approuvées, et de créer des absences pour d'autres personnes. Demander ses propres congés est maintenant l'autorisation distincte Demander des congés.
    
2. Dois-je changer quelque chose après cette mise à jour ?
   Non. Vos groupes fonctionnent comme avant, car leurs paramètres ont été copiés dans les nouvelles autorisations. Changez-les seulement si vous souhaitez une configuration différente, par exemple, permettre aux employés de demander des congés sans modifier les absences approuvées.
    
3. Un employé ne peut pas changer un congé approuvé. Est-ce un bug ?
   Non. Leur groupe a Demander des congés mais pas Modifier des congés et créer pour d'autres pour leurs propres absences. Les absences approuvées ne peuvent être modifiées que par quelqu'un ayant Modifier des congés et créer pour d'autres, donc ils peuvent demander à RH ou à leur manager.
    
4. Les employés peuvent-ils toujours retirer une demande ?
   Oui. Les employés peuvent retirer leurs propres demandes en attente avec Demander des congés (ou avec Supprimer des congés pour eux-mêmes).
    
5. Un manager ne peut plus supprimer une absence qui a commencé la semaine dernière. Pourquoi ?
   Supprimer une absence qui a déjà commencé nécessite Supprimer des congés qui ont déjà commencé en plus de Supprimer des congés. Ajoutez-le au groupe du manager s'il doit pouvoir le faire.
    
6. Pourquoi "Gérer les documents de ses propres congés" s'est-il désactivé tout seul ?
   Parce que Demander des congés a été désactivé pour ce groupe. Gérer les documents de vos propres absences nécessite Demander des congés.
    
7. Est-ce que One peut changer une absence approuvée pour moi ?
   Seulement si vous avez Modifier des congés et créer pour d'autres pour vos propres absences. Sinon, One vous dit qui peut le changer et propose d'envoyer votre demande.
    
8. Qui peut joindre des documents aux absences d'autres personnes ?
   Les utilisateurs ayant Gérer les documents de congé pour ces employés.