Les autorisations des employés définissent ce que les utilisateurs peuvent consulter, modifier ou gérer concernant les informations relatives aux employés. Ces autorisations garantissent que les données personnelles et sensibles ne sont accessibles qu'aux personnes autorisées, tout en permettant aux responsables et aux équipes RH de gérer efficacement les profils, les contrats, les documents et les informations relatives à l'emploi des employés. Des autorisations correctement configurées contribuent à maintenir la confidentialité, la conformité et la transparence au sein de l'organisation.
Pour que les autorisations contractuelles s'appliquent, les employés doivent être affectés au groupe d'autorisations correspondant.
Comment configurer les autorisations de vos employés
- Dans votre barre latérale, accédez à Paramètres
- Cliquez sur Autorisations
- Sélectionnez la section Employés
- Activer ou désactiver les autorisations
- Cliquez sur Enregistrer les modifications
Certaines permissions vous permettent de choisir la portée spécifique d'une permission dans Factorial : décider sur qui un utilisateur est autorisé à effectuer une certaine action .
- Pour eux-mêmes : Uniquement sur leur propre profil/données.
- Pour les subordonnés directs et indirects : concernant les employés qui leur sont rattachés, directement ou par l’intermédiaire d’une hiérarchie.
- Pour les personnes faisant partie des équipes qu'ils dirigent : Uniquement pour les membres des équipes qu'ils gèrent.
- Pour les personnes faisant partie de leur entité juridique : Toute personne appartenant à leur département, succursale ou entreprise.
- Pour l'ensemble de l'entreprise : Pour tous les employés de l'organisation.
autorisations des employés
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Ajouter de nouveaux employés
Cette autorisation permet aux employés appartenant au groupe d'autorisations concerné d'ajouter de nouveaux employés depuis la section Employés.
Cette autorisation permet uniquement d'ajouter des employés manuellement , et non par importation.
Activez cette autorisation pour permettre aux employés importés de travailler.
Découvrez ici comment ajouter des employés.
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Affectations des centres de coûts pour les importations en vrac
Cette autorisation permet aux employés appartenant au groupe d'autorisations spécifique d'attribuer ou de mettre à jour en masse les centres de coûts des employés en important un fichier (par exemple CSV ou Excel).
L'utilisateur doit avoir activé la gestion des centres de coûts → Voir les autorisations financières
L'utilisateur doit avoir activé la gestion des affectations aux centres de coûts.
Pour en savoir plus sur les actions groupées dans les centres de coûts, cliquez ici.
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Possibilité d'ajouter ou de supprimer des administrateurs
Cette autorisation permet aux employés appartenant au groupe d'autorisations spécifique d'accorder ou de révoquer l'accès administrateur dans Factorial .
Il s'agit d'une autorisation sensible donnant accès à des paramètres critiques du compte. Elle ne devrait être activée que pour les utilisateurs chargés de la gestion des administrateurs et de l'accès global au compte.
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Peut gérer des emplois
Cette autorisation permet aux employés appartenant au groupe concerné de créer, modifier et supprimer des postes dans Factorial . Les utilisateurs disposant de cette autorisation peuvent gérer les intitulés et les structures de postes utilisés sur la plateforme, notamment leur attribution aux employés et leur utilisation dans les rapports et les données organisationnelles.
L'utilisateur doit avoir l'option « Voir les rôles et les niveaux » activée.
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Peut consulter les rôles et les niveaux
Cette autorisation permet aux employés appartenant au groupe d'autorisations spécifique de masquer ou d'afficher la section Emplois, ainsi que le rôle et le niveau de chaque employé à l'échelle du système.
Activez cette autorisation pour que ces fonctionnalités fonctionnent :
- Gérer les postes
- Voir l'organigramme
Tous les employés peuvent rencontrer leur responsable.
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employés à l'exportation
Cette autorisation permet aux employés appartenant au groupe d'autorisations spécifique d'exporter des employés.
Cette autorisation remplacera toute autre autorisation.
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Employés d'importation
Cette autorisation permet aux employés appartenant au groupe d'autorisations spécifique d'importer des employés.
L'utilisateur doit disposer de l'autorisation d' ajouter des employés.
Découvrez ici comment importer des employés.
