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Cómo educar a su equipo sobre el uso adecuado del módulo Gastos

Aprenda a capacitar adecuadamente a su equipo en el uso del módulo Gastos para lograr una mayor eficiencia y precisión en los informes financieros.

Enseñar a tus empleados a usar correctamente el módulo de Gastos de Factorial es clave para que los procesos sean fluidos y los reembolsos rápidos. Estos son los puntos más útiles para comunicar a tus equipos, según su puesto en la empresa.


Para empleados (presentación de gastos)

Lo que deben saber:

  • Adjunte siempre un recibo (foto o PDF) justo cuando cree el gasto, no más tarde.
  • Seleccione la categoría correcta (por ejemplo, comidas, transporte, alojamiento): esto garantiza que las finanzas se puedan conciliar rápidamente.
  • Agregue una descripción clara con el propósito comercial (quién, qué, por qué); evite escribir simplemente "Almuerzo".
  • Envíe los gastos inmediatamente después del pago, idealmente dentro de la misma semana.
  • Respetar los límites de la política (por ejemplo: 25 EUR/día para comidas, 50 EUR/noche para hotel).
  • Consulta el estado en Factorial en lugar de buscar financiación: puedes ver si está pendiente, aprobado o necesita cambios.

Consejos clave para dar a los empleados:

Piense en su declaración de gastos como si contara una historia corta: ¿a qué se debió el gasto, a cuánto ascendió y podemos ver claramente el comprobante (recibo)? Si el departamento de finanzas puede responder estas tres preguntas al instante, su reembolso será más rápido.

 

 


Para gerentes/aprobadores

Lo que deben saber:

  • Revise las aprobaciones rápidamente : las demoras bloquean los reembolsos y generan frustración.
  • Verificar que los recibos sean legibles y que la categoría coincida con el tipo de gasto.
  • Verifique la claridad del propósito comercial : si no está claro, solicite cambios.
  • Respetar el SLA de la empresa (por ejemplo, aprobar o solicitar cambios dentro de las 48 horas).
  • Evite aprobar en exceso : si no está seguro, pídale una aclaración al empleado en lugar de pasarle el asunto por alto.

Consejos clave para los gerentes:

Su función no es solo aprobar, sino también asegurarse de que los gastos cumplan con las normas y sean justos. Aprobar con cuidado ahora evita que el departamento de finanzas tenga que solucionar problemas más adelante.

 

 


Para finanzas/administradores

Lo que deben saber:

  • Mantenga las categorías simples para que los empleados no se confundan (evite demasiadas subcategorías).
  • Establezca campos obligatorios para categorías sensibles (como cenas de clientes o viajes) para garantizar el cumplimiento.
  • Utilice vistas y exportaciones guardadas para acelerar la conciliación.
  • Comunique las actualizaciones de políticas claramente dentro Factorial y en Slack/Teams: no confíe en el boca a boca.
  • Realice auditorías periódicas : revise categorías frecuentes o de alto valor para detectar errores de forma temprana.

Consejos clave para contarle a finanzas:

Tu configuración determina la facilidad con la que los empleados hacen lo correcto. Unas políticas más sencillas y categorías claras implican menos errores y un cierre de mes más rápido.

 

 


Para administradores / RR.HH. / TI

Lo que deben saber:

  • Asigne los flujos de aprobación adecuados para que cada empleado sepa quién revisa sus gastos.
  • Asegúrese de que el acceso sea correcto (los gerentes pueden aprobar, los empleados pueden enviar, las finanzas pueden exportar).
  • Mantenga claras las descripciones de los flujos de aprobación , para que los usuarios comprendan la lógica (por ejemplo, "Flujo del equipo de ventas: gerente + finanzas").
  • Habilite SSO y las integraciones para reducir problemas de inicio de sesión o sincronización.

Consejos clave para los administradores/RR.HH./TI:

Tu función es asegurar que todos tengan el acceso correcto y sepan adónde van sus gastos una vez enviados. La claridad evita confusiones y solicitudes de soporte innecesarias.

 

 


Reglas de oro comunes (para todos)

  • Los recibos son obligatorios : sin recibo no hay reembolso.
  • Envíelo rápidamente : cuanto antes, más fácil será recordarlo y justificarlo.
  • Sea claro : describa para qué fue el gasto.
  • Respete el orden de aprobación : no pase por alto a su aprobador, Factorial lo enrutará automáticamente.
  • Verifique el estado en la aplicación : evite el seguimiento manual, todas las actualizaciones son visibles dentro de Factorial .

 

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