Cet article s'adresse aux : admins.
Quelques permissions déterminent qui s'occupe des cartes de votre entreprise et qui peut en demander une. Définissez-les une fois : les demandes arrivent aux bonnes personnes, les collaborateurs obtiennent une carte pour un achat ponctuel sans relancer personne, et personne ne contrôle des cartes qu'il ne devrait pas.
Permissions des cartes
Vue d'ensemble
Les permissions des cartes sont définies par groupe de permissions : tous les membres du groupe les obtiennent. Voir Comment définir les rôles et les permissions dans Dépenses ?.
| Permission | Ce qu'elle permet de faire |
|---|---|
| Peut gérer les cartes | Gérer les cartes : les émettre, approuver ou rejeter les demandes de carte, désactiver, réactiver et annuler n'importe quelle carte, et modifier les contrôles d'une carte. Elle active aussi les permissions de cartes et de comptes bancaires dont elle a besoin. |
| Peut demander des cartes | Demander des cartes à usage unique (un achat jusqu'à un montant) pour soi. Activée par défaut pour les collaborateurs. |
| Peut voir les transactions | Voir toutes les transactions. |
Deux permissions plus limitées permettent d'accomplir une seule tâche liée aux cartes sans gérer toutes les cartes : Modifier le budget et les plafonds d'une carte Factorial (modifier le plafond d'une carte et où elle peut être utilisée) et Modifier le numéro de téléphone d'un titulaire de carte (le téléphone mobile qui reçoit les codes de sécurité pour certains paiements). Peut gérer les cartes inclut déjà les deux.
Mode d'emploi
- Allez dans Paramètres > Permissions.
- Ouvrez le groupe des personnes qui s'occupent des cartes (par exemple votre équipe finance) ou créez un nouveau groupe.
- Dans la section Dépenses, activez Peut gérer les cartes.
- Ouvrez les groupes des personnes qui peuvent demander une carte (par exemple le groupe par défaut) et vérifiez que Peut demander des cartes est activé. Désactivez-le pour les groupes qui ne doivent pas demander de cartes.
- Enregistrez vos modifications.
Qui approuve les demandes de carte
Vue d'ensemble
Lorsqu'un collaborateur demande une carte à usage unique, toutes les personnes ayant Peut gérer les cartes reçoivent une notification et chacune peut l'approuver ou la rejeter. Les demandes de carte ne vont pas au responsable du collaborateur : un responsable ne peut en approuver une qu'avec Peut gérer les cartes.
Mode d'emploi
- Donnez Peut gérer les cartes aux personnes qui doivent décider.
- Elles examinent chaque demande dans Trésorerie > Cartes. Voir Comment créer ou demander une carte virtuelle, physique ou à usage unique ?.
Conseils et bonnes pratiques
- Donnez Peut gérer les cartes à un petit groupe, comme la finance. Toutes les personnes qui l'ont sont averties de chaque demande de carte et peuvent contrôler chaque carte.
- Besoin que quelqu'un ajuste seulement les plafonds ou corrige le téléphone d'un titulaire ? Donnez-lui cette seule permission plutôt que Peut gérer les cartes.
- Laissez Peut demander des cartes activé pour les collaborateurs qui font des achats ponctuels : ils obtiennent une carte pour le montant exact au lieu d'avancer de l'argent.
- Voir aussi : Comment définir les rôles et les permissions dans Dépenses ? · Comment créer ou demander une carte virtuelle, physique ou à usage unique ? · Comment contrôler le montant qu'une carte peut dépenser, et où ?
Résolution des problèmes et FAQ
Résolution des problèmes
- Un collaborateur ne voit pas le bouton Demander dans Mes cartes. Il lui faut Peut demander des cartes et son entreprise doit avoir un compte de cartes. Voir Comment ouvrir un compte de cartes Factorial, ajouter des fonds et consulter le solde ?.
- Un responsable ne peut pas approuver la demande de carte de son équipe. C'est normal : les demandes de carte sont tranchées par les personnes ayant Peut gérer les cartes, pas par les responsables. Donnez cette permission au responsable ou laissez la finance décider.
- Je ne vois pas Cartes dans Trésorerie. Ajoutez Peut gérer les cartes à votre groupe de permissions. Cartes n'apparaît aussi que si l'entité légale principale de votre entreprise se trouve dans un pays où les cartes sont disponibles.
- Un collègue a "toutes les permissions" mais ne peut pas créer de carte. "Toutes les permissions" peut ne pas inclure Peut gérer les cartes : c'est un interrupteur distinct dans la section Dépenses du groupe. Vérifiez aussi que le collaborateur est un utilisateur de Dépenses avec un e-mail, que l'entité légale a un compte de cartes et que votre offre inclut ce type de carte. Voir Comment créer ou demander une carte virtuelle, physique ou à usage unique ?.
- Le bouton Demander est grisé. La demande d'une carte à usage unique dépend de votre offre. Votre Account Manager peut le confirmer.
FAQ
1. Les collaborateurs peuvent-ils demander une carte physique ou virtuelle ?
Dans l'application, les collaborateurs demandent des cartes à usage unique depuis Mes dépenses > Mes cartes. Avec One, ils peuvent aussi demander une carte virtuelle, qui va aux mêmes approbateurs. Les cartes physiques sont créées par les admins.
2. Qui peut modifier les contrôles d'une carte Factorial (plafond et catégories de commerçants) ?
Les personnes ayant Peut gérer les cartes ou la permission Modifier le budget et les plafonds d'une carte Factorial. Les collaborateurs peuvent voir leur propre plafond mais pas le modifier.
3. Qui peut modifier le numéro de téléphone qui reçoit les codes de paiement ?
Les personnes ayant Peut gérer les cartes ou la permission Modifier le numéro de téléphone d'un titulaire de carte. Voir Cartes Factorial : questions fréquentes et solutions rapides.
4. Un collaborateur peut-il désactiver ou annuler sa propre carte ?
Oui, par défaut les collaborateurs peuvent désactiver et annuler leurs propres cartes. Ils ne peuvent pas en réactiver une : les personnes ayant Peut gérer les cartes le peuvent. Voir Comment payer avec ma carte Factorial, ajouter le justificatif et la désactiver en cas de perte ?.
5. Qui peut ouvrir le compte de cartes d'une entité légale ?
Les personnes ayant Peut gérer les cartes. Voir Comment ouvrir un compte de cartes Factorial, ajouter des fonds et consulter le solde ?.
6. Qui est prévenu lorsque quelqu'un demande une carte ?
Toutes les personnes ayant Peut gérer les cartes.