Reembolse muitos funcionários de uma só vez com um único arquivo bancário: Factorial prepara um arquivo de transferência SEPA com cada despesa aprovada que você selecionar, e você o envia para seu banco. Sem digitar IBANs e valores à mão, e os funcionários podem acompanhar cada despesa de Aprovada a Enviada para pagamento a Pago.

Enviar despesas aprovadas para pagamento

Visão geral

Use-o para reembolsar despesas pessoais em euros, fora da folha de pagamento.

Antes de começar

• Seu plano inclui o reembolso de despesas com SEPA, e você tem permissão para reembolsar despesas.
• As despesas estão Aprovadas, foram pagas pelo funcionário (pessoalmente) e devem ser reembolsadas em euros (EUR).
• Cada funcionário tem um IBAN em seu perfil, sob Informações bancárias.
• Sua empresa tem uma conta bancária cadastrada em Tesouraria, de onde será feito o pagamento.

Como usar

1. Vá para Gastos > Despesas dos funcionários e clique na aba Aprovadas.
2. Selecione as despesas que deseja reembolsar.
3. Clique em Reembolsar > Reembolsar via SEPA.
4. Na Reembolso via SEPA, verifique o número de despesas e o total, e defina a Data esperada de reembolso (hoje por padrão): a data em que você espera que os funcionários sejam pagos.
5. Clique em Enviar. As despesas se movem para Enviadas para pagamento (na aba Pagas), e um pedido de pagamento é criado para cada uma em Tesouraria.

Criar o arquivo SEPA e pagá-lo

Como usar

1. Vá para Tesouraria > Pagamentos > Pedidos de pagamento.
2. Selecione os pedidos de pagamento de despesas e clique em Enviar para pagamento.
3. Na Enviar pedidos de pagamento para pagamento, escolha Criar novo pagamento em massa (ou Adicionar a pagamento em massa existente) e clique em Continuar.
4. Verifique o Nome, escolha Arquivo SEPA em Método de pagamento e a Conta de onde será feito o pagamento, depois clique em Continuar. Se sua empresa tiver uma conta bancária Factorial, você pode escolher Pagar com Factorial em vez disso.
5. O pagamento em massa é aberto, com o IBAN e o valor de cada funcionário. Clique em Baixar arquivo SEPA e faça o upload para seu banco online.
   

   

6. Uma vez que seu banco tenha realizado as transferências, abra o pagamento em massa em Factorial e clique em Marcar como pago. As despesas se tornam Pagas (com Pagar com Factorial, quando o pagamento é concluído).

Dicas e Melhores Práticas

Solução de Problemas e FAQ

Solução de Problemas

"IBAN ausente": Não consigo enviar as despesas para pagamento.
"Você não pode processar reembolsos sem o IBAN de um funcionário." Alguns funcionários não têm um IBAN em seu perfil. Ou:

• adicione o IBAN ausente no perfil do funcionário (Informações bancárias > IBAN) e tente novamente, ou
• clique em Ignorar e continuar para pagar todos os outros agora, e pague os demais depois.

"Arquivo SEPA não pôde ser gerado. O IBAN de [nome] é inválido."
Corrija o IBAN desse funcionário em seu perfil, depois gere o arquivo novamente.

Não vejo "Reembolsar via SEPA".
Verifique se as despesas estão Aprovadas, foram pagas pessoalmente e em euros, e se você tem permissão para reembolsar despesas.

"Nenhuma das despesas selecionadas pode ser reembolsada via SEPA."
Cada despesa deve ser aprovada e em euros, e seu funcionário precisa de uma conta bancária válida e de uma entidade legal.

"Entidade legal [nome] não tem CPF. Adicione-o antes de gerar o arquivo SEPA."
Para empresas na Espanha ou em Portugal, os bancos precisam do CPF da entidade legal no arquivo. Peça ao seu administrador para adicioná-lo à entidade legal, depois gere o arquivo novamente.

Enviei uma despesa para pagamento por engano.
Exclua seu pedido de pagamento em Tesouraria > Pagamentos > Pedidos de pagamento, antes que o pagamento seja feito. A despesa volta para Aprovada.

FAQ

1. O arquivo SEPA segue o ISO 20022?

Sim. É um arquivo XML no formato SEPA Credit Transfer ISO 20022 (pain.001.001.03), um formato padrão usado por bancos na área SEPA. Verifique com seu banco se ele aceita.

2. Posso reembolsar despesas em outras moedas com SEPA?

Não. Pagamentos SEPA são apenas em euros. Use a folha de pagamento, ou pague-as de outra forma e marque-as como pagas.

3. De onde vem a conta bancária do funcionário?

Do perfil do funcionário, sob Informações bancárias.

4. Preciso conectar meu banco ao Factorial?

Não. Você baixa o arquivo e o envia para seu banco por conta própria. Se você tiver uma conta Factorial, também pode escolher Pagar com Factorial.

5. Quando o funcionário vê a despesa como paga?

Quando o pagamento em massa é marcado como pago em Factorial, ou quando a transferência é concluída se você pagou com Factorial. Até lá, eles veem Enviada para pagamento. Uma vez que está Pago, o funcionário vê Pago em sua despesa, com a data em que foi marcada como paga.

6. Vejo "Reembolsar via SEPA". Isso significa que funcionará?

A opção é oferecida para despesas aprovadas, pagas pessoalmente e em euros, se seu plano e permissões permitirem. Quando você clica, Factorial verifica cada funcionário: sem um IBAN em seu perfil, você verá IBAN ausente, e uma despesa que não pode ser paga dessa forma é deixada de fora ("Nenhuma das despesas selecionadas pode ser reembolsada via SEPA.").

7. Onde as despesas que enviei para pagamento aparecem na Tesouraria?

Em Tesouraria > Pagamentos > Pedidos de pagamento, um pedido para cada despesa. Selecione-os e clique em Enviar para pagamento para colocá-los em um pagamento em massa. Em Despesas, eles aparecem como Enviadas para pagamento até que o pagamento seja marcado como pago.