L'Agent Équipement permet à ONE de gérer la tâche Acheter de l'équipement sur un ticket d'intégration : il détermine ce que la nouvelle recrue doit recevoir, s'accorde avec elle par email et passe la commande une fois que vous l'approuvez. Utilisez-le lorsque vous souhaitez que l'équipement pour les nouvelles recrues soit choisi et commandé selon vos politiques sans avoir à gérer l'intégration vous-même.

Fonctionnalité

Aperçu

Chaque ticket d'intégration comprend une tâche Acheter de l'équipement. Vous pouvez la compléter vous-même, ou la confier à ONE du début à la fin. ONE ensuite :

• Détermine à quoi la nouvelle recrue a droit.
• Vérifie votre stock.
• S'accorde sur la configuration avec la nouvelle recrue par email.
• Passe la commande après votre approbation.

Cet article ne couvre que l'étape Acheter de l'équipement. Pour le ticket d'intégration et ses autres tâches, voir Comprendre les paramètres d'intégration. Pour configurer les étapes restantes, voir Automatiser vos intégrations.

Disponibilité : l'option Automatique est en cours de déploiement progressif. Si l'étape n'offre que Manuelle, l'intégration agentique n'est pas encore activée pour votre organisation ; contactez votre représentant informatique Factorial.

Ce dont vous avez besoin

ONE fonctionne uniquement à partir de deux politiques publiées et du dossier de la nouvelle recrue. Il ne remplit jamais un vide avec un défaut propre.

• Politique d'équipement, publiée. Elle détermine ce que la nouvelle recrue peut avoir, par rôle, équipe, ancienneté et pays.
• Politique d'achat, publiée. Elle détermine comment une commande est autorisée : approbations, destination de livraison, quel profil de facturation paie, quels fournisseurs utiliser et quand le travail sur l'équipement commence (par exemple, "gérer l'équipement 30 jours avant la date de début").
• Une adresse email personnelle sur l'employé, synchronisée depuis votre système RH. ONE l'utilise pour contacter la nouvelle recrue.
• Une date de début, ainsi que le lieu de travail, le type d'emploi, le poste et le pays de la nouvelle recrue sur son profil.

Les deux politiques sont dans Achat global > Paramètres. Tant que les deux ne sont pas publiées, vous ne pouvez pas enregistrer Automatique : l'étape affiche un avertissement et Enregistrer reste grisé.

Comment utiliser

1. Allez dans Personnes > Paramètres, ouvrez l'onglet Onboarding et cliquez sur la ligne Acheter de l'équipement.
2. Décidez si vous souhaitez garder Inclure cette étape dans l'intégration activée. Désactivez-la si les nouvelles recrues apportent leur propre appareil : la ligne affichera alors Passer et les tickets d'intégration n'auront pas de tâche d'équipement.
3. Choisissez l'autonomie :
   • Automatique : ONE gère la tâche du début à la fin, suivant vos politiques.
   • Manuelle : vous gérez l'intégration et la commande ; Factorial IT crée uniquement la tâche.
4. Sélectionnez le Responsable par défaut. Cette personne est responsable de la tâche et répond chaque fois qu'une décision est nécessaire sur cette étape. C'est toujours un administrateur humain ; ONE ne possède jamais cette tâche.
5. Avec Manuelle uniquement, définissez le timing. Planification est la date par défaut suggérée lorsque vous exécutez l'étape depuis le ticket, et Date d'échéance est le nombre de jours avant la date de début où la tâche est due. Avec Automatique, le timing provient de votre politique d'achat.
6. Cliquez sur Enregistrer. Avec Automatique, l'étape affiche également un bloc Ce qu'il lit avec l'état en direct des deux politiques et un raccourci pour les modifier.

L'étiquette sur la ligne de l'étape montre comment la prochaine intégration sera gérée :

Comment ONE gère l'étape

Sur chaque ticket d'intégration, ONE est ajouté en tant qu'agent sur la tâche Acheter de l'équipement. La tâche n'a pas de date d'échéance et le Responsable par défaut reste son propriétaire : votre politique décide quand ONE agit, pas une date limite. Le dérouleur d'intégration omet l'étape d'équipement, car le travail se fait sur le ticket.

