Demandes d'accès
Pour accéder aux demandes d'achat :
- Accédez à la section Dépenses dans la barre latérale.
- Cliquez sur l'onglet Approvisionnement .
- Vous verrez la liste de toutes les demandes d'achat. Cliquez sur une ligne pour accéder à ses détails.
Dans les détails de la requête, vous trouverez :
- Réponses au formulaire de demande d'achat
- Pièces jointes (si des informations supplémentaires ont été fournies)
- Section des commentaires
Résoudre une tâche
Au cours du processus d'évaluation, il se peut que l'on vous demande d'effectuer certaines tâches. Vous pouvez le faire en :
- Vous recevrez une notification dans votre boîte de réception précisant ce qui est requis.
- Ouvrir les détails de la requête et accomplir la tâche directement
Types de tâches qui pourraient vous être confiées :
- Tâches liées aux documents – télécharger, examiner ou mettre à jour un document fourni par votre entreprise
- Mise à jour des informations soumises – modifiez les informations que vous avez précédemment soumises
-
Tâches d’approbation – examiner la demande et décider de :
- Approuver
- Rejeter
- Demander des modifications au demandeur
Suite à l'approbation d'une demande d'achat – De la demande d'achat à la commande
Une fois le flux de travail exécuté et finalisé, Factorial créera un brouillon de bon de commande que vous pourrez examiner et valider.
Qu'est-ce qu'un bon de commande ?
Un bon de commande sert à formaliser et à contrôler l'achat de biens ou de services entre une entreprise et un fournisseur , et devient généralement juridiquement contraignant une fois accepté.
Fonction principale
Précise l'objet de l'achat, la quantité, le prix et les modalités de paiement/livraison.
Comment cela profite à l'entreprise
- Organise et contrôle les dépenses grâce à des numéros de bons de commande uniques
- Réduit les erreurs et les litiges en documentant les quantités, les prix et les délais.
- Simplifie la validation des factures par rapport aux bons de commande (correspondance à 3 critères).
Vérifier les détails du bon de commande
Avant de créer le bon de commande, veuillez consulter les informations suivantes :
-
informations générales
- numéro de bon de commande
- Résumé de la commande
-
Fournisseur
- Mettez à jour si nécessaire
-
Affectation des coûts
- Montant à payer (peut différer du montant demandé/approuvé)
- Attribuer une entité juridique s'il en existe plusieurs.
-
Mode de paiement
- Carte à usage unique (si vous utilisez des cartes Factorial )
- Virement bancaire
- Paiement manuel
- Décidez plus tard
Une fois ces étapes vérifiées, vous pouvez créer le bon de commande .
Le bon de commande peut alors être envoyé au fournisseur et utilisé dans votre système comptable.