L'approbation des feuilles de temps dans Factorial permet de verrouiller les enregistrements d'entrée/sortie, ce qui indique que les données ont été vérifiées et validées. Une fois la feuille de temps approuvée, elle ne peut plus être modifiée par la personne salariée ni par la personne gestionnaire, garantissant ainsi l'exactitude et l'intégrité des données — particulièrement utile pour la paie et le respect des obligations légales.
Cependant, cette action est réversible. En cas d'erreur ou si une correction est nécessaire, la feuille de temps peut toujours être désapprouvée par une personne gestionnaire ou administratrice. Cela déverrouille les données et permet de faire les ajustements nécessaires.
Autorisations
Vous devez activer l’autorisation pour permettre aux personnes gestionnaires, responsables d’équipe ou à des utilisateurs spécifiques d’examiner et d’approuver les feuilles de temps.
- Dans le menu latéral, aller dans Paramètres
- Dans Général, cliquer sur Autorisations
- Sélectionner le groupe d’autorisations
- Ouvrir Présence
- Activer Examiner et approuver les feuilles de temps
- Cliquer sur Enregistrer les modifications
Examiner et approuver les feuilles de temps
- Dans le menu latéral, aller à Suivi du temps
- Sélectionner la période à approuver (mois, semaine ou jour)
- Ouvrir l’onglet En attente
- Pour afficher les détails des pointages, cliquer sur la flèche à droite de chaque ligne
- Vérifier la feuille de temps mensuelle ou hebdomadaire
- Valider la feuille de temps directement depuis la page
- Vous pouvez aussi valider les feuilles de temps individuellement ou en masse
- Cocher la case ✔ pour sélectionner les personnes
- Cliquez sur Approuver les feuilles de temps
Un·e admin ou gestionnaire ne peut pas modifier les feuilles de temps :
Lorsqu’un pointage est approuvé, il n’est plus modifiable. Il faut d’abord le désapprouver pour permettre une modification manuelle.
Étapes : Feuille de temps → filtrer par personne → filtrer par jour/semaine → vérifier la validation
Désapprouver une feuille de temps approuvée
Les feuilles de temps d’une période clôturée peuvent être désapprouvées par une personne gestionnaire ou administratrice, mais ne peuvent pas être modifiées par la personne salariée tant qu'elles sont approuvées.
Désapprouver depuis la page Suivi du temps
- Aller à l’onglet Approuvées
- Sélectionner les personnes dont vous souhaitez désapprouver les feuilles de temps
- Cliquez sur les trois points en haut à droite
- Cliquez sur Désapprouver les feuilles de temps
Désapprouver directement depuis la feuille de temps
- Aller à la section approuvée dans Suivi du temps
- Cliquez sur la flèche à droite de la ligne concernée
- Cliquez sur le bouton Désapprouver
Notifications
Notifications par e-mail
Administrateurs et gestionnaires reçoivent :
- Un e-mail au début du mois si des feuilles de temps du mois précédent sont encore en attente d’approbation
Les personnes salariées reçoivent :
- Un e-mail à la fin du mois si des feuilles de temps doivent encore être complétées
- Un e-mail lorsque leurs feuilles de temps ont été approuvées
Tâches en attente sur le tableau de bord
Les personnes salariées reçoivent :
- Une alerte à chaque fois qu’un quart reste à compléter