Aprobar las hojas de horas en Factorial permite bloquear los registros de entrada y salida, lo que indica que estos han sido revisados y validados. Una vez aprobada, la hoja de horas no puede ser modificada ni por la persona colaboradora ni por la persona responsable, lo que garantiza la precisión e integridad de los datos, especialmente útil para la nómina y el cumplimiento legal.
No obstante, esta acción es reversible. Si se detecta un error o es necesario realizar un ajuste, las personas responsables o administradoras pueden desaprobar la hoja de horas para habilitar su edición nuevamente.
Permisos
Para habilitar la revisión y aprobación de hojas de horas, es necesario activar el permiso correspondiente para personas gestoras, líderes de equipo o usuarios/as específicos/as.
- Ir al menú lateral y seleccionar Configuración
- En la sección General, hacer clic en Permisos
- Seleccionar el grupo de permisos
- Abrir la categoría Asistencia
- Activar Revisar y aprobar hojas de horas
- Hacer clic en Guardar cambios
Revisar y aprobar hojas de horas
- Ir al menú lateral y acceder a Control horario
- Seleccionar el período que desea aprobar (mes, semana o día)
- Abrir la pestaña Pendientes
- Para ver los detalles del registro, hacer clic en la flecha ubicada a la derecha de cada fila
- Revisar la hoja de horas semanal o mensual
- Validar la hoja de horas directamente desde esta página
- También puede validar hojas de horas individualmente o de forma masiva
- Seleccionar a las personas colaboradoras con el símbolo ✔ o una por una
- Hacer clic en Aprobar hojas de horas
Una persona administradora o gestora no puede editar hojas de horas aprobadas:
Cuando un registro está aprobado, no puede modificarse. Para realizar cambios, es necesario desaprobar la hoja de horas primero y luego permitir que la persona colaboradora la modifique manualmente.
Pasos: Ir a Hoja de horas → filtrar por colaborador/a → filtrar por día o semana → revisar estado de aprobación
Desaprobar una hoja de horas aprobada
Las hojas de horas de un período cerrado no pueden ser modificadas por las personas colaboradoras, pero pueden desaprobarse desde el perfil de una persona gestora o administradora.
Desaprobar desde la página de Control horario
- Ir a la pestaña Aprobadas
- Seleccionar a las personas colaboradoras cuyos registros desea desaprobar
- Hacer clic en los tres puntos ubicados en la esquina superior derecha
- Seleccionar Desaprobar hojas de horas
Desaprobar desde la propia hoja de horas
- Acceder a la sección Aprobadas en la página de Control horario
- Hacer clic en la flecha ubicada a la derecha del nombre de la persona
- Seleccionar el botón Desaprobar
Notificaciones
Notificaciones por correo electrónico
Recibirán notificación:
- Las personas administradoras y gestoras al inicio de cada mes si existen hojas de horas sin aprobar del mes anterior
Recibirán notificación:
- Las personas colaboradoras al final del mes si tienen hojas de horas pendientes por completar
- Las personas colaboradoras cuando sus hojas de horas sean aprobadas
Tareas pendientes en el panel
Recibirán notificación:
- Las personas colaboradoras cada vez que existan turnos sin completar