Die richtige Nutzung des Factorial -Spesenmoduls ist der Schlüssel zu reibungslosen Abläufen und schnellen Rückerstattungen. Hier sind die wichtigsten Punkte, die Sie Ihren Teams je nach ihrer Rolle im Unternehmen mitteilen sollten.
Für Arbeitnehmer (Spesenabrechnung)
Was sie wissen sollten:
- Fügen Sie immer direkt beim Erstellen der Ausgabe einen Beleg (Foto oder PDF) bei, nicht später.
- Wählen Sie die richtige Kategorie (z. B. Mahlzeiten, Transport, Unterkunft) – so wird eine schnelle Finanzabstimmung gewährleistet.
- Fügen Sie eine klare Beschreibung mit dem Geschäftszweck hinzu (wer, was, warum) – schreiben Sie nicht einfach „Mittagessen“.
- Reichen Sie die Spesen unverzüglich nach der Zahlung ein, idealerweise noch in derselben Woche.
- Beachten Sie die Richtliniengrenzen (z. B. 25 EUR/Tag für Mahlzeiten, 50 EUR/Nacht für das Hotel).
- Überprüfen Sie den Status in Factorial , anstatt der Finanzierung hinterherzulaufen – Sie können sehen, ob der Vorgang aussteht, genehmigt wurde oder Änderungen erforderlich sind.
Wichtige Ratschläge für Mitarbeiter:
Stellen Sie sich Ihre Spesenabrechnung wie eine Kurzgeschichte vor: Wofür wurden die Kosten ausgegeben, wie hoch waren sie und können wir einen Beleg (Quittung) sehen? Wenn die Finanzabteilung diese drei Fragen sofort beantworten kann, erfolgt Ihre Erstattung schneller.
Für Manager/Genehmiger
Was sie wissen sollten:
- Überprüfen Sie Genehmigungen schnell – Verzögerungen blockieren Erstattungen und führen zu Frustration.
- Überprüfen Sie, ob die Belege lesbar sind und ob die Kategorie mit der Art der Ausgabe übereinstimmt.
- Überprüfen Sie, ob der Geschäftszweck klar ist. Wenn er nicht klar ist, fordern Sie Änderungen an.
- Halten Sie sich an die SLA des Unternehmens (z. B. genehmigen oder fordern Sie Änderungen innerhalb von 48 Stunden an).
- Vermeiden Sie zu große Zustimmung . Wenn Sie unsicher sind, bitten Sie den Mitarbeiter um eine Klarstellung, anstatt die Angelegenheit durchzugeben.
Wichtige Ratschläge für Manager:
Ihre Aufgabe besteht nicht nur darin, die Ausgaben zu genehmigen, sondern auch sicherzustellen, dass sie konform und fair sind. Eine sorgfältige Genehmigung erspart der Finanzabteilung spätere Probleme.
Für Finanzen/Administratoren
Was sie wissen sollten:
- Halten Sie die Kategorien einfach , damit die Mitarbeiter nicht verwirrt werden (vermeiden Sie zu viele Unterkategorien).
- Legen Sie Pflichtfelder für sensible Kategorien (wie Abendessen mit Kunden oder Reisen) fest, um die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen.
- Verwenden Sie gespeicherte Ansichten und Exporte, um die Abstimmung zu beschleunigen.
- Kommunizieren Sie Richtlinienaktualisierungen klar innerhalb Factorial und in Slack/Teams – verlassen Sie sich nicht auf Mundpropaganda.
- Führen Sie regelmäßige Prüfungen durch – überprüfen Sie Stichproben bei hochwertigen oder häufigen Kategorien, um Fehler frühzeitig zu erkennen.
Wichtige Ratschläge für die Finanzabteilung:
„Ihre Einrichtung bestimmt, wie einfach es für Mitarbeiter ist, das Richtige zu tun. Einfachere Richtlinien und klare Kategorien bedeuten weniger Fehler und einen schnelleren Abschluss am Monatsende.“
Für Administratoren / HR / IT
Was sie wissen sollten:
- Weisen Sie die richtigen Genehmigungsabläufe zu , damit jeder Mitarbeiter weiß, wer seine Ausgaben überprüft.
- Stellen Sie sicher, dass der Zugriff korrekt ist (Manager können genehmigen, Mitarbeiter können einreichen, die Finanzabteilung kann exportieren).
- Halten Sie die Beschreibungen der Genehmigungsabläufe klar , damit die Benutzer die Logik verstehen (z. B. „Ablauf Vertriebsteam – Manager + Finanzen“).
- Aktivieren Sie SSO und Integrationen, um Anmelde- oder Synchronisierungsprobleme zu reduzieren.
Wichtige Ratschläge für Administratoren/Personalabteilung/IT:
Ihre Aufgabe ist es, sicherzustellen, dass jeder den richtigen Zugriff hat und weiß, wohin seine Ausgaben nach der Einreichung gehen. Klarheit vermeidet Verwirrung und unnötige Supportanfragen.
Gemeinsame goldene Regeln (für alle)
- Quittungen sind obligatorisch – keine Quittung, keine Erstattung.
- Senden Sie es schnell ab – je früher, desto leichter ist es, sich daran zu erinnern und es zu begründen.
- Seien Sie deutlich und beschreiben Sie, wofür die Ausgabe bestimmt war.
- Respektieren Sie die Genehmigungsreihenfolge – umgehen Sie Ihren Genehmiger nicht, Factorial leitet die Genehmigung automatisch weiter.
- Überprüfen Sie den Status in der App – vermeiden Sie manuelles Nachhaken, alle Updates sind in Factorial sichtbar.