Factorial te permite exportar datos de gastos para fines de informes, análisis y contabilidad. Puedes exportar tu vista actual o usar la exportación avanzada para acceder a más filtros y campos.
Hay dos formas principales de exportar gastos:
- Exportar vista actual → Exporta rápidamente la lista tal como se muestra en pantalla, incluidos los filtros aplicados y las columnas seleccionadas
- Exportación avanzada → Personaliza filtros, selecciona campos adicionales, renombra etiquetas de columnas y reorganiza columnas para un análisis más profundo
Si un/a administrador/a hace Become para descargar una exportación como Gastos (PDF), Exportaciones Universales (Excel/CSV) o Facturas, el sistema detecta que la acción se realizó bajo Become.
En lugar de enviar el correo de exportación al/la usuario/a suplantado, Factorial identifica al/la administrador/a que inició la sesión de Become y envía la notificación de exportación y el archivo directamente a ellos.
Esto asegura que los datos exportados siempre lleguen a la persona que realiza la acción durante la suplantación.
Exportar vista actual
Esta es la opción más rápida cuando deseas una exportación simple de la tabla que estás viendo actualmente.
- En tu barra lateral, ve a Gastos → Gastos de empleados → Gastos
- Haz clic en los tres puntos
- Selecciona Exportar a CSV
- Se te notificará tanto por correo electrónico como en tu bandeja de entrada
Columnas opcionales que puedes habilitar:
- Fecha de creación
- Tipo de documento
- Referencia interna
- Método de pago
- Monto reembolsable
Exportación avanzada
La exportación avanzada proporciona más flexibilidad, permitiéndote renombrar columnas, reorganizarlas y extraer valores de múltiples niveles (por ejemplo, campos de impuestos y fechas de aprobación para hasta 5 niveles de aprobación).
- En tu barra lateral, ve a Gastos → Gastos de empleados → Gastos
- Selecciona Exportación avanzada en la parte superior de la lista
- Elige entre XSLX o CSV
- Configura los filtros y completa los detalles
- Haz clic en Exportar
Filtros disponibles:
- Fecha de aprobación
- Presupuesto
- Categoría
- Fecha de creación
- Moneda del documento
- Fecha del documento
- Tipo de documento
- Tipo de gasto
- Propietario
- Entidad legal del propietario
- Pago
- Aprobaciones pendientes
- Fase
- Proyecto
- Moneda reembolsable
- Reportado por
- Enviado el
- Estado
- Equipo
- Transacción pagada tarde
Los campos extraíbles incluyen:
- Alertas
- Fecha de aprobación
- Fecha de nivel de aprobación (hasta 5 niveles)
- Monto base (hasta 5 niveles)
- ID de presupuesto / Nombre de presupuesto
- Últimos 4 dígitos de la tarjeta
- Categoría / Subcategoría
- Centro de costos
- Fecha de creación
- Descripción
- Monto del documento, moneda, fecha, número, tipo
- Nombre / número de cuenta bancaria del empleado
- Fecha de finalización / Fecha de inicio
- Tasa de cambio
- ID de grupo de gastos / ID de gasto
- Tipo de gasto
- ID de grupo / Nombre de grupo
- Referencia interna
- Enlace a Factorial
- Tasa de kilometraje, unidad, kilometraje total, viaje de ida y vuelta
- Ciclo de nómina
- Proyecto / Código de proyecto / Subproyecto
- Monto / moneda reembolsable
- Fecha de rechazo / razón de rechazo
- Reportado por
- Estado
- NIT del proveedor (ID fiscal)
- Monto de impuesto y tipo de impuesto (hasta 5 niveles)
- Nombre del proveedor
Utiliza la exportación avanzada cuando necesites conjuntos de datos detallados y personalizables para informes financieros o auditorías.
Si necesitas un informe más personalizado, puedes crear uno desde Análisis utilizando el generador de widgets, siempre que esté incluido en tu plan.
Consejos y mejores prácticas
- Utiliza la exportación de vista actual para listas rápidas
- Cambia a la exportación avanzada para informes financieros, conciliaciones, o cuando necesites datos de impuestos, aprobaciones de múltiples niveles o datos de presupuesto
- Renombra y reorganiza columnas en la exportación avanzada para que coincidan con las plantillas de informes de tu empresa
- Guarda tus archivos de exportación (CSV o Excel) en un lugar seguro para fines de cumplimiento y auditoría
FAQ
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¿Puedo programar exportaciones automáticas?
No actualmente. Las exportaciones deben ser activadas manualmente.
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¿Qué formatos son compatibles?
Las exportaciones están disponibles en CSV y Excel. Los grupos de gastos también se pueden exportar como PDF.
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¿Puedo cambiar el orden de las columnas?
Sí, en la interfaz de usuario para la vista actual y en la exportación avanzada para los archivos descargados.