Apprendre à vos employés à utiliser correctement le module Dépenses de Factorial est essentiel pour des processus fluides et des remboursements rapides. Voici les points les plus utiles à communiquer à vos équipes, selon leur rôle dans l'entreprise.
Pour les employés (soumission des dépenses)
Ce qu'ils devraient savoir :
- Joignez toujours un reçu (photo ou PDF) dès que vous créez la dépense, pas plus tard.
- Choisissez la bonne catégorie (par exemple, Repas, Transport, Hébergement) - cela garantit que les finances peuvent être rapprochées rapidement.
- Ajoutez une description claire avec l’objectif commercial (qui, quoi, pourquoi) – évitez d’écrire simplement « Déjeuner ».
- Soumettez les dépenses rapidement après le paiement, idéalement dans la même semaine.
- Respectez les limites de la politique (par exemple : 25 EUR/jour pour les repas, 50 EUR/nuit pour l'hôtel).
- Vérifiez le statut dans Factorial au lieu de courir après le financement - vous pouvez voir s'il est en attente, approuvé ou s'il nécessite des modifications.
Conseils clés à donner aux employés :
Considérez votre demande de frais comme une brève description : à quoi correspond la dépense, quel est son montant et pouvons-nous voir clairement un justificatif (reçu) ? Si le service financier peut répondre instantanément à ces trois questions, votre remboursement sera plus rapide.
Pour les gestionnaires / approbateurs
Ce qu'ils devraient savoir :
- Examinez rapidement les approbations : les retards bloquent les remboursements et créent de la frustration.
- Vérifiez que les reçus sont lisibles et que la catégorie correspond au type de dépense.
- Vérifiez la clarté de l’objectif commercial : s’il n’est pas clair, demandez des modifications.
- Respecter le SLA de l'entreprise (par exemple, approuver ou demander des modifications dans les 48 heures).
- Évitez de trop approuver : en cas de doute, demandez des éclaircissements à l'employé au lieu de lui transmettre la réponse.
Conseils clés à donner aux managers :
Votre rôle ne consiste pas seulement à approuver, mais aussi à garantir la conformité et l'équité des dépenses. Approuver soigneusement dès maintenant permet d'éviter des problèmes ultérieurs au service financier.
Pour les finances / administrateurs
Ce qu'ils devraient savoir :
- Gardez les catégories simples , afin que les employés ne soient pas confus (évitez trop de sous-catégories).
- Définissez des champs obligatoires pour les catégories sensibles (comme les dîners clients ou les voyages) pour garantir la conformité.
- Utilisez les vues enregistrées et les exportations pour accélérer la réconciliation.
- Communiquez clairement les mises à jour des politiques dans Factorial et dans Slack/Teams - ne vous fiez pas au bouche-à-oreille.
- Effectuez des audits réguliers : vérifiez ponctuellement les catégories de grande valeur ou fréquentes pour détecter les erreurs au plus tôt.
Conseils clés à donner aux finances :
Votre configuration détermine la facilité avec laquelle vos employés peuvent agir correctement. Des politiques plus simples et des catégories claires permettent de réduire les erreurs et d'accélérer la clôture des comptes en fin de mois.
Pour les administrateurs / RH / IT
Ce qu'ils devraient savoir :
- Attribuez les bons flux d’approbation , afin que chaque employé sache qui examine ses dépenses.
- Assurez-vous que l'accès est correct (les gestionnaires peuvent approuver, les employés peuvent soumettre, les finances peuvent exporter).
- Gardez les descriptions des flux d'approbation claires , afin que les utilisateurs comprennent la logique (par exemple « Flux de l'équipe de vente - Responsable + Finance »).
- Activez l’authentification unique et les intégrations pour réduire les problèmes de connexion ou de synchronisation.
Conseils clés à donner aux administrateurs/RH/IT :
Votre rôle est de veiller à ce que chacun dispose des bons accès et sache où vont ses dépenses une fois soumises. La clarté évite toute confusion et toute demande d'assistance inutile.
Règles d'or communes (pour tous)
- Les reçus sont obligatoires - pas de reçu, pas de remboursement.
- Soumettez rapidement : plus tôt vous le ferez, plus il sera facile de vous en souvenir et de le justifier.
- Soyez clair : décrivez à quoi correspond la dépense.
- Respectez l'ordre d'approbation - ne contournez pas votre approbateur, Factorial acheminera automatiquement.
- Vérifiez l'état dans l'application - évitez la poursuite manuelle, toutes les mises à jour sont visibles dans Factorial .
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