El inventario le permite crear categorías y campos personalizados para almacenar la información que importa para cada tipo de activo. Esto le ayuda a mantener los datos de los activos organizados y estructurados, en lugar de agregar detalles importantes en el campo de Notas donde no se pueden filtrar ni usar en informes.
Vista general
Con categorías y campos personalizados, puede adaptar el inventario a las necesidades de su organización. Por ejemplo, puede crear categorías para uniformes u otros tipos de activos y agregar campos como tamaño, matrícula o fecha de calibración.
Los valores de los campos personalizados se almacenan como datos de activos estructurados, por lo que pueden mostrarse, filtrarse y usarse en informes.
Cuándo y por qué debe usarse
Use categorías y campos personalizados cuando las opciones predeterminadas de inventario no cubran la información que necesita rastrear. Por ejemplo:
- Cree una categoría de Uniformes y agregue un campo de Tamaño
- Cree una categoría de Vehículos y agregue un campo de Matrícula
- Cree una categoría de Equipos y agregue un campo de Fecha de calibración
Esto mantiene la información de los activos consistente y facilita su búsqueda e informes.
Cómo usar
- En su barra lateral, vaya a Configuración
- Vaya a Inventario
- En la pestaña Personalización de categorías, cree una nueva categoría o seleccione una existente
- Pídale a One que agregue los campos personalizados que necesita para esa categoría
- Guarde el activo
- La categoría y los campos personalizados están disponibles para los activos que usan esa categoría
- Use los valores de los campos almacenados para filtrar activos y, donde sea compatible, incluir la información en informes
Si su campo personalizado no está disponible cuando creo un activo, verifique que el campo se haya agregado a la categoría relevante y que esté creando o editando un activo asignado a esa categoría.
Las notas no son campos estructurados. Cree un campo personalizado para la información que necesita filtrar o usar en informes, y coloque el valor allí en su lugar.
Consejos y mejores prácticas
- Use nombres claros y específicos para categorías y campos para que todos sepan qué información ingresar
- Cree un campo separado para cada pieza de información que desea filtrar o reportar
- Por ejemplo, use Matrícula en lugar de agregar el número de placa a Notas
- Evite almacenar información estructurada en el campo de Notas cuando necesite filtrarla o reportarla
- Antes de crear una nueva categoría, verifique si una categoría existente ya se ajusta a sus necesidades
FAQ
-
¿Puedo crear una categoría que no esté incluida por defecto?
Sí. Puede crear sus propias categorías al crear o editar un activo.
-
¿Puedo filtrar activos usando campos personalizados?
Sí. Los valores de los campos personalizados son datos de activos estructurados y se pueden usar para filtrar donde el filtrado esté disponible.
-
¿Se pueden usar campos personalizados en informes?
Sí, la información de los campos personalizados se puede usar en informes donde sea compatible.