Acesse as solicitações de compra
Para acessar as solicitações de compra:
- Acesse a seção Gastos na barra lateral.
- Clique na aba Compras .
- Você verá uma lista de todas as solicitações de compra. Clique em uma linha para acessar os detalhes.
Nos detalhes da solicitação, você encontrará:
- Respostas ao formulário de pedido de compra
- Anexos (caso tenham sido fornecidas informações adicionais)
- Seção de comentários
Resolver uma tarefa
Durante o processo de avaliação, você poderá ser solicitado a concluir algumas tarefas. Você pode fazer isso das seguintes maneiras:
- Receber uma notificação na sua caixa de entrada especificando o que é necessário.
- Abrir os detalhes da solicitação e concluir a tarefa diretamente
Tipos de tarefas que podem ser atribuídas a você:
- Tarefas relacionadas a documentos – carregar, revisar ou atualizar um documento fornecido pela sua empresa.
- Atualizar informações enviadas – modificar informações que você enviou anteriormente.
-
Tarefas de aprovação – analisar a solicitação e decidir:
- Aprovar
- Rejeitar
- Solicitar alterações ao solicitante.
Consequências da aprovação da solicitação de compra – Da solicitação de compra à ordem de compra
Após a execução e finalização do fluxo de trabalho, Factorial criará um pedido de compra em versão preliminar para você revisar e aprovar.
O que é uma ordem de compra?
Uma ordem de compra serve para formalizar e controlar a aquisição de bens ou serviços entre uma empresa e um fornecedor , tornando-se normalmente juridicamente vinculativa após ser aceita.
Função principal
Especifica o que está sendo comprado, a quantidade, o preço e as condições de pagamento/entrega.
Como isso beneficia a empresa
- Organiza e controla despesas por meio de números de pedidos de compra exclusivos.
- Reduz erros e disputas ao documentar quantidades, preços e prazos.
- Simplifica a validação da fatura em relação à ordem de compra (correspondência tripla).
Analisar detalhes do pedido de compra
Antes de criar a Ordem de Compra, revise as seguintes informações:
-
informações gerais
- Número do pedido de compra
- Resumo do pedido
-
Fornecedor
- Atualize se necessário.
-
Atribuição de custos
- Valor a ser pago (pode ser diferente do solicitado/aprovado)
- Atribua a entidade jurídica se existirem várias.
-
Método de pagamento
- Cartão de uso único (caso utilize cartões Factorial )
- Transferência bancária
- Pagamento manual
- Decida mais tarde
Após revisar essas etapas, você poderá criar o pedido de compra .
O pedido de compra pode então ser enviado ao fornecedor e utilizado no seu sistema de contabilidade.