Comment fonctionne l'intégration du service de données de facturation DATEV ?

L'intégration envoie vos dépenses approuvées depuis Factorial à votre conseiller fiscal dans DATEV Unternehmen online. Chaque dépense arrive avec son reçu et est déjà attribuée à des comptes, donc votre conseiller fiscal n'a qu'à les examiner et les enregistrer.

• Les données ne vont que dans un sens, de Factorial vers DATEV.
• Il n'y a pas de fichiers à télécharger ou à télécharger. Factorial envoie les données directement.
• L'intégration est disponible pour les entités légales en Allemagne.

Avant de commencer

Ce dont vous avez besoin dans Factorial

Plan : Dépenses avec comptabilité (comptes G/L). Vous avez une comptabilité si l'un de ces points s'applique :

• Vous avez des Dépenses sur le plan Entreprise, ou
• Vous avez des Dépenses sur le plan Business, plus Comptes Fournisseurs ou Achats sur le plan Business ou supérieur.

Configuration de la comptabilité : chaque catégorie de dépense doit être liée à un compte G/L (Sachkonto). Vous le faites dans les paramètres de comptabilité ou via One.

Qui peut faire quoi :

• Les administrateurs installent l'intégration et connectent DATEV.
• Les administrateurs et les responsables ayant la permission de gérer les dépenses peuvent transférer les dépenses.
• Créer le plan comptable et lier les catégories aux comptes G/L nécessite les autorisations comptables (« Gérer les comptes de grand livre » et « Assigner des comptes de grand livre aux ressources »).

Mon conseiller fiscal a-t-il besoin d'un accès à Factorial ?

• Non. Dans la plupart des cas, l'entreprise configure l'intégration et transfère les dépenses, tandis que votre conseiller fiscal travaille uniquement dans DATEV.
• Si votre conseiller fiscal doit également travailler dans Factorial, un administrateur les ajoute de l'une des deux manières :
  • En tant qu'employé de votre entreprise, ou
  • En tant qu'utilisateur externe de votre compte Factorial.

Ensuite, l'administrateur leur attribue un groupe de permissions qui leur permet de gérer les dépenses.

Ce qu'il faut convenir d'abord avec votre conseiller fiscal

Parcourez cette liste ensemble avant de configurer quoi que ce soit :

• Quel client DATEV (Mandant) chaque entité légale allemande enregistre, avec le Beraternummer et Mandantennummer. Ceux-ci doivent correspondre à l'ensemble des données de comptabilité (Buchführungsbestand) dans DATEV Kanzlei-Rechnungswesen.
• L'exercice fiscal : il doit exister dans DATEV, avec le bon livre activé pour cela :
  • Le Rechnungseingangsbuch (livre des factures entrantes) pour les dépenses remboursées et toute dépense qui ne va pas au Kassenbuch,
  • Kassenbuch en ligne si vous envoyez les dépenses de carte d'entreprise à un Kassenbuch.
• Plan comptable et longueur des comptes : SKR03 ou SKR04, et combien de chiffres un compte G/L a (par exemple 4).
• Attribution des comptes : quelle catégorie de dépense s'enregistre dans quel compte G/L et centre de coûts, et quels comptes créanciers (Personenkonten) utiliser pour les remboursements et les paiements par carte d'entreprise.
• TVA : Factorial envoie le taux et le montant de la TVA, mais pas la clé fiscale (BU-Schlüssel). Convenez de la manière dont votre conseiller fiscal gère la TVA dans DATEV.
• Qui commande le service et accorde l'accès dans DATEV (votre conseiller fiscal), et qui se connecte à DATEV depuis Factorial (voir ci-dessous).

Ce que votre conseiller fiscal configure dans DATEV

Votre conseiller fiscal fait cela une fois pour chaque client, dans MyDATEV Mandantenregistrierung, qu'il commence depuis DATEV Arbeitsplatz. Le guide étape par étape de DATEV est Commander et configurer le service de données de facturation DATEV 1.0 en tant que cabinet de conseil fiscal (Doc. No. 1037210).

Avant de commencer, le client a besoin du service (Leistung) Buchführung dans DATEV Arbeitsplatz, et la personne qui commande a besoin de la bonne « Bestellen-/Vertrags- und Personendaten verwalten » dans DATEV Rechteverwaltung en ligne.

