Ensenyar als vostres empleats com utilitzar correctament el mòdul de Despeses de Factorial és clau per a processos fluids i reemborsaments ràpids. Aquests són els punts més útils per comunicar als vostres equips, segons el seu rol a l'empresa.
Per a empleats (presentació de despeses)
Què haurien de saber:
- Adjunta sempre un rebut (foto o PDF) just quan crees la despesa, no més tard.
- Trieu la categoria correcta (per exemple, àpats, transport, allotjament): això garanteix que les finances es puguin conciliar ràpidament.
- Afegiu una descripció clara amb l'objectiu comercial (qui, què, per què); eviteu escriure només "Dinar".
- Envieu les despeses immediatament després del pagament, idealment dins la mateixa setmana.
- Respecteu els límits de la política (per exemple: 25 EUR/dia per a àpats, 50 EUR/nit per a hotel).
- Consulta l'estat a Factorial en comptes de buscar finances: pots veure si està pendent, aprovat o necessita canvis.
Consells clau per comunicar als empleats:
"Pensa en la teva presentació de despeses com si expliquis una història curta: a què va correspondre la despesa, quant va costar i podem veure clarament una prova (rebut)? Si el departament de finances pot respondre aquestes 3 preguntes a l'instant, el teu reemborsament serà més ràpid."
Per a gestors / aprovadors
Què haurien de saber:
- Reviseu les aprovacions ràpidament : els retards bloquegen els reemborsaments i generen frustració.
- Verifiqueu que els rebuts siguin llegibles i que la categoria coincideixi amb el tipus de despesa.
- Comproveu que l'objectiu comercial estigui clar ; si no està clar, sol·liciteu canvis.
- Respectar els acords de nivell de servei de l'empresa (per exemple, aprovar o sol·licitar canvis en un termini de 48 hores).
- Eviteu aprovar en excés : si no esteu segurs, demaneu aclariments a l'empleat en comptes de transmetre-li-ho.
Consells clau per donar als directius:
"El vostre paper no és només aprovar, sinó assegurar-vos que les despeses compleixin amb la normativa i siguin justes. Aprovar amb cura ara estalvia que les finances hagin de solucionar problemes més endavant."
Per a Finances / Administració
Què haurien de saber:
- Mantingueu les categories simples per evitar confusions entre els empleats (eviteu massa subcategories).
- Defineix camps obligatoris per a categories sensibles (com ara sopars de clients o viatges) per garantir el compliment de la normativa.
- Utilitzeu les vistes i les exportacions desades per accelerar la reconciliació.
- Comuniqueu clarament les actualitzacions de polítiques dins Factorial i a Slack/Teams; no us baseu en el boca-orella.
- Auditar regularment : comprovar al·lucinadament les categories d'alt valor o freqüents per detectar errors aviat.
Consells clau per a les finances:
"La vostra configuració determina la facilitat amb què els empleats poden fer el que és correcte. Polítiques més senzilles i categories clares signifiquen menys errors i un tancament més ràpid al final del mes."
Per a administradors / recursos humans / informàtica
Què haurien de saber:
- Assigneu els fluxos d'aprovació correctes , de manera que tots els empleats sàpiguen qui revisa les seves despeses.
- Assegureu-vos que l'accés sigui correcte (els gestors poden aprovar, els empleats poden enviar, el departament de finances pot exportar).
- Mantingueu les descripcions dels fluxos d'aprovació clares , perquè els usuaris entenguin la lògica (per exemple, "Flux de l'equip de vendes - Gerent + Finances").
- Activeu l'SSO i les integracions per reduir els problemes d'inici de sessió o de sincronització.
Consells clau per a administradors/RRHH/TI:
"El vostre paper és assegurar-vos que tothom tingui l'accés correcte i sàpiga on va a parar la seva despesa un cop enviada. La claredat evita confusions i sol·licituds d'assistència innecessàries."
Regles d'or comunes (per a tothom)
- Els rebuts són obligatoris : si no hi ha rebut, no hi ha reemborsament.
- Envieu-ho ràpidament : com més aviat, més fàcil serà recordar-ho i justificar-ho.
- Sigues clar : descriu a què va ser la despesa.
- Respecteu l'ordre d'aprovació : no ignoreu l'aprovador, Factorial enrutarà automàticament.
- Comproveu l'estat a l'aplicació : eviteu la cerca manual, totes les actualitzacions són visibles dins Factorial .
Articles relacionats