Comment collecter et rassembler toutes les données relatives aux congés ?

Toutes les données relatives aux congés peuvent être collectées en les exportant. Pour ce faire :

1. Dans votre barre latérale, accédez à Organisation
2. Cliquez sur les (...) situés dans le coin supérieur droit
3. Sélectionnez l'option « Exporter les données des employés ».
4. Dans la section Type, choisissez Congé
5. Vous pouvez exporter différents types de données relatives aux congés, notamment :
   • Congés d'entreprise export
   • Temps libre utilisé pour l'exportation
   • Exportation des activités de congés
   • Exportation du planning des congés
     
     

Que signifie la question « Le type d'absence est-il un jour ouvrable » ?

Un jour ouvrable est un jour où un salarié est contractuellement tenu de travailler. La question « L'absence est-elle considérée comme un jour ouvrable ? » fait référence au fait que le salarié travaille ou non pendant son absence. Par exemple, si un salarié est en télétravail, il indiquera que pendant son absence, il travaillera. Dans ce cas, l'absence sera considérée comme un jour ouvrable.

Si je crée une absence pour déplacement professionnel et que c'est un jour ouvrable, dois-je l'enregistrer ?

Si votre déplacement a lieu un jour ouvrable stipulé dans votre contrat, vous devez pointer. Le système de suivi du temps comptabilisera ainsi vos heures de travail. En revanche, si vous voyagez un samedi et que votre contrat ne prévoit pas de travail ce jour-là, vous ne devez pas pointer. Dans ce cas, l'administrateur pourra effectuer un ajustement pour compenser les heures travaillées.

Que signifie le fait que « l’absence soit visible ou non pour tous les employés » ?

Nous pouvons afficher les absences de nos employés sur le tableau de bord et le calendrier. La question de savoir qui peut consulter ces absences est simple : doivent-elles être visibles par tous les employés de l’entreprise, ou seulement par l’administrateur, le responsable des congés et l’employé concerné ?

Pourquoi le type d'absence n'apparaît-il pas lors d'une demande d'absence ?

C'est parce qu'il faut ajouter des types d'absence aux compteurs afin de pouvoir suivre les différents types d'absences.

Pour ajouter des types d'absences au compteur, suivez ces étapes :

1. Accédez aux Paramètres dans la barre latérale
2. Sous « Heure » , sélectionnez « Congé ».
3. Faites défiler vers le bas jusqu'à trouver les types d'absence.
4. Cliquez sur Ajouter un nouveau type d'absence

L'absence entraîne-t-elle une réduction du temps ?

Ce paramètre est défini par vos soins. Vous pouvez définir si le temps doit être déduit lors de la configuration du type d'absence.

1. Accédez aux Paramètres dans la barre latérale
2. Sous « Heure » , sélectionnez « Congé ».
3. Faites défiler vers le bas jusqu'à trouver les types d'absence.
4. Cliquez sur l' icône d'engrenage correspondant à l'absence que vous souhaitez configurer.
5. Sélectionnez le type de modification
6. Dans ce champ , ce montant est-il déduit du congé autorisé ? Choisissez parmi les options suivantes :
   • Oui, du temps est déduit.
   • Non, aucun temps n'est déduit.

Qui approuve les demandes de congés/vacances ?

Vous pouvez définir l'approbateur des demandes de congés de chaque employé directement depuis son profil :

1. Accédez à Organisation dans la barre latérale.
2. Sélectionnez la personne
3. Dans l' onglet Profil, faites défiler vers le bas jusqu'à Temps libre.
4. Désigner l' approbateur des congés

Vous pouvez également configurer un système d'approbation des congés personnalisé.

Apprenez-en davantage sur la création de systèmes d'approbation des congés.

Puis-je empêcher mes employés de demander des congés pendant certaines périodes ?

Oui, vous pouvez empêcher vos employés de poser des congés pendant certaines périodes en configurant des périodes bloquées. Les périodes bloquées correspondent à une plage de dates définie par l'entreprise durant laquelle les employés ne peuvent pas soumettre de demandes de congés. Cela permet de mieux planifier le travail de votre équipe tout au long de l'année et de garantir que les demandes de congés correspondent aux besoins de l'entreprise.

Si un employé demande un congé pendant une période bloquée, le système affichera un message d'avertissement l'informant que la date demandée ne peut être soumise. Toutefois, en tant qu'administrateur, vous pouvez lever les blocages pour certains employés en cas d'urgence ou d'obligations personnelles incontournables.

Apprenez à configurer des périodes bloquées pour vos congés.

Est-il possible de joindre des documents à une demande de congé après son approbation ?

Non, il n'est pas possible de joindre des documents à une demande de congé après son approbation.

Les employés peuvent-ils demander des congés même s'ils n'en ont pas encore accumulés ?

Oui, les employés peuvent demander des congés même s'ils n'en ont pas encore accumulé. Par défaut, ils ne peuvent pas demander plus de jours que le maximum autorisé. S'ils atteignent leur quota et ont besoin de congés supplémentaires, ces derniers seront accordés sans solde.

Il est toutefois possible de modifier les paramètres pour permettre aux employés de demander plus de jours que le maximum disponible.

Pour ce faire :

1. Accédez aux Paramètres dans la barre latérale
2. Sous « Heure », sélectionnez « Congé ».
3. Consultez la politique relative aux congés.
4. Cliquez sur l' icône d'engrenage correspondant au congé que vous souhaitez modifier.
5. Dans les paramètres d'allocation, à la section « Le compteur peut-il être négatif ? », sélectionnez « Oui ». Il est alors possible de demander plus de jours que le maximum disponible.
6. Cliquez sur « Enregistrer les modifications » , dans le coin supérieur droit.

Comment puis-je modifier le nombre de jours de congé d'un seul employé ?

Vous pouvez modifier le nombre de jours de congé d'un employé en créant des ajustements de son allocation de congés . Voici comment procéder :

Pour effectuer un ajustement du congé autorisé :

1. Dans votre barre latérale, accédez à Organisation
2. Sélectionnez la personne
3. Rendez-vous sur Time Off
4. Faites défiler jusqu'à trouver « Ajustements des congés ».
5. Cliquez sur Ajouter un ajustement de congé
6. Remplissez les champs
7. Cliquez sur Ajouter un réglage

Factorial crée-t-il automatiquement une absence non justifiée ou un congé sans solde lorsqu'un employé ne se présente pas à son poste de travail le jour prévu ?

Non, Factorial ne crée pas automatiquement une absence non justifiée ou un congé sans solde lorsqu'un employé ne se présente pas à son poste le jour de travail prévu.

Qu'est-ce qu'un approbateur global ?

Un approbateur global est une personne située au dernier niveau du processus d'approbation des absences et habilitée à approuver ou à refuser les demandes d'absence. Étant donné sa position finale, sa décision est définitive et confirme ou refuse la demande d'absence, indépendamment des décisions prises aux niveaux précédents.

Cela signifie qu'un approbateur global peut approuver une demande même si les niveaux précédents n'ont pas encore agi, car son approbation constitue la dernière étape requise.

Comment puis-je télécharger un rapport ne contenant que les colonnes dont j'ai besoin ?

Pour éviter la saisie manuelle dans Excel, nous vous recommandons d'utiliser l' outil de création de rapports personnalisés d'Analytics. Celui-ci vous permet de sélectionner uniquement les champs nécessaires (par exemple, le nom de l'employé, le type d'absence, les dates) avant l'exportation.