L'Agent de Onboarding remet chaque nouvel onboarding à ONE, qui suit les instructions que vous rédigez sur la manière dont votre entreprise accueille les nouvelles recrues. Utilisez-le lorsque vous souhaitez que chaque onboarding soit ouvert, suivi et avancé pour vous, votre équipe n'intervenant que là où l'agent n'a pas d'outil.

Fonctionnalité

Aperçu

Vous décrivez votre processus d'onboarding une fois : les étapes, la personne responsable de chacune, les dates et les rappels. Vous pouvez l'écrire vous-même ou le construire avec ONE. À partir de ce moment, pour chaque nouvelle recrue, l'agent :

• Ouvre un ticket d'onboarding unique.
• Ajoute une tâche pour chaque étape de vos instructions.
• Effectue les étapes pour lesquelles il a des outils.
• Donne chaque autre étape à une personne nommée comme tâche.

Cet article concerne uniquement l'agent. Les Onboarding qui fonctionnent sans lui utilisent vos paramètres d'onboarding à la place (voir Comprendre les paramètres d'onboarding).

Ce dont vous avez besoin

Permissions

Sur quoi repose l'agent

• Politique d'équipement et Politique d'achat, toutes deux publiées. L'agent n'achète que dans ces limites. Si l'une d'elles est manquante, il n'achète rien et crée une tâche pour le propriétaire IT.
• Un fournisseur d'email connecté, afin qu'il puisse créer des boîtes mail de travail (voir Connectez votre fournisseur d'email).
• Des règles de provisionnement publiées pour la boîte mail et les comptes SaaS qu'il crée.
• Un système RH synchronisé, pour que chaque nouvelle recrue arrive dans Factorial IT avec une date de début et une adresse email personnelle (voir Configurer la synchronisation RH).

Vous pouvez configurer l'agent sans aucun de ces éléments. Tout ce qu'il ne peut pas exécuter se transforme en tâche pour une personne.

Comment utiliser

Allez dans Personnes > Paramètres et ouvrez l'onglet Onboarding. La carte de l'Onboarding Agent se trouve en haut.

Cliquez sur Configurer l'agent. Une page de création s'ouvre, déjà remplie :

• Fixé par Factorial IT (affiché en gris) : nom, description, Niveau de modèle, le déclencheur Onboarding des employés créés, les outils IT de Factorial que l'agent utilise, et les politiques d'équipement et d'achat sous Connaissance.
• À vous de changer : les Instructions (préremplies avec le modèle IT de Factorial dans la langue de votre console, anglais ou français), Accès web, et tout connecteur supplémentaire Connecteurs.

Ajustez les instructions : remplacez les noms entre parenthèses par de vraies personnes et adaptez les étapes à votre processus. Vous pouvez également demander à ONE de les rédiger avec vous à partir de vos paramètres d'onboarding actuels (voir Rédiger ou retravailler les instructions avec ONE ci-dessous).

Cliquez sur Créer. Vous voyez Agent créé et activé. et la page de l'agent s'ouvre.

Lorsque l'agent est actif

• La carte indique Activé. Cliquez dessus pour accéder à la page de l'agent.
• Une bannière indique Agent complet Onboarding est activé. Les sections Informations sur le ticket et Onboarding en dessous deviennent grises, car les instructions prennent désormais leur place.
• L'agent exécute chaque onboarding créé après ce point, qu'il provienne de votre système RH, du formulaire Ajouter un employé ou de l'API publique.
• Les Onboarding qui existaient avant que vous l'activiez conservent les paramètres classiques jusqu'à leur achèvement. S'il n'y a pas encore de ticket, cliquer sur Démarrer l'onboarding le passe à l'agent : L'Agent de Onboarding prend l'onboarding à partir d'ici et ouvre son ticket.

Vous trouverez également l'agent sous Agents AI > Agents, listé avec le type Factorial IT.

Modifier les instructions

Ouvrez la page de l'agent, soit depuis la carte de l'Onboarding Agent, soit depuis Agents AI > Agents. Changez le champ Instructions et cliquez sur Enregistrer.

Le nouveau texte est utilisé à partir de la prochaine exécution de l'agent, et cela inclut les onboardings déjà en cours.

