La gestion des autorisations d'accès aux documents est essentielle pour protéger les informations sensibles et garantir que les bonnes personnes disposent du niveau d'accès approprié. Grâce à cette mise à jour, vous pouvez dissocier les actions de suppression des autorisations de modification dans le module Documents, ce qui vous offre un meilleur contrôle sur la gestion des documents.
Dans cet article, vous apprendrez comment fonctionnent les autorisations de suppression, quand les utiliser et comment les configurer pour votre équipe.
Aperçu
Auparavant, les utilisateurs autorisés à modifier des documents pouvaient également les supprimer. Cela comprenait le déplacement des documents vers la corbeille, leur restauration ou leur suppression définitive.
Cette mise à jour rend les autorisations de suppression indépendantes des autorisations de modification. Vous pouvez attribuer les droits de suppression séparément, ce qui permet un contrôle plus précis de la gestion des documents.
Trois autorisations de suppression sont disponibles :
- Suppression de documents : Contrôle la suppression générale des documents des employés
- Supprimer les documents des employés sans dossier : Permet de supprimer les documents non associés à un dossier.
- Suppression des documents des employés par dossier : contrôle les autorisations de suppression au niveau du dossier.
De plus, la visibilité de la corbeille et des actions liées à la suppression dépend désormais de ces autorisations.
Quand et pourquoi l'utiliser
Cette fonctionnalité est particulièrement utile lorsque :
- Vous souhaitez que les responsables ou les chefs d'équipe puissent modifier des documents sans pouvoir les supprimer.
- Vous devez réduire le risque de suppression accidentelle ou non autorisée.
- Vous souhaitez définir des autorisations plus précises par type de dossier ou de document.
- Vous souhaitez un contrôle plus strict sur les documents sensibles ou liés à la conformité.
Comment utiliser
- Accéder aux paramètres
- Cliquez sur Autorisations
- Sélectionnez le groupe que vous souhaitez configurer
- Accéder aux documents
- Ouvrez la section des documents des employés
- Localisez les nouvelles options d'autorisation de suppression :
- Supprimer les documents
- Supprimer les documents des employés sans dossier
- Supprimer les documents des employés par dossier
- Activez ou désactivez chaque autorisation selon le niveau d'accès que vous souhaitez accorder.
- (Facultatif) Configurez les autorisations au niveau du dossier si vous utilisez la suppression par dossier.
- Cliquez sur Enregistrer
Une fois configuré :
- Seuls les utilisateurs disposant des autorisations de suppression pourront déplacer des documents vers la corbeille, les restaurer ou les supprimer définitivement.
- La corbeille ne sera visible que pour les utilisateurs disposant des autorisations de suppression.
Si vous pouvez modifier des documents mais pas les supprimer, assurez-vous que l'autorisation de suppression de documents est activée pour votre rôle. Les autorisations de modification et de suppression sont désormais gérées séparément.
La corbeille n'est visible que si vous disposez des autorisations de suppression. Si vous ne voyez pas la corbeille et que vous pensez y avoir accès, contactez votre administrateur.
Si les utilisateurs ont perdu l'accès à la suppression après la mise à jour, c'est parce que La fonction de remplissage a automatiquement copié les autorisations de modification précédentes dans les autorisations de suppression. Si l'accès a changé, vérifiez si les autorisations ont été mises à jour manuellement par la suite.
Conseils et bonnes pratiques
- Après l'activation des rôles, vérifiez que les autorisations sont conformes aux politiques de votre entreprise.
- N’accordez les autorisations de suppression qu’aux rôles de confiance (par exemple, les administrateurs RH).
- Utilisez les autorisations basées sur les dossiers pour protéger les documents sensibles
- Vérifiez régulièrement les autorisations pour éviter les accès non intentionnels.
FAQ
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Les utilisateurs existants perdront-ils leurs droits de suppression après cette modification ?
Non. Le remplissage a posteriori garantit que les utilisateurs qui disposaient auparavant d'autorisations de modification disposeront également d'autorisations de suppression par défaut.
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Puis-je autoriser la suppression sans autoriser la modification ?
Oui. Les autorisations de suppression peuvent désormais être activées indépendamment des autorisations de modification.
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Les autorisations de suppression s'appliquent-elles également sur mobile ?
Oui. Les actions de suppression, de déplacement vers la corbeille et de restauration sur le Web et sur mobile suivent les mêmes règles d'autorisation.
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Puis-je contrôler les autorisations de suppression par dossier ?
Oui. Vous pouvez attribuer des autorisations de suppression au niveau du dossier à l'aide de l'option « Supprimer les documents des employés par dossier » .