1. Commander le service de données de facturation DATEV 1.0 sur le numéro de conseiller utilisé par le client (mandantengenutzte Beraternummer). Si le client en a déjà un, par exemple pour DATEV Unternehmen online, il est réutilisé ; sinon, un nouveau est créé. Un Kanzlei-Beraternummer ne peut pas être utilisé ici. Dans la même étape, votre conseiller fiscal choisit la personne de votre entreprise qui connectera Factorial et, si nécessaire, commande un DATEV SmartLogin pour elle. Votre entreprise reçoit l'ID SmartLogin et le code d'enregistrement par courrier.
2. Attribuer le modèle de droits (Rechtevorlage) “DATEV Rechnungsdatenservice 1.0” à cette personne. Seul un administrateur dans DATEV Rechteverwaltung en ligne peut le faire, soit pendant la commande, soit plus tard dans Rechteverwaltung en ligne.
3. Créer l'ensemble de données dans DATEV Belege en ligne avec le formulaire de traitement “Erweitert”, y compris l'exercice fiscal. Son Beraternummer et Mandantennummer sont pris de la Leistung Buchführung. Un contrat séparé DATEV Unternehmen online n'est pas nécessaire juste pour recevoir les données.

La personne de l'étape 1 connecte Factorial avec son SmartLogin (ou une autre méthode de connexion DATEV, comme mIDentity ou SmartCard).

Si quelqu'un du cabinet du conseiller fiscal transfère les dépenses à la place, votre conseiller fiscal ne commande que le service sur le numéro de conseiller utilisé par le client, et votre entreprise n'a pas besoin d'un SmartLogin. Le cabinet attribue le Rechtevorlage à son propre employé (Doc. No. 1018840), qui se connecte depuis Factorial avec son propre identifiant DATEV et a besoin d'accès à Factorial (voir ci-dessus).

Si vous utilisez le Kassenbuch pour les cartes d'entreprise, votre conseiller fiscal active également DATEV Kassenbuch en ligne pour l'ensemble de données, crée un Kassenbuch pour le client et l'ouvre pour l'exercice fiscal en cours. DATEV n'ouvre pas automatiquement de nouvelles années de livre de caisse, donc cela doit être répété chaque année. Un Kassenbuch qui ne reçoit que des paiements par carte a besoin d'un solde d'ouverture, ou la vérification de solde négatif de DATEV doit être désactivée. Belege en ligne avec le formulaire de traitement “Erweitert” est également nécessaire dans ce cas.

Configurer l'intégration

1. Installer l'intégration. Allez dans Marketplace, ouvrez DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 et cliquez sur Installer.
2. Connectez-vous à DATEV. Dans l'onglet Connection, cliquez sur Connectez-vous à DATEV et connectez-vous avec votre SmartLogin DATEV (ou une autre méthode de connexion DATEV, comme mIDentity ou SmartCard).
3. Choisissez le client DATEV. Dans l'onglet Configuration, choisissez le client DATEV pour chaque entité légale allemande. La liste n'affiche que les clients auxquels vous avez accès dans DATEV.
4. Optionnel : ajouter des comptes créanciers. Dans l'onglet Rechnungseingangsbuch, entrez le compte créancier pour les remboursements (Kreditorensammelkonto) et, éventuellement, celui pour les dépenses payées par l'entreprise. Vous pouvez également donner à des employés individuels leur propre compte créancier.
5. Optionnel : envoyer les dépenses de carte d'entreprise à un Kassenbuch. Dans l'onglet Kassenbuch, activez Exporter les dépenses de carte d'entreprise vers un Kassenbuch. Choisissez les cartes (carte de crédit d'entreprise, carte de débit d'entreprise ou Factorial carte) et entrez le nom du Kassenbuch exactement comme votre conseiller fiscal l'a nommé dans DATEV, par exemple “Factorial Karte”. Les dépenses remboursées vont toujours au Rechnungseingangsbuch.

Vérifiez que tout est correctement connecté

Dans l'onglet Connection :

• Statut affiche Connecté.
• Autorisé par (DATEV) affiche le nom de la personne que vous attendez.
• La connexion expire le indique jusqu'à quand vous pouvez transférer. Pour des raisons de sécurité, la connexion dure 11 heures. Vous serez invité à vous reconnecter si vous essayez de synchroniser après ce délai.