Rédiger ou retravailler les instructions avec ONE

ONE peut rédiger les instructions avec vous, que le champ soit vide ou déjà rempli. Cliquez sur le bouton ONE à l'extrémité de la barre d'outils Instructions. Un chat s'ouvre à côté du formulaire et vous donne deux points de départ :

Pendant qu'il travaille avec vous, ONE :

• Commence à partir de vos paramètres d'onboarding existants. Pour chaque question, il suggère la réponse que ces paramètres donnent (quand le ticket s'ouvre, quelles étapes vous exécutez, qui en est responsable, leurs dates) et vous dit où il l'a trouvée.
• Pose une seule question à la fois, avec des options et un choix suggéré, en anglais ou en français.
• Vérifie vos données avant d'écrire une règle : chaque propriétaire doit être un employé dans Factorial IT, les deux politiques doivent être publiées, il vérifie quelles applications SaaS ont une règle de provisionnement publiée, et si un fournisseur d'email est connecté.
• Compare le texte existant avec ce que les instructions exigent, comme les huit sections du modèle et un propriétaire et une date pour chaque étape, et dresse la liste des lacunes.
• Avertit lorsque vous demandez quelque chose que l'agent ne peut pas faire, comme configurer le dispositif via MDM, et suggère la règle la plus proche qu'il peut suivre.

Vous pouvez également faire des demandes en mots simples : ajouter une étape, changer un propriétaire, raccourcir le texte ou le traduire.

ONE n'écrit que dans le champ. Si du texte y est déjà, il demande s'il doit l'écraser ou garder le vôtre. L'agent ne voit rien tant que vous ne cliquez pas sur Enregistrer (ou Créer sur la page de création).

Les sections du modèle

Le modèle est divisé en sections ci-dessous. Gardez les titres et changez ce qui se trouve en dessous :

Ajoutez votre propre étape

Dupliquez une étape sous Étapes, dans cet ordre et complétez ses lignes. Voici un exemple pour un badge et un bureau que votre responsable de bureau s'occupe :

5. Badge & bureau:

- Propriétaire: Sam Martin. Quand: 2 jours avant la date de début.
- Fait quand: le badge est prêt et le bureau est assigné.

Chaque ticket d'onboarding obtient alors une tâche pour Sam. Lorsque l'agent n'a pas d'outil pour une étape, cette étape va toujours à son propriétaire en tant que tâche ; l'agent ne l'essaie jamais. Supprimez une étape et elle cesse d'être créée.

Propriétaires et timing

• Choisissez un employé Factorial IT pour chaque rôle. Tout rôle que vous laissez vide va au propriétaire IT.
• Le propriétaire IT est obligatoire. Il est l'assigné du ticket et reçoit chaque transfert. S'il n'y en a pas, l'agent en demande un et passe chaque étape au manager de la nouvelle recrue en attendant.
• Toutes les dates sont comptées à partir de la date de début, qui est aussi la date d'échéance de l'onboarding.
• Par défaut, l'agent envoie deux rappels pour la même demande, espacés de 48 heures, puis crée une tâche pour le propriétaire IT. Il cesse de contacter la nouvelle recrue trois jours avant leur début.

Le ticket d'onboarding

Pour chaque onboarding, l'agent ouvre un ticket nommé Prénom Nom - Onboarding et étiqueté Onboarding. Le propriétaire IT est l'assigné, la date d'échéance est la date de début, la nouvelle recrue est le demandeur et l'agent est attaché.

Sur ce ticket, l'agent :

• Écrit la description : date de début, rôle, lieu de travail et tout ce qui manque encore.
• Ajoute une tâche pour chaque étape de vos instructions, assignée à lui-même lorsqu'il peut effectuer le travail et à la personne nommée lorsqu'il ne le peut pas.
• Met le ticket à En cours la première fois qu'il s'exécute.
• Termine chaque exécution par un seul commentaire interne couvrant ce qu'il a fait, ce qui est en attente et avec qui, une mention de tous ceux qui doivent agir, et quand il vérifiera à nouveau.
• Clôture l'onboarding avec un bref résumé lorsque la tâche finale est terminée.

Il ne crée jamais un deuxième ticket pour le même onboarding.

Ce que la nouvelle recrue reçoit

Si la nouvelle recrue travaille à distance, l'agent lui envoie par défaut un email à l'adresse personnelle de votre système RH ou du formulaire Ajouter un employé, lui demandant de confirmer l'adresse domicile pour son équipement. S'ils travaillent sur site, l'équipement est envoyé au bureau lié à leur lieu de travail.

• Les emails sont en texte brut, envoyés par ONE depuis support@factorial.it, et signés par votre équipe IT (par exemple Équipe IT d'Acme). Vous choisissez la signature sous Comment parler à la recrue.
• Les emails utilisent la langue définie dans vos instructions. Si aucune langue n'est définie, ou si le choix est laissé au propriétaire IT, l'agent demande au propriétaire IT dans son commentaire de ticket et n'envoie rien à la nouvelle recrue tant qu'il n'a pas de réponse. Après deux jours ouvrables sans réponse, il écrit en anglais. Il ne déduit jamais une langue du nom, du pays ou de l'entreprise de la personne.
• Si la nouvelle recrue répond dans une langue différente, l'agent passe à la sienne.
• La nouvelle recrue n'a pas besoin d'un compte Factorial IT. Les emails ne contiennent pas de prix, pas de notes internes et pas de liens nécessitant une connexion.
• Les réponses de la nouvelle recrue apparaissent sur le ticket comme des commentaires, et l'agent les lit.
• En l'absence d'adresse email personnelle, l'agent n'envoie rien et crée une tâche pour le propriétaire IT.

