Este artículo es para: admins, equipos de finanzas, equipos de RR. HH., aprobadores/as y empleados/as.
Gastos en Factorial reúne en un solo lugar todo el recorrido de cada gasto, desde que se paga hasta que llega a tu contabilidad. Así hay menos recibos perdidos, menos hojas de cálculo, menos aprobaciones que perseguir y menos conciliaciones a final de mes.
Del recibo a la contabilidad, en un solo lugar
Descripción general
Todos los gastos siguen los mismos seis pasos. ONE, nuestro asistente de IA, te ayuda en cada uno de ellos.
| Paso | Qué ocurre | Qué te ahorras |
|---|---|---|
| 1. Enviar | los/as empleados/as hacen una foto del recibo con el móvil o lo suben desde la web; Factorial lo lee y rellena el gasto para que lo revisen. El kilometraje y las dietas usan las tarifas de tu empresa. Los pagos con tarjeta Factorial se convierten en gastos automáticamente. | Ni papel, ni teclear datos, ni hojas de cálculo. |
| 2. Revisar | Las comprobaciones de gastos revisan cada gasto según tu política de gastos en cuanto tiene los datos necesarios, y leen el recibo para detectar, por ejemplo, que falta el IVA o que los totales no cuadran. Los/as empleados/as ven qué deben corregir antes de enviarlo. | Menos revisión manual de recibos. |
| 3. Aprobar | Tu flujo de aprobación envía cada gasto a la persona adecuada según el importe, el equipo, la categoría o cualquier otra regla. Los gastos que cumplen la política se pueden aprobar automáticamente. Los/as aprobadores/as reciben la solicitud en su bandeja de entrada y deciden desde la web o desde la app móvil. | Menos persecuciones. Los gastos que no necesitan nada no esperan. |
| 4. Reembolsar | A través de la nómina, con un archivo de pago SEPA o marcándolos como pagados a mano (según tu plan). Si se reembolsan en nómina, los gastos aprobados se añaden a la nómina, cada uno con el concepto de nómina que vinculaste a su categoría. | Con la nómina, no hace falta una transferencia aparte para cada persona. |
| 5. Analizar | El gasto por persona, equipo, categoría, proyecto o presupuesto, listo para exportar. Los presupuestos muestran lo que queda disponible a medida que llegan los gastos. | Sabes lo que has gastado cuando todavía es reciente. |
| 6. Sincronizar | Los gastos aprobados llegan a tu contabilidad con la categoría, la cuenta contable, los impuestos y el recibo, y puedes enviarlos a tu software de contabilidad. | Menos conciliaciones a final de mes. |
ONE en cada paso: los/as empleados/as pueden pedirle a ONE que cree un gasto a partir de un recibo o de un trayecto en coche, los/as aprobadores/as pueden pedirle que apruebe gastos y los admins configuran el flujo de aprobación y las comprobaciones de gastos describiéndolos con sus propias palabras.
Primeros pasos (admins)
- Añade a las personas que usarán Gastos. Consulta Añade personas a Gastos.
- Elige los tipos de gasto que reembolsas. Consulta Elige qué tipos de gasto pueden crear los/as empleados/as.
- Configura las tarifas de kilometraje y dietas si las usas. Consulta Configura las tarifas de kilometraje y dietas.
- Configura tu flujo de aprobación con ONE. Consulta Configura el flujo de aprobación.
- Revisa las comprobaciones de gastos predefinidas y añade tus propias reglas. Consulta Comprueba los gastos según tu política de gastos.
- Vincula las categorías a tus cuentas contables. Consulta Configura las categorías y subcategorías de gastos.
- Si reembolsas a través de la nómina, vincula cada categoría a un concepto de nómina. Consulta Configura cómo aparecen los gastos en la nómina.
Consejos y buenas prácticas
- Empieza con la configuración predeterminada y ajústala después del primer mes: las comprobaciones de gastos predefinidas y un flujo de aprobación sencillo cubren lo que necesitan la mayoría de empresas.
- Pide a los/as empleados/as que instalen la app móvil para que puedan enviar el recibo en cuanto pagan.
- Artículos relacionados: Consulta el glosario de Gastos · Crea un gasto · Consulta las preguntas frecuentes sobre Gastos para RR. HH. y nóminas
Solución de problemas y preguntas frecuentes
Solución de problemas
No veo Gastos en la barra lateral.
Es posible que el plan de tu empresa no incluya Gastos o que todavía no tengas acceso. Pregunta a tu admin.
Veo Mis gastos, pero no el botón Nuevo gasto.
Todavía no te han añadido a Gastos. Pide a tu admin que te añada. Consulta Añade personas a Gastos.
Preguntas frecuentes
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¿Necesito tarjetas Factorial para usar Gastos?
No. Gastos funciona con gastos pagados de tu bolsillo, kilometraje y dietas. Las tarjetas Factorial son tarjetas de empresa físicas y virtuales cuyos pagos se convierten automáticamente en gastos, así que los/as empleados/as no adelantan dinero y ves el gasto al momento. Consulta Descubre qué son las tarjetas Factorial y por qué usarlas.
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¿Pueden los/as empleados/as enviar gastos desde el móvil?
Sí, desde la app móvil de Factorial.
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¿Cómo se reembolsa a los/as empleados/as?
A través de la nómina, con un archivo de pago SEPA o con Marcar como pagado cuando ya les hayas pagado de otra forma, según tu plan.
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¿Tengo que usar ONE?
Los/as empleados/as y los/as aprobadores/as pueden hacer todo en Gastos sin ONE. Los admins configuran el flujo de aprobación y las comprobaciones de gastos hablando con ONE; el resto de ajustes se cambian a mano.
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¿A quién ayuda Gastos?
Los/as empleados/as envían un gasto con unos pocos toques, ven su estado en todo momento y cobran el reembolso sin tener que perseguir a nadie. Los/as aprobadores/as solo reciben los gastos que necesitan su revisión, con el recibo, el resultado de la política y los comentarios en un solo lugar, en la web o en el móvil. Los equipos de finanzas tienen en un solo lugar todos los gastos, pagos con tarjeta y recibos, con las reglas aplicadas automáticamente y las exportaciones y la contabilidad listas a final de mes. Los equipos de RR. HH. y nóminas reembolsan los gastos aprobados en la nómina, cada uno con su concepto de nómina, y liquidan los gastos de quien deja la empresa antes de su último día. Más información en Consulta las preguntas frecuentes sobre Gastos para RR. HH. y nóminas y en Descubre qué pasa con los gastos cuando un/a empleado/a deja la empresa.
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¿Dónde encuentro Gastos?
Depende de tu rol y tus permisos. los/as empleados/as van a Mis gastos > Gastos para crear y seguir sus gastos, y a Mis gastos > Mis tarjetas si tienen una tarjeta Factorial; en la app móvil, abren Gastos. Los equipos de finanzas y los admins van a Gastos > Gastos de empleados para ver y gestionar los gastos de todo el mundo, los grupos de gastos, los informes y los presupuestos. Los admins configuran Gastos en Configuración > Gastos.
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¿Puedo importar gastos desde otra herramienta?
No. Gastos no permite importar gastos anteriores desde otra herramienta ni desde una hoja de cálculo. Desde el primer día, los/as empleados/as crean sus gastos en Factorial a partir de un recibo, en la web o en la app móvil, o enviando los recibos a ONE. Consulta Crea un gasto.