Remboursez de nombreux collaborateurs d'un coup avec un seul fichier bancaire : Factorial prépare un fichier de virements SEPA avec chaque dépense approuvée que vous sélectionnez, et vous le téléversez sur votre banque. Plus d'IBAN et de montants saisis à la main, et les collaborateurs peuvent suivre chaque dépense de Approuvée à Envoyée au paiement puis Payée.

Envoyer les dépenses approuvées au paiement

Aperçu

Utilisez-le pour rembourser des dépenses de la poche du collaborateur en euros, hors paie.

Avant de commencer

• Votre offre inclut le remboursement des dépenses par SEPA et vous avez l'autorisation de rembourser les dépenses.
• Les dépenses sont Approuvées, ont été payées par le collaborateur (de sa poche) et sont à rembourser en euros (EUR).
• Chaque collaborateur a un IBAN dans son profil, sous Informations bancaires.
• Votre entreprise a un compte bancaire ajouté dans Trésorerie, depuis lequel payer.

Mode d'emploi

1. Allez dans Dépenses > Dépenses des collaborateurs et cliquez sur l'onglet Approuvées.
2. Sélectionnez les dépenses que vous voulez rembourser.
3. Cliquez sur Rembourser > Rembourser par SEPA.
4. Dans Remboursement par SEPA, vérifiez le nombre de dépenses et le total, et indiquez la Date prévue de remboursement (aujourd'hui par défaut) : la date à laquelle vous prévoyez que les collaborateurs soient payés.
5. Cliquez sur Envoyer. Les dépenses passent à Envoyée au paiement (dans l'onglet Payées), et une demande de paiement est créée pour chacune dans Trésorerie.

Créer le fichier SEPA et le payer

Mode d'emploi

1. Allez dans Trésorerie > Paiements > Demandes de paiement.
2. Sélectionnez les demandes de paiement des dépenses et cliquez sur Envoyer au paiement.
3. Dans Envoyer les demandes de paiement au paiement, choisissez Créer un nouveau paiement groupé (ou Ajouter à un paiement groupé existant) et cliquez sur Continuer.
4. Vérifiez le Nom, choisissez Fichier SEPA dans Mode de paiement et le Compte depuis lequel payer, puis cliquez sur Continuer. Si votre entreprise a un compte bancaire Factorial, vous pouvez choisir Payer avec Factorial à la place.
5. Le paiement groupé s'ouvre, avec l'IBAN et le montant de chaque collaborateur. Cliquez sur Télécharger le fichier SEPA et téléversez-le sur votre banque en ligne.
   

   

6. Une fois les virements effectués par votre banque, ouvrez le paiement groupé dans Factorial et cliquez sur Marquer comme payé. Les dépenses passent à Payée (avec Payer avec Factorial, quand le paiement est terminé).

Conseils et bonnes pratiques

Dépannage et FAQ

Dépannage

"IBAN manquant" : je ne peux pas envoyer les dépenses au paiement.
"Vous ne pouvez pas traiter de remboursements sans l'IBAN du collaborateur." Certains collaborateurs n'ont pas d'IBAN dans leur profil. Vous pouvez :

• ajouter l'IBAN manquant dans le profil du collaborateur (Informations bancaires > IBAN) et réessayer, ou
• cliquer sur Ignorer et continuer pour payer tous les autres maintenant, et payer les autres plus tard.

"Impossible de générer le fichier SEPA. L'IBAN de [nom] n'est pas valide."
Corrigez l'IBAN de ce collaborateur dans son profil, puis générez de nouveau le fichier.

Je ne vois pas "Rembourser par SEPA".
Vérifiez que les dépenses sont Approuvées, de la poche du collaborateur et en euros, et que vous avez l'autorisation de rembourser les dépenses.

"Aucune des dépenses sélectionnées ne peut être remboursée par SEPA."
Chaque dépense doit être approuvée et en euros, et son collaborateur doit avoir un compte bancaire valide et une entité juridique.

"L'entité juridique [nom] n'a pas de numéro fiscal. Ajoutez-le avant de générer le fichier SEPA."
Pour les entreprises en Espagne ou au Portugal, les banques exigent le numéro fiscal de l'entité juridique dans le fichier. Demandez à votre administrateur de l'ajouter à l'entité juridique, puis générez de nouveau le fichier.

J'ai envoyé une dépense au paiement par erreur.
Supprimez sa demande de paiement dans Trésorerie > Paiements > Demandes de paiement, avant que le paiement soit effectué. La dépense repasse à Approuvée.

FAQ

1. Le fichier SEPA respecte-t-il la norme ISO 20022 ?

Oui. C'est un fichier XML au format de virement SEPA ISO 20022 (pain.001.001.03), un format standard utilisé par les banques de la zone SEPA. Vérifiez auprès de votre banque qu'elle l'accepte.

2. Puis-je rembourser des dépenses dans d'autres devises avec SEPA ?

Non. Les paiements SEPA sont uniquement en euros. Utilisez la paie, ou payez-les autrement et marquez-les comme payées.

3. D'où vient le compte bancaire du collaborateur ?

De son profil de collaborateur, sous Informations bancaires.

4. Dois-je connecter ma banque à Factorial ?

Non. Vous téléchargez le fichier et le téléversez vous-même sur votre banque. Si vous avez un compte bancaire Factorial, vous pouvez aussi choisir Payer avec Factorial.

5. Quand le collaborateur voit-il la dépense comme payée ?

Quand le paiement groupé est marqué comme payé dans Factorial, ou quand le virement est terminé si vous avez payé avec Factorial. Jusque-là, il voit Envoyée au paiement. Une fois Payée, le collaborateur voit Payée sur sa dépense, avec la date à laquelle elle a été marquée comme payée.

6. Je vois "Rembourser par SEPA". Cela veut-il dire que ça va fonctionner ?

L'option est proposée pour les dépenses approuvées, de la poche du collaborateur et en euros, si votre offre et vos autorisations le permettent. Quand vous cliquez, Factorial vérifie chaque collaborateur : sans IBAN dans son profil, vous voyez IBAN manquant, et une dépense qui ne peut pas être payée ainsi est écartée ("Aucune des dépenses sélectionnées ne peut être remboursée par SEPA.").

7. Où apparaissent dans Trésorerie les dépenses que j'ai envoyées au paiement ?

Dans Trésorerie > Paiements > Demandes de paiement, une demande par dépense. Sélectionnez-les et cliquez sur Envoyer au paiement pour les mettre dans un paiement groupé. Dans Dépenses, elles apparaissent comme Envoyée au paiement jusqu'à ce que le paiement soit marqué comme payé.