Factorial traite différemment ce que vous avez payé avec une carte Factorial et ce que vous avez payé vous-même. Les dépenses par carte sont créées pour vous et vous n'ajoutez que le reçu ; les dépenses manuelles, vous les créez et elles vous sont remboursées. Savoir laquelle est laquelle évite de déclarer deux fois le même paiement.

Dépenses par carte

Vue d'ensemble

Quand vous payez avec une carte Factorial, l'entreprise a déjà payé, donc il n'y a rien à vous rembourser. Factorial crée automatiquement pour vous une dépense en brouillon avec le montant, le fournisseur et la devise du paiement. Vous ajoutez le reçu et l'envoyez :

• Sur l'application mobile, avec One : après avoir payé, appuyez sur la notification qui demande le reçu et prenez une photo. One rapproche le reçu du paiement et envoie la dépense. Consultez Comment soumettre des dépenses en envoyant des reçus à One ?.
• Sur l'application mobile, sans One : la notification ouvre le brouillon. Ajoutez le reçu, complétez les champs obligatoires et appuyez sur Envoyer pour approbation.
• Sur le web : ouvrez le brouillon dans Mes dépenses > Mes notes de frais, ajoutez le reçu et cliquez sur Envoyer pour approbation.

Ce qui change pour une dépense par carte :

• Le montant, le nom du fournisseur et la devise proviennent du paiement par carte et ne peuvent pas être modifiés. Vous pouvez compléter les autres champs, comme la catégorie, la description ou le projet.
• Les dépenses par carte ne peuvent pas être supprimées, car elles enregistrent un vrai paiement. Si vous ne devriez pas en demander une, consultez Comment supprimer une dépense ?. Si le commerçant annule le paiement, la dépense passe d'elle-même à Paiement annulé.

Dépenses manuelles

Vue d'ensemble

Une dépense manuelle est une dépense que vous créez vous-même, généralement pour quelque chose que vous avez payé de votre poche : un taxi, un repas, un billet de train. Une fois approuvée, votre entreprise vous rembourse, avec votre fiche de paie ou par virement bancaire. Créez-la à partir du reçu dans Mes dépenses > Mes notes de frais > Nouvelle dépense > Dépense ordinaire : consultez Comment créer une dépense ?.

Comment les distinguer

Vue d'ensemble

Chaque dépense indique comment elle a été créée :

• Dans les listes de dépenses, filtrez par Type de dépense : Carte Factorial ou Manuelle.
• Sur mobile, les détails de la dépense affichent Création : Carte ou Créée manuellement.

Conseils et bonnes pratiques

Dépannage et FAQ

Dépannage

J'ai créé une dépense manuelle et la dépense par carte est aussi apparue.
Vous avez maintenant deux dépenses pour un seul paiement. Cela arrive aussi quand One ne peut pas rapprocher votre reçu du paiement par carte, par exemple à cause d'un pourboire ou d'un reçu dans une autre devise : consultez Comment les paiements par carte sont-ils rapprochés des dépenses et des reçus ?. Supprimez votre brouillon manuel et ajoutez le reçu à la dépense par carte. Si vous avez déjà envoyé les deux, retirez la manuelle avec Remettre en brouillon tant qu'elle est encore En attente (consultez Comment modifier ou retirer une dépense ?), puis supprimez-la. Si elle a déjà été traitée, prévenez votre équipe finance.

« Impossible de mettre à jour un champ créé automatiquement ».
Vous avez essayé de modifier le montant, le nom du fournisseur ou la devise d'une dépense par carte. Ces éléments proviennent du paiement et ne peuvent pas changer.

FAQ

1. Ai-je besoin d'un reçu pour les dépenses par carte ?

Oui. L'entreprise a payé, mais un reçu est normalement requis avant de pouvoir envoyer la dépense pour approbation.

2. Puis-je changer une dépense de carte à manuelle ?

Non. Factorial la définit selon la façon dont le paiement a été effectué.

3. Les dépenses par carte suivent-elles le même flux d'approbation ?

Oui, les deux passent par le flux d'approbation de votre entreprise. Votre entreprise peut aussi définir des règles qui s'appliquent uniquement aux dépenses par carte.

4. Puis-je donner une dépense par carte à quelqu'un d'autre ?

Non. Une dépense par carte reste au titulaire de la carte.