Factorial vous permet d'exporter des données de dépenses à des fins de reporting, d'analyse et de comptabilité. Vous pouvez exporter soit votre vue actuelle, soit utiliser l'exportation avancée pour accéder à plus de filtres et de champs.
Il existe deux principales façons d'exporter des dépenses :
- Exporter la vue actuelle → Exportez rapidement la liste telle qu'elle est affichée à l'écran, y compris les filtres appliqués et les colonnes sélectionnées
- Exportation avancée → Personnalisez les filtres, sélectionnez des champs supplémentaires, renommez les étiquettes de colonnes et réorganisez les colonnes pour une analyse plus approfondie
Si un administrateur do a become pour télécharger un export tel que Dépenses (PDF), Exportations universelles (Excel/CSV) ou Factures, the system detects that the action was performed under Become.
Au lieu d'envoyer l'e-mail d'exportation à l'utilisateur impersonné, Factorial identifie l'administrateur qui a initié la session Become et envoie la notification d'exportation et le fichier directement à lui.
Cela garantit que les données exportées atteignent toujours la personne effectuant l'action pendant l'imposture.
Exporter la vue actuelle
C'est l'option la plus rapide lorsque vous souhaitez un export simple du tableau que vous visualisez actuellement.
- Dans votre barre latérale, allez à Dépenses → Dépenses des employés → Dépenses
- Cliquez sur les trois points
- Sélectionnez Exporter vers CSV
- Vous serez informé à la fois par e-mail et dans votre boîte de réception
Colonnes optionnelles que vous pouvez activer :
- Date de création
- Type de document
- Référence interne
- Méthode de paiement
- Montant remboursable
Exporter des dépenses individuelles vers PDF
Vous pouvez exporter des dépenses individuelles vers PDF directement depuis la liste des dépenses.
- Sélectionnez les dépenses que vous souhaitez exporter.
- Choisissez Exporter vers PDF.
Le PDF inclut les images des reçus pour les dépenses sélectionnées.
Disponible sur le Web.
Exportation avancée
L'exportation avancée offre plus de flexibilité, vous permettant de renommer des colonnes, de les réorganiser et d'extraire des valeurs multi-niveaux (par exemple, des champs de taxe et des dates d'approbation pour jusqu'à 5 niveaux d'approbation).
- Dans votre barre latérale, allez à Dépenses → Dépenses des employés → Dépenses
- Sélectionnez Exportation avancée en haut de la liste
- Choisissez entre XSLX ou CSV
- Définissez les filtres et remplissez les détails
- Cliquez sur Exporter
Une liste d'exportations récentes rétractable en haut du panneau latéral d'exportation montre la date et le statut de chaque demande, avec une action de téléchargement une fois le fichier prêt.
Filtres disponibles :
- Date d'approbation
- Budget
- Catégorie
- Date de création
- Devise du document
- Date du document
- Type de document
- Type de dépense
- Propriétaire
- Entité juridique du propriétaire
- Paiement
- Approbations en attente
- Phase
- Projet
- Devise remboursable
- Rapporté par
- Envoyé le
- Statut
- Équipe
- Transaction payée en retard
Champs extractibles incluent :
- Alerte
- Date d'approbation
- Date de niveau d'approbation (jusqu'à 5 niveaux)
- Montant de base (jusqu'à 5 niveaux)
- ID de budget / Nom de budget
- Derniers 4 chiffres de la carte
- Catégorie / Sous-catégorie
- Centre de coûts
- Date de création
- Description
- Montant, devise, date, numéro, type du document
- Nom / numéro de compte bancaire de l'employé
- Date de fin / Date de début
- Taux de change
- ID de groupe de dépenses / ID de dépense
- Type de dépense
- ID de groupe / Nom de groupe
- Référence interne
- Lien vers Factorial
- Taux de kilométrage, unité, kilométrage total, aller-retour
- Cycle de paie
- Projet / Code de projet / Sous-projet
- Montant / devise remboursable
- Date de rejet / raison de rejet
- Rapporté par
- Statut
- Numéro d'identification fiscale du fournisseur (TIN)
- Montant de la taxe et type de taxe (jusqu'à 5 niveaux)
- Nom du fournisseur
Utilisez l'exportation avancée lorsque vous avez besoin de jeux de données détaillés et personnalisables pour les rapports financiers ou les audits.
Si vous avez besoin d'un rapport plus personnalisé, vous pouvez en créer un depuis Analytics en utilisant le générateur de widgets, tant qu'il est inclus dans votre plan.
Conseils et meilleures pratiques
- Utilisez l'exportation de la vue actuelle pour des listes rapides
- Passez à l'exportation avancée pour les rapports financiers, les rapprochements ou lorsque vous avez besoin de données fiscales, d'approbations multi-niveaux ou de données budgétaires
- Renommez et réorganisez les colonnes dans l'exportation avancée pour correspondre aux modèles de reporting de votre entreprise
- Enregistrez vos fichiers d'exportation (CSV ou Excel) dans un endroit sécurisé pour des raisons de conformité et d'audit
FAQ
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Puis-je programmer des exports automatiques ?
Pas actuellement. Les exports doivent être déclenchés manuellement.
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Quels formats sont pris en charge ?
Les exports sont disponibles en CSV et Excel. Les dépenses et groupes de dépenses peuvent également être exportés au format PDF.
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Puis-je changer l'ordre des colonnes ?
Oui, dans l'interface utilisateur pour la vue actuelle, et dans l'exportation avancée pour les fichiers téléchargés.