L'inventaire vous permet de créer des catégories et des champs personnalisés pour stocker les informations qui comptent pour chaque type d'actif. Cela vous aide à garder les données des actifs organisées et structurées, au lieu d'ajouter des détails importants dans le champ Notes où ils ne peuvent pas être filtrés ou utilisés dans les rapports.
Vue d'ensemble
Avec des catégories et des champs personnalisés, vous pouvez adapter l'inventaire aux besoins de votre organisation. Par exemple, vous pouvez créer des catégories pour les uniformes ou d'autres types d'actifs et ajouter des champs tels que taille, numéro de plaque d'immatriculation ou date de calibration.
Les valeurs des champs personnalisés sont stockées en tant que données d'actifs structurées, de sorte qu'elles peuvent être affichées, filtrées et utilisées dans les rapports.
Quand et pourquoi cela devrait être utilisé
Utilisez des catégories et des champs personnalisés lorsque les options par défaut de l'inventaire ne couvrent pas les informations que vous devez suivre. Par exemple :
- Créez une catégorie Uniformes et ajoutez un champ Taille
- Créez une catégorie Véhicules et ajoutez un champ Numéro de plaque d'immatriculation
- Créez une catégorie Équipement et ajoutez un champ Date de calibration
Cela maintient les informations sur les actifs cohérentes et facilite leur recherche et leur rapport.
Comment utiliser
- Dans votre barre latérale, allez à Paramètres
- Allez à Inventaire
- Dans l'onglet Personnalisation des catégories, créez une nouvelle catégorie ou sélectionnez-en une existante
- Demandez à One d'ajouter les champs personnalisés dont vous avez besoin pour cette catégorie
- Enregistrez l'actif
- La catégorie et les champs personnalisés sont disponibles pour les actifs qui utilisent cette catégorie
- Utilisez les valeurs des champs stockés pour filtrer les actifs et, lorsque cela est supporté, incluez les informations dans les rapports
Si votre champ personnalisé n'est pas disponible lorsque je crée un actif, vérifiez que le champ a été ajouté à la catégorie concernée et que vous créez ou éditez un actif attribué à cette catégorie.
Les notes ne sont pas des champs structurés. Créez un champ personnalisé pour les informations que vous devez filtrer ou utiliser dans les rapports, et entrez la valeur là au lieu de cela.
Conseils et meilleures pratiques
- Utilisez des noms clairs et spécifiques pour les catégories et les champs afin que tout le monde sache quelles informations entrer
- Créez un champ séparé pour chaque information que vous souhaitez filtrer ou rapporter
- Par exemple, utilisez Numéro de plaque d'immatriculation plutôt que d'ajouter le numéro de plaque dans les Notes
- Évitez de stocker des informations structurées dans le champ Notes lorsque vous devez les filtrer ou en faire un rapport
- Avant de créer une nouvelle catégorie, vérifiez si une catégorie existante correspond déjà à vos besoins
FAQ
-
Puis-je créer une catégorie qui n'est pas incluse par défaut ?
Oui. Vous pouvez créer vos propres catégories lors de la création ou de l'édition d'un actif.
-
Puis-je filtrer les actifs en utilisant des champs personnalisés ?
Oui. Les valeurs des champs personnalisés sont des données d'actifs structurées et peuvent être utilisées pour le filtrage lorsque le filtrage est disponible.
-
Les champs personnalisés peuvent-ils être utilisés dans les rapports ?
Oui, les informations des champs personnalisés peuvent être utilisées dans les rapports lorsque cela est supporté.