1. Attendez la fenêtre d'achat. Votre politique d'achat fixe quand le travail sur l'équipement commence, et ONE ne fait rien sur l'étape avant cette date. S'il n'existe aucune règle de timing, il commence immédiatement. Si le respect de la fenêtre rend impossible une livraison à temps, il le signale plutôt que de commencer discrètement.
2. Vérifiez que l'étape n'est pas déjà faite. Si une commande est déjà liée au ticket, ou qu'un appareil est déjà attribué, l'exécution s'arrête.
3. Lisez les politiques et le dossier de la nouvelle recrue. ONE demande au propriétaire tout ce qui manque : un champ de profil, une adresse email personnelle, ou un cas que la politique ne couvre pas.
4. Regardez d'abord le stock. Les appareils et accessoires non attribués qui conviennent vraiment à cette nouvelle recrue selon la politique d'équipement sont prioritaires par rapport à l'achat de nouveaux. La pertinence prime sur le coût : un appareil mal assorti du stock n'est pas une économie.
5. Préparez une seule proposition. Elle inclut uniquement ce que la politique d'équipement autorise, avec chaque option déjà choisie : mémoire, stockage, couleur et la disposition du clavier local. ONE ne propose que des articles qui peuvent réellement être expédiés, et les classe par date d'arrivée avant la date de début, puis par support sans contact, puis par prix.
6. Accordez la configuration avec la nouvelle recrue. La proposition est publiée comme un commentaire public sur le ticket, qui atteint la nouvelle recrue par email à son adresse personnelle. Elle peut l'accepter ou indiquer ce qu'elle préférerait.
7. Demandez votre approbation. Cela se produit toujours avant qu'un achat ou une attribution ne soit effectué. ONE publie un commentaire interne au propriétaire avec le produit, ses options, le prix, la destination et le délai de livraison, et signale clairement tout ce qui est en dehors de la politique. Aucun retour n'est jamais considéré comme une approbation.
8. Commandez et fermez l'étape. Juste avant d'agir, ONE vérifie à nouveau que l'article peut toujours être acheté pour le délai de livraison qu'il a annoncé. Il passe ensuite la commande ou attribue l'appareil du stock, le lie au ticket et marque la tâche comme terminée.

Qui voit quoi

• Commentaires publics sont destinés à la nouvelle recrue et les atteignent par email. Ils ne contiennent jamais de prix.
• Commentaires internes sont destinés au propriétaire : approbations, prix, lacunes de politique et obstacles.
• Rappels suivent un rythme unique : un rappel deux jours ouvrables après qu'une question soit restée sans réponse, puis le responsable du ticket est informé. ONE ne relance jamais la même question deux fois.

Ce que ONE ne fait jamais

• Commander ou attribuer quoi que ce soit sans un feu vert clair du propriétaire sur le ticket, même lorsque l'article est entièrement conforme à la politique ou est un appareil de stock gratuit.
• Commander en dehors de vos politiques, ou inventer une règle là où une politique ne dit rien.
• Passer une deuxième commande pour la même intégration.
• Mentionner un prix dans un message à la nouvelle recrue.
• Suggérer quelque chose qui est en rupture de stock, à venir bientôt ou discontinué.
• Envoyer à la nouvelle recrue un projet. Tout ce qui est encore ouvert avec le propriétaire est résolu avant que la nouvelle recrue n'entende parler de ONE.

Quand l'étape revient vers vous

Quelle que soit la situation, l'étape revient vers vous avec le diagnostic déjà sur le ticket, donc vous ne partez pas de zéro.

Gérez l'étape vous-même

Définissez l'autonomie sur Manuel. Chaque ticket d'intégration obtient alors une tâche Acheter de l'équipement avec le propriétaire, la planification et la date d'échéance que vous définissez, et l'étape d'équipement reste dans le dérouleur d'intégration. Ouvrez la tâche et cliquez sur Aller au dérouleur (→) pour choisir l'équipement et le commander. Terminer l'étape marque la tâche comme faite.

Dépannage et FAQ

Dépannage

• L'étape n'offre que Manuelle. L'intégration agentique n'est pas encore activée pour votre organisation. Contactez votre représentant informatique Factorial.
• Enregistrer reste grisé lorsque vous choisissez Automatique. Au moins une politique n'est pas publiée. Publiez les deux dans Achat global > Paramètres.
• ONE n'a pas commencé la tâche. La fenêtre d'achat dans votre politique d'achat n'est pas encore ouverte, ou l'étape est déjà faite (une commande est liée ou un appareil est attribué).
• ONE a demandé au propriétaire au lieu de proposer un appareil. Une règle manque pour le rôle de la nouvelle recrue, un champ de profil est vide, ou le type d'emploi est Contractuel. Lisez le commentaire interne : il liste ce qui bloque l'étape.
• Rien n'a été commandé après que la nouvelle recrue a accepté. ONE a toujours besoin de l'approbation du propriétaire dans un commentaire interne. Approuvez-le sur le ticket.

FAQ

1. Est-ce que ONE commande sans mon approbation ?
   Non. Il demande toujours au propriétaire d'approuver d'abord sur le ticket, même pour les articles de stock ou les commandes entièrement conformes à la politique.
    
2. La nouvelle recrue verra-t-elle les prix ?
   Non. Les prix n'apparaissent que dans les commentaires internes pour le propriétaire.
    
3. Est-ce que ONE préfère l'équipement de stock ou neuf ?
   Le stock, lorsqu'un appareil non attribué convient vraiment à la nouvelle recrue selon la politique d'équipement. La pertinence prime sur l'économie d'argent.
    
4. Que faire si la nouvelle recrue ne répond pas ?
   ONE envoie un rappel après deux jours ouvrables, puis remet l'étape au propriétaire à la date limite de commande.
    
5. Qui possède la tâche Acheter de l'équipement ?
   Toujours le Responsable par défaut, un administrateur humain. ONE est seulement ajouté en tant qu'agent.
    
6. Que se passe-t-il si nous désactivons l'étape ?
   La ligne affiche Passer et les tickets d'intégration n'ont pas du tout de tâche d'équipement.