Ce que l'agent fait seul et ce qu'il passe

En utilisant le modèle par défaut, l'agent passe des commandes dans vos politiques d'Équipement et d'Achat publiées sans demander l'approbation de quiconque. Il essaie d'abord le stock, puis le catalogue. Il crée également la boîte mail et les comptes SaaS couverts par vos règles de provisionnement.

Tout le reste se transforme en tâche pour une personne : une commande qui sort d'une politique, une politique qui n'existe pas, un compte sans règle, ou une nouvelle recrue qui n'a pas répondu avant la date limite. Chaque tâche explique ce qui est bloqué, qui a été demandé et depuis quand, et ce qui est nécessaire pour avancer.

Il n'y a pas de bouton d'approbation. Pour faire redémarrer l'agent, répondez dans un commentaire de ticket ou complétez la tâche. L'agent continue à partir de là.

Ajouter une nouvelle recrue manuellement

Avec l'agent activé, ces points d'entrée ouvrent un court formulaire Ajouter un employé : Onboard dans le menu de gauche, Ajouter sur les pages Employés et Onboarding, et Créer un onboarding dans le menu de commande. Remplissez :

• Prénom, Nom et Emails : au moins une adresse, que l'agent utilise jusqu'à ce que la boîte mail de travail existe. Cliquez sur Ajouter un email pour plus.
• Onboarding : la date de début. C'est requis. Si Tout autre mentionne une date différente, ce champ prend la priorité.
• Tout autre : rôle, équipe, manager, à distance ou sur site, écrit en mots simples.

Cliquez sur Créer un onboarding. ONE lit le formulaire, crée l'onboarding et l'agent continue à partir de là. Il demande tout ce que le formulaire omet. Une recrue ajoutée de cette manière n'est jamais poussée vers votre système RH.

Lorsque l'exécution ne se termine pas

Rien ne revient aux paramètres classiques. Une fois que l'agent exécute un onboarding, il le conserve, sur son unique ticket.

Chaque nouvel onboarding déclenche une exécution. Vous pouvez le voir dans Agents AI > Exécutions et dans l'onglet Exécutions de la page de l'agent, avec Onboarding comme Sujet.

Les exécutions de l'Onboarding Agent n'ont pas d'option Rerun. L'agent reprend toujours à travers son ticket.

Désactiver l'agent

1. Ouvrez la page de l'agent depuis la carte de l'Onboarding Agent ou depuis Agents AI > Agents.
2. Cliquez sur ⋯ > Désactiver l'agent.

La carte passe à Off. Tout onboarding créé après cela utilise à nouveau vos paramètres de Onboarding, exactement comme vous les avez laissés.

Les Onboarding que l'agent avait déjà commencés restent avec lui mais sont en pause. L'agent ne fait rien sur eux, et leur ticket et leurs tâches restent avec leurs propriétaires, qui peuvent continuer manuellement. Pour le réactiver, cliquez sur ⋯ > Activer l'agent. Chaque onboarding en pause redémarre à la prochaine activité sur son ticket, comme un nouveau commentaire ou une tâche complétée. Les rappels qui étaient dus pendant qu'il était en pause ne sont pas envoyés par la suite ; ajoutez un commentaire sur le ticket si vous souhaitez que l'agent redémarre immédiatement.

Vous ne pouvez pas supprimer l'Onboarding Agent.

Suivre ce que fait l'agent

• Le ticket contient l'historique complet : chaque commentaire, tâche, email et commande, tous rédigés par l'agent.
• La page Exécutions (Agents AI > Exécutions, ou l'onglet Exécutions de l'agent) montre l'exécution déclenchée par chaque nouvel onboarding. Les travaux ultérieurs, déclenchés lorsqu'une réponse ou une tâche terminée réveille l'agent, apparaissent sur le ticket.
• Crédits AI : comme pour les agents personnalisés, la colonne Crédits AI montre ce que chaque exécution a utilisé. Les crédits mesurent l'utilisation et ne sont pas facturés pour le moment. Le chat ONE qui vous aide à rédiger des instructions, et la lecture du formulaire Ajouter un employé, utilisent également des crédits.