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Gérer les positions
Cette autorisation permet aux employés appartenant au groupe d'autorisations concerné de gérer les positions dans l'organigramme.
L'utilisateur doit avoir l'autorisation de consulter l'organigramme et de visualiser les rôles et les niveaux.
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Voir l'organigramme
Cette autorisation permet aux employés appartenant au groupe d'autorisations concerné de consulter l'organigramme de l'ensemble de l'entreprise.
Activez cette autorisation pour que la gestion des postes fonctionne.
L'utilisateur doit disposer de l'autorisation de consulter les rôles et les niveaux.
Plus d'informations sur l'organigramme ici.
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Voir le nom préféré
Cette autorisation permet aux employés appartenant au groupe concerné de voir les noms d'usage utilisés par les autres employés de l'entreprise. Ces noms d'usage n'apparaissent pas dans les outils liés à la paie, aux documents groupés et aux virements SEPA.
Plus d'informations sur le nom préféré ici.
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Afficher les données agrégées
Cette autorisation permet aux employés appartenant au groupe d'autorisations concerné de consulter des informations sur les employés, telles que le sexe et l'âge, dans la liste des équipes.
Ces données agrégées ne sont jamais affichées pour les équipes de moins de trois employés.
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Modifier l'identifiant de l'entreprise de l'employé
Cette autorisation permet aux employés appartenant au groupe d'autorisations concerné de modifier l'identifiant d'entreprise d'un employé dans Factorial . Cet identifiant est un code ou un ID unique utilisé en interne pour le suivi des employés à des fins de reporting, d'intégration ou d'administration.
Elle ne devrait être accordée qu'aux utilisateurs qui gèrent les dossiers des employés et doivent garantir la cohérence du suivi interne.
L'utilisateur doit avoir activé l'option « Voir l'identifiant de l'entreprise de l'employé » .
Vous pouvez choisir la portée de cette autorisation.
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Modifier le responsable de l'employé
Cette autorisation permet aux employés appartenant au groupe d'autorisations concerné de modifier le nom de leur supérieur hiérarchique directement depuis leur profil. Elle vous permet également de modifier le responsable des absences.
L'utilisateur doit disposer de l'autorisation de consulter les rôles et les niveaux.
Vous pouvez choisir la portée de cette autorisation.
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Modifier la date d'ancienneté de l'employé
Cette autorisation permet aux employés appartenant au groupe concerné de mettre à jour la date d'ancienneté d'un employé dans Factorial . Cette date sert au calcul de l'ancienneté, des avantages sociaux et de l'éligibilité à certaines polices d'assurance.
Elle ne devrait être accordée qu'aux utilisateurs chargés de tenir à jour les dossiers des employés et les données RH.
L'utilisateur doit avoir activé l'option « Voir la date d'ancienneté de l'employé » .
Vous pouvez choisir la portée de cette autorisation.
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Modifier les employés en masse
Cette autorisation permet aux employés appartenant au groupe d'autorisations concerné de modifier toutes les informations disponibles dans la fonction « Modification en masse ».
Elle prévaut sur toutes les restrictions définies par d'autres autorisations ; cette autorisation est prioritaire .
Vous pouvez choisir la portée de cette autorisation.
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Modifier les informations personnelles
Cette autorisation permet aux employés appartenant au groupe d'autorisations concerné de modifier toutes les informations figurant dans l'onglet « Personnel » de chaque employé.
Ces informations comprennent :- informations générales
- Prénom
- Nom de famille
- Nom préféré (Vous devrez avoir l'autorisation de voir le nom préféré)
- Vos pronoms
- Date de naissance
- genre légal
- Nationalité
- Numéro de téléphone
- Courriel de communication
- Documents d'identification
- Type d'identification
- numéro d'identification
- date d'expiration de la pièce d'identité
- Adresse
- Adresse Ligne 1
- Ligne d'adresse 2
- Ville
- Code postal
- Comté
- Pays
- Contact d'urgence
- Nom
- Numéro de téléphone
- Informations bancaires
- Format du numéro de compte
- Numéro de compte
- Code de tri
- Informations sur la paie
- Type d'IRPF (%)
- informations générales
L'utilisateur doit avoir l'autorisation de consulter les informations personnelles.
Vous pouvez choisir la portée de cette autorisation.
