Cet article s'adresse à : admins et équipes finance.
Une bonne configuration des approbations fait passer rapidement la plupart des dépenses et ne mobilise le temps des personnes que là où c'est nécessaire. Vous trouverez ci-dessous des exemples prêts à adapter pour une startup, une PME et une multinationale, avec les mots exacts à donner à One, notre assistant IA. One les transforme en contrôles des dépenses (la dépense respecte-t-elle la politique ?) et en circuit d'approbation (qui la vérifie ?).
Comment les deux éléments fonctionnent ensemble
Vue d'ensemble
- Les contrôles des dépenses examinent chaque dépense et lui attribuent un résultat : Conforme à la politique, Avertissement, Non conforme à la politique ou Impossible à vérifier.
- Le circuit d'approbation décide de la suite : approuver automatiquement, solliciter une personne ou rejeter, selon les détails de la dépense et le résultat des contrôles des dépenses. Les règles désignent des rôles, comme « le responsable du collaborateur », de sorte que le circuit continue de fonctionner lorsque des personnes changent d'équipe. Voir Comment configurer le circuit d'approbation ? pour toutes les options.
Ce dont vous avez besoin : l'autorisation Peut accéder aux paramètres des dépenses et One activé dans votre entreprise.
Mode d'emploi
- Allez dans Paramètres > Dépenses, cliquez sur Contrôles des dépenses sous Automatisations, puis sur Modifier les contrôles, et décrivez votre politique. Voir Comment vérifier les dépenses par rapport à ma politique de dépenses ?
- Dans Paramètres > Dépenses, cliquez sur Circuit d'approbation sous Configuration, puis sur Modifier, et décrivez qui approuve quoi. Voir Comment configurer le circuit d'approbation ?
- Vérifiez ce que One a préparé sur la page et cliquez sur Enregistrer. Rien ne change tant que vous n'avez pas enregistré.
Startup (jusqu'à environ 50 personnes)
Objectif : la rapidité. Les fondateurs ne veulent pas approuver un café et personne n'a encore d'équipe finance.
Demandez à One votre circuit :
« Approuve automatiquement les dépenses qui réussissent les contrôles des dépenses et sont inférieures à 100 €. Envoie toutes les autres au responsable du collaborateur. Si le collaborateur n'a pas de responsable, envoie-les au CEO. »
PME (environ 50 à 500 personnes)
Objectif : un contrôle finance sur ce qui compte, sans ralentir le reste.
Demandez à One votre circuit :
« Approuve automatiquement les dépenses qui réussissent les contrôles des dépenses et sont inférieures à 200 €. Envoie les avertissements et tout ce qui dépasse 200 € au responsable du collaborateur. Après le responsable, envoie à l'équipe finance les dépenses supérieures à 1 000 € et tout ce qui n'est pas conforme à la politique. »
Vérifiez le récapitulatif de One avant d'enregistrer (voir FAQ 5). Autres contrôles à ajouter : voir FAQ 7.
Multinationale (plusieurs entités juridiques ou pays)
Objectif : le même contrôle partout, avec des équipes finance locales responsables de leur entité.
Demandez à One votre circuit :
« Approuve automatiquement les dépenses qui réussissent les contrôles des dépenses et sont inférieures à 150 €. Envoie toutes les autres au responsable du collaborateur. Ensuite, envoie les dépenses de l'entité juridique d'Espagne à l'équipe finance d'Espagne et celles de l'entité juridique d'Allemagne à l'équipe finance d'Allemagne. Envoie les dépenses supérieures à 5 000 € au CFO en dernière étape. »
Conseils et bonnes pratiques
- Commencez simple. Une ou deux étapes suffisent à la plupart des entreprises. N'ajoutez des étapes que lorsque le besoin est réel.
- Décidez ce qu'il advient des dépenses qui n'ont pas pu être vérifiées, afin que rien ne soit approuvé sans que personne ne l'ait regardé.
- Utilisez des rôles, pas des noms, pour que le circuit résiste aux arrivées et aux départs.
- Demandez à One d'expliquer votre circuit (« explique mon circuit d'approbation ») et vérifiez-le une fois par trimestre.
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Dépannage et FAQ
Dépannage
Une dépense est allée à la mauvaise personne.
C'est la première règle qui correspond qui s'applique. Assurez-vous que les règles spécifiques passent avant les règles générales et que le collaborateur a un responsable dans son profil.
One ne répond pas sur la page Circuit d'approbation.
Rechargez la page et réessayez. Si le problème persiste, contactez le support.
Trop de dépenses arrivent encore à une personne.
Regardez quels contrôles génèrent le plus souvent des avertissements. Ajustez la règle, ou laissez les avertissements inférieurs à un petit montant être approuvés automatiquement.
FAQ
1. Puis-je toujours choisir les approbateurs par niveau, comme avant ?
Oui, avec vos propres mots : « d'abord le responsable, puis la finance » est un circuit en deux étapes.
2. Ai-je besoin des contrôles des dépenses pour automatiser les approbations ?
Non. Vous pouvez approuver automatiquement uniquement selon le montant. Les contrôles des dépenses rendent le processus plus sûr, car seules les dépenses conformes à votre politique passent.
3. Les contrôles empêchent-ils un collaborateur d'envoyer une dépense ?
Non. Les contrôles ne bloquent jamais l'envoi ni l'approbation. Votre circuit décide de la suite à donner au résultat.
4. Que sont devenus nos anciens groupes d'approbation et nos politiques de dépenses ?
Les groupes d'approbation sont devenus votre circuit d'approbation et les politiques de dépenses sont devenues les contrôles des dépenses, de sorte que vos règles ont été conservées.
5. One a envoyé à la finance des dépenses avec un avertissement dans l'exemple de la PME. Est-ce normal ?
Cela peut arriver : One peut aussi envoyer à la finance les dépenses avec un avertissement, pas seulement celles non conformes à la politique. Vérifiez le récapitulatif de One avant d'enregistrer et, si ce n'est pas ce que vous voulez, dites-le-lui, par exemple « envoie à la finance uniquement les dépenses non conformes à la politique, pas les avertissements ».
6. Où se trouvent les contrôles des dépenses et le circuit d'approbation dans les Paramètres ?
Les deux sont dans Paramètres > Dépenses : Contrôles des dépenses sous Automatisations et Circuit d'approbation sous Configuration.
7. Quels contrôles des dépenses ajouter selon la taille de mon entreprise ?
- Startup : l'ensemble prêt à l'emploi, plus une ou deux limites réelles, par exemple « Repas : 30 € maximum par personne ».
- PME : des plafonds hebdomadaires ou mensuels par catégorie, des délais (par exemple 30 jours pour soumettre) et des factures détaillées avec TVA au-delà d'un certain montant.
- Multinationale : des règles pour certaines personnes seulement (par exemple des plafonds d'hôtel différents selon les pays), des contrôles de devise, et les voyages en classe affaires ou en première classe signalés par un avertissement.
8. Que se passe-t-il si une dépense ne correspond à aucune de mes règles ?
Dites ce que vous voulez dès votre première demande, par exemple « envoie tout le reste au responsable du collaborateur », comme dans les exemples ci-dessus, pour que chaque dépense ait une étape suivante. Vérifiez ensuite le récapitulatif de One avant d'enregistrer.