Limites

• L'agent commande le dispositif avec une inscription automatique et envoie l'invitation d'inscription. Il ne configure pas le dispositif : pas de contrôles MDM et pas d'EDR (voir Zero Touch pour Apple).
• Il n'y a pas d'agent de désinscription. Les Offboarding suivent leurs propres paramètres (voir Automatisez vos désinscriptions).
• Factorial IT n'a pas d'étape d'approbation : une escalade est toujours une tâche pour une personne.
• Vous ne pouvez pas démarrer l'agent manuellement, et ses exécutions ne peuvent pas être relancées.
• Nom, description, niveau de modèle, déclencheur, outils requis et politiques sont fixés par Factorial IT.

Dépannage et FAQ

Dépannage

• L'agent n'a rien commandé. One des deux politiques n'est pas publiée. La page de l'agent nomme celle manquante sous Connaissance, et le propriétaire IT a une tâche.
• La nouvelle recrue n'a reçu aucun email. Il n'y a pas d'adresse email personnelle dans son dossier, ou l'agent attend toujours que le propriétaire IT choisisse une langue. Vérifiez le commentaire du ticket et les tâches du propriétaire IT.
• Une exécution montre Pas terminé. Ouvrez l'exécution et lisez l'appel Besoin de vous, puis répondez dans un commentaire sur le ticket d'onboarding.
• Une exécution montre Ne s'est pas terminé. Commentez sur le ticket d'onboarding pour redémarrer l'agent. Si aucun ticket n'a été créé, contactez le support.
• Un onboarding est bloqué et un commentaire ne redémarre pas l'agent. Contactez support@factorial.it avec :
  • Le nom et la date de début de la nouvelle recrue
  • Le lien vers le ticket d'onboarding, s'il y en a un
  • Le lien vers l'exécution (Actions > Copier le lien vers l'exécution dans les détails de l'exécution)
  • Ce que vous attendiez de l'agent
• L'agent est désactivé mais les anciens onboardings n'ont pas avancé. C'est attendu. Ils restent en pause avec l'agent jusqu'à ce que vous le réactiviez et que quelque chose se produise sur leur ticket.

FAQ

1. L'agent commande-t-il de l'équipement sans mon approbation ?
   Par défaut, oui, tant que le dispositif et la commande respectent vos politiques d'Équipement et d'Achat publiées. Tout ce qui sort de ces limites devient une tâche pour le propriétaire IT, avec la raison et les options.
    
2. Que se passe-t-il si ma politique d'Équipement ou d'Achat n'est pas publiée ?
   L'agent ne commande rien et crée une tâche pour le propriétaire IT. Un message sous Connaissance sur la page de l'agent nomme la politique manquante.
    
3. J'ai changé les instructions. Les onboardings en cours utilisent-ils la nouvelle version ?
   Oui. Le texte enregistré s'applique à partir de la prochaine exécution de l'agent sur chaque onboarding qu'il gère, y compris ceux déjà en cours.
    
4. Puis-je revenir aux paramètres d'onboarding classiques ?
   Oui. Cliquez sur ⋯ > Désactiver l'agent sur la page de l'agent. Les nouveaux onboardings utilisent à nouveau les paramètres classiques, et ceux que l'agent gérait sont en pause jusqu'à ce que vous le réactiviez.
    
5. La nouvelle recrue a-t-elle besoin d'un compte Factorial IT ?
   Non. L'agent envoie des emails à leur adresse personnelle et ils répondent à cet email.
    
6. Pourquoi ne puis-je pas encore voir le ticket d'onboarding ?
   Dans Personnes > Onboarding, l'onboarding montre Ticket en préparation pendant que l'agent crée le ticket, puis Commence le avec une date jusqu'à ce que l'onboarding commence. Par défaut, cela est 30 jours avant la date de début, définie sous Timing. Rien ne se passe sur le ticket avant cela.
    
7. Que se passe-t-il pour quelqu'un qui a déjà commencé ?
   Par défaut, si la date de début est passée, l'agent clôture l'onboarding sans commander ni provisionner quoi que ce soit, marque la personne comme active et le note sur le ticket. Si un équipement est toujours nécessaire, il crée une tâche pour le propriétaire IT. Vous pouvez changer cela sous Personnes déjà en poste.
    
8. L'Agent de Onboarding utilise-t-il des crédits AI ?
   Oui. Chaque exécution est comptabilisée en crédits AI, comme pour les agents personnalisés ; voir la colonne Crédits AI dans son onglet Exécutions. Les crédits mesurent l'utilisation et ne sont pas facturés pour le moment. Le chat ONE pour rédiger des instructions et lire le formulaire Ajouter un employé comptent également.