Com a configuração de aprovação certa, a maioria das despesas é aprovada rapidamente e as pessoas só dedicam tempo ao que realmente precisa. Veja abaixo exemplos prontos para adaptar a uma startup, uma PME e uma multinacional, com as frases exatas que você pode passar ao ONE, nosso assistente de IA. O ONE transforma essas frases em verificações de despesas (a despesa cumpre a política?) e em um fluxo de aprovação (quem revisa a despesa?).

Como as duas partes funcionam juntas

Visão geral

• As verificações de despesas leem cada despesa e atribuem um resultado: Dentro da política, Aviso, Fora da política ou Não foi possível verificar.
• O fluxo de aprovação decide o que acontece em seguida: aprovar automaticamente, pedir a revisão de uma pessoa ou rejeitar, com base nos dados da despesa e no resultado das verificações de despesas. As regras apontam para funções, como «o/a gestor/a do/da colaborador/a», para que o fluxo continue funcionando quando as pessoas mudam de equipe. Consulte todas as opções em Configure o fluxo de aprovação.

O que você precisa: a permissão Pode acessar as configurações de despesas e o ONE ativado na sua empresa.

Como usar

1. Acesse Configurações > Despesas, clique em Verificações de despesas em Automações e depois em Editar verificações, e descreva sua política. Consulte Verifique as despesas de acordo com sua política de despesas.
2. Em Configurações > Despesas, clique em Fluxo de aprovação em Configuração e depois em Editar, e descreva quem aprova o quê. Consulte Configure o fluxo de aprovação.
3. Revise na página o que o ONE preparou e clique em Salvar. Nada muda até você salvar.

Startup (até cerca de 50 pessoas)

Objetivo: velocidade. Os/as fundadores/as não querem aprovar cafezinho e ainda não existe equipe financeira.

Peça seu fluxo ao ONE:

«Aprove automaticamente as despesas que passarem nas verificações de despesas e forem inferiores a R$ 100. Envie todas as outras para o/a gestor/a do/da colaborador/a. Se o/a colaborador/a não tiver gestor/a, envie para o/a CEO.»

PME (de cerca de 50 a 500 pessoas)

Objetivo: a equipe financeira revisa o que importa, sem atrasar o resto.

Peça seu fluxo ao ONE:

«Aprove automaticamente as despesas que passarem nas verificações de despesas e forem inferiores a R$ 200. Envie os avisos e tudo o que passar de R$ 200 para o/a gestor/a do/da colaborador/a. Depois do/da gestor/a, envie para a equipe financeira as despesas acima de R$ 1.000 e tudo o que estiver fora da política.»

Revise o resumo do ONE antes de salvar (veja a pergunta frequente 5). Para adicionar mais verificações, veja a pergunta frequente 7.

Multinacional (várias entidades jurídicas ou países)

Objetivo: o mesmo controle em todo lugar, com equipes financeiras locais responsáveis pela sua entidade.

Peça seu fluxo ao ONE:

«Aprove automaticamente as despesas que passarem nas verificações de despesas e forem inferiores a R$ 150. Envie todas as outras para o/a gestor/a do/da colaborador/a. Depois, envie as despesas da entidade jurídica do Brasil para a equipe financeira do Brasil e as da entidade jurídica do México para a equipe financeira do México. Como última etapa, envie para o/a diretor/a financeiro/a as despesas acima de R$ 5.000.»

Solução de problemas e perguntas frequentes

Solução de problemas

Uma despesa foi para a pessoa errada.
Vale a primeira regra que corresponder. Verifique se as regras específicas vêm antes das gerais e se o/a colaborador/a tem um/a gestor/a no perfil.

O ONE não responde na página Fluxo de aprovação.
Recarregue a página e tente de novo. Se o problema continuar, entre em contato com o suporte.

Ainda chegam despesas demais para uma pessoa.
Veja quais verificações geram avisos com mais frequência. Ajuste a regra ou deixe que os avisos abaixo de um valor pequeno sejam aprovados automaticamente.

Perguntas frequentes

1. Ainda posso escolher os/as aprovadores/as por nível, como antes?
   Sim, com suas próprias palavras: «primeiro o/a gestor/a, depois a equipe financeira» é um fluxo de duas etapas.
   
2. Preciso das verificações de despesas para automatizar as aprovações?
   Não. Você pode aprovar automaticamente só pelo valor. As verificações de despesas deixam o processo mais seguro, porque só passam as despesas que cumprem sua política.
   
3. As verificações impedem um/a colaborador/a de enviar uma despesa?
   Não. As verificações nunca impedem o envio nem a aprovação. Seu fluxo decide o que fazer com o resultado.
   
4. O que aconteceu com nossos antigos grupos de aprovação e políticas de despesas?
   Os grupos de aprovação viraram seu fluxo de aprovação e as políticas de despesas viraram verificações de despesas, então suas regras foram mantidas.
   
5. No exemplo da PME, o ONE enviou para a equipe financeira despesas com aviso. Isso é normal?
   Pode acontecer: o ONE também pode enviar para a equipe financeira despesas com aviso, e não só as que estão fora da política. Revise o resumo do ONE antes de salvar e, se não for isso que você quer, diga a ele; por exemplo: «envie para a equipe financeira só as despesas fora da política, não os avisos».
   
6. Onde ficam as verificações de despesas e o fluxo de aprovação nas Configurações?
   Os dois ficam em Configurações > Despesas: Verificações de despesas em Automações e Fluxo de aprovação em Configuração.
   
7. Quais verificações de despesas devo adicionar de acordo com o tamanho da minha empresa?
   • Startup: as predefinidas, mais os seus um ou dois limites reais; por exemplo, «Refeições: no máximo R$ 30 por pessoa».
   • PME: limites semanais ou mensais por categoria, prazos (por exemplo, 30 dias para enviar) e notas fiscais detalhadas com impostos a partir de um valor.
   • Multinacional: regras só para algumas pessoas (por exemplo, limites de hotel diferentes por país), verificações de moeda e viagens em executiva ou primeira classe sinalizadas com aviso.
8. E se uma despesa não corresponder a nenhuma das minhas regras?
   Diga o que você quer no seu primeiro pedido; por exemplo, «envie todas as outras para o/a gestor/a do/da colaborador/a», como nos exemplos acima, para que todas as despesas tenham uma próxima etapa. Depois, revise o resumo do ONE antes de salvar.