Back

Com educar el vostre equip sobre l'ús correcte del mòdul de Despeses

Apreneu a formar adequadament el vostre equip en l'ús del mòdul de Despeses per a una millor eficiència i precisió en els informes financers.

Ensenyar als vostres empleats com utilitzar correctament el mòdul de Despeses de Factorial és clau per a processos fluids i reemborsaments ràpids. Aquests són els punts més útils per comunicar als vostres equips, segons el seu rol a l'empresa.


Per a empleats (presentació de despeses)

Què haurien de saber:

  • Adjunta sempre un rebut (foto o PDF) just quan crees la despesa, no més tard.
  • Trieu la categoria correcta (per exemple, àpats, transport, allotjament): això garanteix que les finances es puguin conciliar ràpidament.
  • Afegiu una descripció clara amb l'objectiu comercial (qui, què, per què); eviteu escriure només "Dinar".
  • Envieu les despeses immediatament després del pagament, idealment dins la mateixa setmana.
  • Respecteu els límits de la política (per exemple: 25 EUR/dia per a àpats, 50 EUR/nit per a hotel).
  • Consulta l'estat a Factorial en comptes de buscar finances: pots veure si està pendent, aprovat o necessita canvis.

Consells clau per comunicar als empleats:

"Pensa en la teva presentació de despeses com si expliquis una història curta: a què va correspondre la despesa, quant va costar i podem veure clarament una prova (rebut)? Si el departament de finances pot respondre aquestes 3 preguntes a l'instant, el teu reemborsament serà més ràpid."

 

 


Per a gestors / aprovadors

Què haurien de saber:

  • Reviseu les aprovacions ràpidament : els retards bloquegen els reemborsaments i generen frustració.
  • Verifiqueu que els rebuts siguin llegibles i que la categoria coincideixi amb el tipus de despesa.
  • Comproveu que l'objectiu comercial estigui clar ; si no està clar, sol·liciteu canvis.
  • Respectar els acords de nivell de servei de l'empresa (per exemple, aprovar o sol·licitar canvis en un termini de 48 hores).
  • Eviteu aprovar en excés : si no esteu segurs, demaneu aclariments a l'empleat en comptes de transmetre-li-ho.

Consells clau per donar als directius:

"El vostre paper no és només aprovar, sinó assegurar-vos que les despeses compleixin amb la normativa i siguin justes. Aprovar amb cura ara estalvia que les finances hagin de solucionar problemes més endavant."

 

 


Per a Finances / Administració

Què haurien de saber:

  • Mantingueu les categories simples per evitar confusions entre els empleats (eviteu massa subcategories).
  • Defineix camps obligatoris per a categories sensibles (com ara sopars de clients o viatges) per garantir el compliment de la normativa.
  • Utilitzeu les vistes i les exportacions desades per accelerar la reconciliació.
  • Comuniqueu clarament les actualitzacions de polítiques dins Factorial i a Slack/Teams; no us baseu en el boca-orella.
  • Auditar regularment : comprovar al·lucinadament les categories d'alt valor o freqüents per detectar errors aviat.

Consells clau per a les finances:

"La vostra configuració determina la facilitat amb què els empleats poden fer el que és correcte. Polítiques més senzilles i categories clares signifiquen menys errors i un tancament més ràpid al final del mes."

 

 


Per a administradors / recursos humans / informàtica

Què haurien de saber:

  • Assigneu els fluxos d'aprovació correctes , de manera que tots els empleats sàpiguen qui revisa les seves despeses.
  • Assegureu-vos que l'accés sigui correcte (els gestors poden aprovar, els empleats poden enviar, el departament de finances pot exportar).
  • Mantingueu les descripcions dels fluxos d'aprovació clares , perquè els usuaris entenguin la lògica (per exemple, "Flux de l'equip de vendes - Gerent + Finances").
  • Activeu l'SSO i les integracions per reduir els problemes d'inici de sessió o de sincronització.

Consells clau per a administradors/RRHH/TI:

"El vostre paper és assegurar-vos que tothom tingui l'accés correcte i sàpiga on va a parar la seva despesa un cop enviada. La claredat evita confusions i sol·licituds d'assistència innecessàries."

 

 


Regles d'or comunes (per a tothom)

  • Els rebuts són obligatoris : si no hi ha rebut, no hi ha reemborsament.
  • Envieu-ho ràpidament : com més aviat, més fàcil serà recordar-ho i justificar-ho.
  • Sigues clar : descriu a què va ser la despesa.
  • Respecteu l'ordre d'aprovació : no ignoreu l'aprovador, Factorial enrutarà automàticament.
  • Comproveu l'estat a l'aplicació : eviteu la cerca manual, totes les actualitzacions són visibles dins Factorial .

 

Was this article helpful?

Give feedback about this article

Can’t find what you’re looking for?

Our customer care team is here for you.

Contact us

Knowledge Base Software powered by Helpjuice