Com a configuração de aprovação certa, a maioria das despesas é aprovada rapidamente e as pessoas só dedicam tempo ao que realmente precisa. Em seguida, encontra exemplos prontos a adaptar para uma startup, uma PME e uma multinacional, com as frases exatas que pode dar ao ONE, o nosso assistente de IA. O ONE transforma-as em verificações de despesas (a despesa cumpre a política?) e num fluxo de aprovação (quem a revê?).

Como funcionam em conjunto as duas peças

Visão geral

• As verificações de despesas leem cada despesa e atribuem-lhe um resultado: Dentro da política, Aviso, Fora da política ou Não foi possível verificar.
• O fluxo de aprovação decide o que acontece a seguir: aprovar automaticamente, pedir a revisão de uma pessoa ou rejeitar, com base nos dados da despesa e no resultado das verificações de despesas. As regras referem-se a funções, como «o/a gestor/a do/da colaborador/a», pelo que o fluxo continua a funcionar quando as pessoas mudam de equipa. Consulte todas as opções em Configure o fluxo de aprovação.

O que precisa: a permissão Pode aceder às configurações de despesas e ter o ONE ativado na sua empresa.

Como usar

1. Aceda a Configurações > Despesas, clique em Verificações de despesas em Automatizações e depois em Editar verificações, e descreva a sua política. Consulte Verifique as despesas de acordo com a sua política de despesas.
2. Em Configurações > Despesas, clique em Fluxo de aprovação em Configuração e depois em Editar, e descreva quem aprova o quê. Consulte Configure o fluxo de aprovação.
3. Reveja na página o que o ONE preparou e clique em Guardar. Nada muda até guardar.

Startup (até cerca de 50 pessoas)

Objetivo: rapidez. Os/as fundadores/as não querem aprovar cafés e ainda não existe equipa financeira.

Peça o seu fluxo ao ONE:

«Aprova automaticamente as despesas que passem nas verificações de despesas e sejam inferiores a 100 €. Envia todas as outras para o/a gestor/a do/da colaborador/a. Se o/a colaborador/a não tiver gestor/a, envia-as para o/a CEO.»

PME (de cerca de 50 a 500 pessoas)

Objetivo: que a equipa financeira reveja o que é importante sem travar o resto.

Peça o seu fluxo ao ONE:

«Aprova automaticamente as despesas que passem nas verificações de despesas e sejam inferiores a 200 €. Envia os avisos e tudo o que ultrapasse os 200 € para o/a gestor/a do/da colaborador/a. Depois do/da gestor/a, envia para a equipa financeira as despesas acima de 1000 € e tudo o que esteja fora da política.»

Reveja o resumo do ONE antes de guardar (consulte a pergunta frequente 5). Para adicionar mais verificações, consulte a pergunta frequente 7.

Multinacional (várias entidades legais ou países)

Objetivo: o mesmo controlo em todo o lado, com equipas financeiras locais responsáveis pela respetiva entidade.

Peça o seu fluxo ao ONE:

«Aprova automaticamente as despesas que passem nas verificações de despesas e sejam inferiores a 150 €. Envia todas as outras para o/a gestor/a do/da colaborador/a. Depois, envia as despesas da entidade legal de Espanha para a equipa financeira de Espanha e as da entidade legal da Alemanha para a equipa financeira da Alemanha. Como último passo, envia para o/a diretor/a financeiro/a as despesas acima de 5000 €.»

Resolução de problemas e perguntas frequentes

Resolução de problemas

Uma despesa chegou à pessoa errada.
Aplica-se a primeira regra que corresponde. Certifique-se de que as regras específicas vêm antes das gerais e de que o/a colaborador/a tem um/a gestor/a no perfil.

O ONE não responde na página Fluxo de aprovação.
Volte a carregar a página e tente novamente. Se o problema persistir, contacte o suporte.

Continuam a chegar demasiadas despesas a uma pessoa.
Veja quais as verificações que dão avisos com mais frequência. Ajuste a regra ou deixe que os avisos abaixo de um montante pequeno sejam aprovados automaticamente.

Perguntas frequentes

1. Ainda posso escolher os/as aprovadores/as por níveis, como antes?
   Sim, por palavras suas: «primeiro o/a gestor/a e depois a equipa financeira» é um fluxo de dois passos.
   
2. Preciso das verificações de despesas para automatizar as aprovações?
   Não. Pode aprovar automaticamente apenas pelo montante. As verificações de despesas tornam o processo mais seguro, porque só passam as despesas que cumprem a sua política.
   
3. As verificações impedem um/a colaborador/a de enviar uma despesa?
   Não. As verificações nunca impedem o envio nem a aprovação. O seu fluxo decide o que fazer com o resultado.
   
4. O que aconteceu aos nossos antigos grupos de aprovação e políticas de despesas?
   Os grupos de aprovação passaram a ser o seu fluxo de aprovação e as políticas de despesas passaram a verificações de despesas, por isso as suas regras foram mantidas.
   
5. No exemplo da PME, o ONE enviou para a equipa financeira despesas com um aviso. É normal?
   Pode acontecer: o ONE também pode enviar para a equipa financeira as despesas com um aviso, e não só as que estão fora da política. Reveja o resumo do ONE antes de guardar e, se não for o que pretende, diga-lhe; por exemplo: «envia para a equipa financeira só as despesas fora da política, não os avisos».
   
6. Onde estão as verificações de despesas e o fluxo de aprovação nas Configurações?
   Ambos estão em Configurações > Despesas: Verificações de despesas em Automatizações e Fluxo de aprovação em Configuração.
   
7. Que verificações de despesas devo adicionar consoante a dimensão da minha empresa?
   • Startup: as predefinidas, mais os seus um ou dois limites reais; por exemplo, «Refeições: no máximo 30 € por pessoa».
   • PME: limites semanais ou mensais por categoria, prazos (por exemplo, 30 dias para enviar) e faturas detalhadas com IVA a partir de um montante.
   • Multinacional: regras só para algumas pessoas (por exemplo, limites de hotel diferentes consoante o país), verificações de moeda e viagens em executiva ou primeira classe sinalizadas com um aviso.
8. E se uma despesa não corresponder a nenhuma das minhas regras?
   Indique o que pretende no seu primeiro pedido; por exemplo, «envia todas as outras para o/a gestor/a do/da colaborador/a», como nos exemplos acima, para que todas as despesas tenham um passo seguinte. Depois, reveja o resumo do ONE antes de guardar.