Insegnare ai tuoi dipendenti come utilizzare correttamente il modulo Spese di Factorial è fondamentale per processi fluidi e rimborsi rapidi. Ecco i punti più utili da comunicare ai tuoi team, in base al loro ruolo in azienda.
Per i dipendenti (invio delle spese)
Cosa dovrebbero sapere:
- Allega sempre una ricevuta (foto o PDF) al momento della creazione della spesa, non in seguito.
- Scegli la categoria giusta (ad esempio Pasti, Trasporti, Alloggio): questo garantisce una rapida riconciliazione finanziaria.
- Aggiungi una descrizione chiara con lo scopo aziendale (chi, cosa, perché) ed evita di scrivere semplicemente "Pranzo".
- Inviare le spese subito dopo il pagamento, idealmente entro la stessa settimana.
- Rispettare i limiti della polizza (ad esempio: 25 EUR/giorno per i pasti, 50 EUR/notte per l'hotel).
- Controlla lo stato in Factorial invece di cercare finanziamenti: puoi vedere se è in sospeso, approvato o necessita di modifiche.
Consigli chiave da dare ai dipendenti:
"Pensa alla tua dichiarazione di spesa come a una breve storia: a cosa è servita la spesa, quanto è stata spesa e se ne può vedere chiaramente la prova (ricevuta)? Se il reparto finanziario può rispondere immediatamente a queste tre domande, il rimborso sarà più rapido."
Per i responsabili/approvatori
Cosa dovrebbero sapere:
- Esaminare rapidamente le approvazioni : i ritardi bloccano i rimborsi e creano frustrazione.
- Verificare che le ricevute siano leggibili e che la categoria corrisponda al tipo di spesa.
- Verificare la chiarezza degli scopi aziendali : se non è chiaro, richiedere modifiche.
- Rispettare l'SLA dell'azienda (ad esempio approvare o richiedere modifiche entro 48 ore).
- Evita di approvare eccessivamente : se non sei sicuro, chiedi chiarimenti al dipendente invece di passarglieli.
Consigli chiave da dare ai manager:
"Il tuo ruolo non è solo quello di approvare, ma anche di assicurarti che le spese siano conformi e giuste. Approvare attentamente ora evita al reparto finanziario di dover risolvere i problemi in seguito."
Per finanza/amministratori
Cosa dovrebbero sapere:
- Mantieni le categorie semplici , in modo che i dipendenti non si confondano (evita troppe sottocategorie).
- Imposta i campi obbligatori per le categorie sensibili (come cene con i clienti o viaggi) per garantire la conformità.
- Utilizza visualizzazioni salvate ed esportazioni per velocizzare la riconciliazione.
- Comunicare in modo chiaro gli aggiornamenti delle policy all'interno Factorial e in Slack/Teams: non affidarsi al passaparola.
- Eseguire controlli regolari : controllare a campione le categorie di alto valore o frequenti per individuare tempestivamente gli errori.
Consigli chiave da dare alla finanza:
"La tua configurazione determina quanto sia facile per i dipendenti fare la cosa giusta. Politiche più semplici e categorie chiare significano meno errori e una chiusura più rapida a fine mese."
Per amministratori / risorse umane / IT
Cosa dovrebbero sapere:
- Assegnare i flussi di approvazione corretti , in modo che ogni dipendente sappia chi esamina le proprie spese.
- Assicurarsi che l'accesso sia corretto (i manager possono approvare, i dipendenti possono inviare, la finanza può esportare).
- Mantenere chiare le descrizioni dei flussi di approvazione , in modo che gli utenti ne comprendano la logica (ad esempio "Flusso del team di vendita - Responsabile + Finanza").
- Abilita SSO e integrazioni per ridurre i problemi di accesso o sincronizzazione.
Consigli chiave da dare ad amministratori/risorse umane/reparti IT:
"Il tuo ruolo è assicurarti che tutti abbiano il giusto accesso e sappiano dove vanno le loro spese una volta inviate. La chiarezza evita confusione e richieste di supporto inutili."
Regole d'oro comuni (per tutti)
- Le ricevute sono obbligatorie : senza ricevuta non è previsto alcun rimborso.
- Invia rapidamente : prima lo fai, più facile sarà ricordarlo e giustificarlo.
- Sii chiaro : descrivi a cosa è servita la spesa.
- Rispetta l'ordine di approvazione : non ignorare il tuo approvatore, Factorial eseguirà l'instradamento automaticamente.
- Controlla lo stato nell'app : evita la ricerca manuale, tutti gli aggiornamenti sono visibili all'interno Factorial .