Dans l'onglet Configuration, chaque client affiche son nom et ses numéros, un résultat de vérification pour chaque livre (le Rechnungseingangsbuch, et le Kassenbuch si vous en utilisez un) et quand il a été vérifié pour la dernière fois avec DATEV :

• Prêt : vous pouvez transférer.
• Besoin d'attention : vous pouvez transférer, mais certains comptes seront rejetés. Cliquez sur Afficher les détails pour voir lesquels.
• Impossible d'exporter : quelque chose manque dans DATEV. Le message vous indique quoi.

Vous pouvez voir et révoquer l'accès de Factorial à DATEV sous Applications connectées.

Transférer les dépenses

1. Dans Dépenses, filtrez la liste pour les dépenses approuvées que vous souhaitez transférer et cliquez sur Synchroniser avec DATEV en bas de la page. Factorial transfère les dépenses affichées dans la liste ; sélectionner des dépenses individuelles ne change pas ce qui est envoyé.
2. Factorial les envoie à DATEV, regroupées par client et mois. Les mois de Kassenbuch sont envoyés un à un, du plus ancien au plus récent, donc un transfert couvrant plusieurs mois prend un peu plus de temps.
3. Vous pouvez voir le statut de synchronisation de chaque dépense directement dans Dépenses. Pour plus de détails, y compris les propres messages de DATEV, ouvrez l'onglet Journal de traitement de l'intégration.

Ce qui est envoyé

Pour chaque dépense, Factorial envoie :

• date, montant et devise (avec le taux de change pour les devises étrangères),
• taux de TVA et montant,
• compte G/L et compte créancier,
• centre de coûts,
• nom du commerçant et ID TVA,
• numéro de facture et description,
• le reçu.

Que se passe-t-il dans DATEV

Dans Belege en ligne, les comptes sont déjà remplis : Sachkonto, Geschäftspartner-Konto (le compte créancier) et le taux d'imposition. BU reste vide, car la clé fiscale n'est pas envoyée.

1. Chaque dépense apparaît dans Belege en ligne dans DATEV Unternehmen online, avec le reçu joint. Elle est classée dans le Belegkreis que votre conseiller fiscal a configuré pour les factures entrantes (par défaut “Eingangsrechnungen”), sous le mois de la dépense.
2. Ses données de facture deviennent un Belegsatz dans le Rechnungseingangsbuch de Belege en ligne, lié au reçu et avec les comptes déjà remplis. Chaque téléchargement est listé sous Startseite Belege › Protokolle › Import › Importprotokoll anzeigen.
3. Votre conseiller fiscal rend les Belegsätze disponibles pour la comptabilité : sous Startseite Belege › Belege bereitstellen, il sélectionne le Belegstapel et clique sur Bereitstellen.
4. Dans DATEV Kanzlei-Rechnungswesen, votre conseiller fiscal les récupère (Bestand › Daten holen › Mandant ergänzen), crée des suggestions de réservation (Buchungsvorschläge) sous Belege buchen, les vérifie, ajoute la clé fiscale si nécessaire et les publie.

Si vous utilisez le Kassenbuch, les dépenses par carte d'entreprise apparaissent comme des entrées de caisse (Kassenbewegungen) dans DATEV Kassenbuch en ligne à la place. Votre conseiller fiscal clique sur Festschreiben und Bereitstellen là-bas et les récupère ensuite de la même manière.

Factorial ne publie jamais directement sur vos comptes. Si vous modifiez une dépense après l'avoir transférée, corrigez le Beleg dans DATEV également, puis marquez la dépense comme Accepté comme exporté dans l'onglet Journal de traitement afin que les transferts ultérieurs l'ignorent.

Dépannage

Pour toute question concernant l'intégration dans Factorial, contactez Factorial Support. Votre conseiller fiscal ou leur administrateur DATEV gère les paramètres et les droits d'accès dans DATEV.

• Le client DATEV est manquant, ou Factorial dit qu'il n'y a pas d'accès au client
  La personne qui s'est connectée n'a pas le droit Rechnungsdatenservice 1.0 pour ce client, ou le service n'a pas encore été commandé.
  → Demandez à l'administrateur DATEV de votre conseiller fiscal d'attribuer le Rechtevorlage “DATEV Rechnungsdatenservice 1.0” dans Rechteverwaltung en ligne. Rechargez ensuite la page.
  Qui aide : votre conseiller fiscal.
  
