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Come istruire il tuo team sull'uso corretto del modulo Spese

Scopri come formare adeguatamente il tuo team sull'utilizzo del modulo Spese per una maggiore efficienza e precisione nella rendicontazione finanziaria.

Insegnare ai tuoi dipendenti come utilizzare correttamente il modulo Spese di Factorial è fondamentale per processi fluidi e rimborsi rapidi. Ecco i punti più utili da comunicare ai tuoi team, in base al loro ruolo in azienda.


Per i dipendenti (invio delle spese)

Cosa dovrebbero sapere:

  • Allega sempre una ricevuta (foto o PDF) al momento della creazione della spesa, non in seguito.
  • Scegli la categoria giusta (ad esempio Pasti, Trasporti, Alloggio): questo garantisce una rapida riconciliazione finanziaria.
  • Aggiungi una descrizione chiara con lo scopo aziendale (chi, cosa, perché) ed evita di scrivere semplicemente "Pranzo".
  • Inviare le spese subito dopo il pagamento, idealmente entro la stessa settimana.
  • Rispettare i limiti della polizza (ad esempio: 25 EUR/giorno per i pasti, 50 EUR/notte per l'hotel).
  • Controlla lo stato in Factorial invece di cercare finanziamenti: puoi vedere se è in sospeso, approvato o necessita di modifiche.

Consigli chiave da dare ai dipendenti:

"Pensa alla tua dichiarazione di spesa come a una breve storia: a cosa è servita la spesa, quanto è stata spesa e se ne può vedere chiaramente la prova (ricevuta)? Se il reparto finanziario può rispondere immediatamente a queste tre domande, il rimborso sarà più rapido."

 

 


Per i responsabili/approvatori

Cosa dovrebbero sapere:

  • Esaminare rapidamente le approvazioni : i ritardi bloccano i rimborsi e creano frustrazione.
  • Verificare che le ricevute siano leggibili e che la categoria corrisponda al tipo di spesa.
  • Verificare la chiarezza degli scopi aziendali : se non è chiaro, richiedere modifiche.
  • Rispettare l'SLA dell'azienda (ad esempio approvare o richiedere modifiche entro 48 ore).
  • Evita di approvare eccessivamente : se non sei sicuro, chiedi chiarimenti al dipendente invece di passarglieli.

Consigli chiave da dare ai manager:

"Il tuo ruolo non è solo quello di approvare, ma anche di assicurarti che le spese siano conformi e giuste. Approvare attentamente ora evita al reparto finanziario di dover risolvere i problemi in seguito."

 

 


Per finanza/amministratori

Cosa dovrebbero sapere:

  • Mantieni le categorie semplici , in modo che i dipendenti non si confondano (evita troppe sottocategorie).
  • Imposta i campi obbligatori per le categorie sensibili (come cene con i clienti o viaggi) per garantire la conformità.
  • Utilizza visualizzazioni salvate ed esportazioni per velocizzare la riconciliazione.
  • Comunicare in modo chiaro gli aggiornamenti delle policy all'interno Factorial e in Slack/Teams: non affidarsi al passaparola.
  • Eseguire controlli regolari : controllare a campione le categorie di alto valore o frequenti per individuare tempestivamente gli errori.

Consigli chiave da dare alla finanza:

"La tua configurazione determina quanto sia facile per i dipendenti fare la cosa giusta. Politiche più semplici e categorie chiare significano meno errori e una chiusura più rapida a fine mese."

 

 


Per amministratori / risorse umane / IT

Cosa dovrebbero sapere:

  • Assegnare i flussi di approvazione corretti , in modo che ogni dipendente sappia chi esamina le proprie spese.
  • Assicurarsi che l'accesso sia corretto (i manager possono approvare, i dipendenti possono inviare, la finanza può esportare).
  • Mantenere chiare le descrizioni dei flussi di approvazione , in modo che gli utenti ne comprendano la logica (ad esempio "Flusso del team di vendita - Responsabile + Finanza").
  • Abilita SSO e integrazioni per ridurre i problemi di accesso o sincronizzazione.

Consigli chiave da dare ad amministratori/risorse umane/reparti IT:

"Il tuo ruolo è assicurarti che tutti abbiano il giusto accesso e sappiano dove vanno le loro spese una volta inviate. La chiarezza evita confusione e richieste di supporto inutili."

 

 


Regole d'oro comuni (per tutti)

  • Le ricevute sono obbligatorie : senza ricevuta non è previsto alcun rimborso.
  • Invia rapidamente : prima lo fai, più facile sarà ricordarlo e giustificarlo.
  • Sii chiaro : descrivi a cosa è servita la spesa.
  • Rispetta l'ordine di approvazione : non ignorare il tuo approvatore, Factorial eseguirà l'instradamento automaticamente.
  • Controlla lo stato nell'app : evita la ricerca manuale, tutti gli aggiornamenti sono visibili all'interno Factorial .

 

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