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Modifier l'adresse e-mail du profil
Cette autorisation permet aux employés appartenant au groupe d'autorisations concerné de modifier l'adresse électronique de n'importe quel employé.
L'utilisateur doit être autorisé à partager l'e-mail.
Vous pouvez choisir la portée de cette autorisation.
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Rendre visibles les futurs employés
Cette autorisation permet aux employés appartenant au groupe concerné de consulter la liste des employés ajoutés à Factorial mais dont la date d'embauche est ultérieure. Elle est utile aux RH et aux responsables qui doivent planifier l'intégration, attribuer du matériel ou préparer les flux de travail avant l'arrivée officielle du nouvel employé.
Elle ne devrait être accordée qu'aux utilisateurs impliqués dans la planification et la gestion du personnel.
Vous pouvez choisir la portée de cette autorisation.
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Gérer les affectations aux centres de coûts
Cette autorisation permet aux employés appartenant au groupe d'autorisations concerné de créer, modifier ou supprimer les centres de coûts affectés à des personnes, des projets ou des transactions spécifiques.
L'utilisateur doit avoir activé la gestion des centres de coûts → Voir les autorisations financières
Activez cette autorisation pour que les affectations de centres de coûts d'importation en masse fonctionnent.
Vous pouvez choisir la portée de cette autorisation.
Plus d'informations sur les centres de coûts ici.
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Voir les affectations des centres de coûts
Cette autorisation permet aux employés appartenant au groupe d'autorisations concerné de voir quels centres de coûts sont affectés, sans pouvoir les modifier ni les gérer.
Activez cette autorisation pour que la gestion des affectations de centres de coûts et l'importation en masse des affectations de centres de coûts fonctionnent.
Vous pouvez choisir la portée de cette autorisation.
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Voir l'identifiant de l'entreprise de l'employé
Cette autorisation permet aux employés appartenant au groupe d'autorisations concerné de consulter l'identifiant de l'entreprise d'un employé, sans pouvoir le modifier ni le gérer.
Activez cette autorisation pour que la modification de l'identifiant de l'entreprise de l'employé fonctionne.
Vous pouvez choisir la portée de cette autorisation.
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Voir la date d'ancienneté de l'employé
Cette autorisation permet aux employés appartenant au groupe d'autorisations concerné de consulter la date d'ancienneté d'un employé, sans pouvoir la modifier ni la gérer.
Activez cette autorisation pour que la modification de la date d'ancienneté de l'employé fonctionne.
Vous pouvez choisir la portée de cette autorisation.
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Voir les anciens employés
Cette autorisation permet aux employés appartenant au groupe d'autorisations concerné de voir les employés qui ne travaillent plus dans l'entreprise.
Activez cette autorisation pour que l'affichage des informations des employés ayant quitté l' entreprise fonctionne.
Vous pouvez choisir la portée de cette autorisation.
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Voir les informations personnelles
Cette autorisation permet aux employés appartenant au groupe concerné d'accéder à l'onglet « Personnel » de leur profil. Ils peuvent y consulter leurs informations générales, leur pièce d'identité, leur adresse, leurs coordonnées en cas d'urgence et leurs informations de paie.
Activez cette autorisation pour que la modification des informations personnelles fonctionne.
Vous pouvez choisir la portée de cette autorisation.
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Voir les informations sur les employés licenciés
Cette autorisation permet aux employés appartenant au groupe d'autorisations concerné de consulter les informations relatives au licenciement d'un employé.
L'utilisateur doit avoir l'autorisation de consulter les anciens employés.
Vous pouvez choisir la portée de cette autorisation.
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Partager par e-mail
Cette autorisation permet aux employés appartenant au groupe d'autorisations concerné de consulter les courriels provenant du profil de l'employé.
Activez cette autorisation pour que la modification de l'adresse e-mail du profil fonctionne.
Vous pouvez choisir la portée de cette autorisation.
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Licencier les employés
Cette autorisation permet aux employés appartenant au groupe d'autorisations concerné de licencier un employé depuis son profil en cliquant sur le menu contextuel situé dans le coin supérieur droit.
Cette autorisation étant accordée, chacun peut se désinscrire.
Vous pouvez choisir la portée de cette autorisation.