• Je ne peux pas sélectionner le client dont j'ai besoin
  Vous avez peut-être signé avec un SmartLogin ou une SmartCard différent(e). Vérifiez qui est affiché sous Autorisé par (DATEV). Si c'est la mauvaise personne, cliquez sur Déconnecter et reconnectez-vous avec la bonne.
  Si Factorial dit que deux entités légales ne peuvent pas s'enregistrer dans le même client, choisissez un client différent pour l'une d'elles.
  Qui aide : vous ; si le client n'apparaît toujours pas, votre conseiller fiscal.
  
• La connexion à DATEV ne fonctionne pas
  • Le SmartLogin est verrouillé ou non activé. L'administrateur DATEV de votre conseiller fiscal peut résoudre ce problème.
  • Vous revenez à Factorial, mais le statut est toujours “Non connecté”. Cliquez à nouveau sur Connectez-vous à DATEV. Si cela se reproduit, contactez Factorial Support.
  • Le statut indique “Reconnecter nécessaire”. La connexion a expiré ou a été révoquée. Cliquez à nouveau sur Connectez-vous à DATEV.
    
• Un transfert a échoué ou n'a été que partiellement accepté
  Ouvrez le Journal de traitement. Pour chaque dépense, vous verrez pourquoi elle a été rejetée, souvent avec un lien vers l'aide DATEV.
  • Problèmes de compte (par exemple, un compte G/L est manquant ou a la mauvaise longueur) : corrigez-les dans les paramètres de comptabilité dans Factorial, puis transférez à nouveau.
  • Problèmes de configuration DATEV (par exemple, pas d'exercice fiscal, ou le formulaire de traitement n'est pas “Erweitert”) : demandez à votre conseiller fiscal.
  • Statut “Vérifier dans DATEV” : Factorial n'a pas pu confirmer le résultat. Vérifiez dans Belege en ligne si les documents sont arrivés. S'ils ne l'ont pas fait, choisissez Non enregistré dans DATEV pour que le prochain transfert les renvoie. S'ils sont arrivés, choisissez Accepté comme exporté.
  • DATEV est inaccessible, ou l'erreur revient : contactez Factorial Support. Incluez l'ID de travail DATEV du journal de traitement.
    
• Les dépenses par carte d'entreprise n'atteignent pas le Kassenbuch
  Dans l'onglet Configuration, le résultat de vérification vous indique ce qui manque :
  • “Ce client n'a pas de Kassenbuch” ou “Le Kassenbuch n'a pas d'exercice fiscal pour aujourd'hui” : demandez à votre conseiller fiscal de créer le Kassenbuch ou d'ouvrir l'année en cours dans Kassenbuch en ligne.
  • “Le Kassenbuch de l'année prochaine n'est pas encore ouvert” : l'exercice fiscal se termine bientôt. Demandez à votre conseiller fiscal d'ouvrir l'année prochaine avant votre premier transfert de la nouvelle année.
  • “Seules les dépenses par carte d'entreprise peuvent être exportées” : le Kassenbuch est prêt mais le Rechnungseingangsbuch ne l'est pas. Les dépenses par carte se transfèrent toujours. Les dépenses remboursées ne peuvent pas être transférées tant que votre conseiller fiscal n'active pas le Rechnungseingangsbuch. Si vous ne transférez que des dépenses par carte, vous pouvez ignorer ce message.
    Si le nom du Kassenbuch dans Factorial ne correspond pas exactement à celui de DATEV, corrigez-le dans l'onglet Kassenbuch.
    Qui aide : votre conseiller fiscal ; pour le nom, vous.
    
• Certains champs sont manquants dans DATEV
  DATEV n'affiche que les champs qui sont activés dans le masque d'entrée Belege en ligne (Erfassungsmaske). Demandez à votre conseiller fiscal de les activer.

Aide DATEV

• Commander et configurer le service de données de facturation DATEV 1.0 en tant que cabinet de conseil fiscal (Doc. No. 1037210)
• DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 : données à reprendre (Doc. No. 1071255)
• Services de données comptables : définition et configuration des modèles de droits (Doc. No. 1018840)
• Vérifier l'importation de documents numériques et de données documentaires structurées (Doc. No. 1022872)
• Applications connectées à DATEV

Besoin d'aide ?

• Factorial Support — configuration de l'intégration et erreurs de transfert : contacter Factorial Support
• Votre conseiller fiscal — commande du service, droits dans DATEV, paramètres clients et publication dans DATEV