L'équipe finance a besoin de savoir à quel projet, budget et centre de coûts appartient chaque dépense, sans tenir un tableur à part. L'onglet Affectation des coûts de la page de la dépense montre où elle est imputée, y compris sa répartition en pourcentage entre centres de coûts, pour que les employés, approbateurs et l'équipe finance voient la même chose.

Voir comment une dépense est imputée

Vue d'ensemble

Dans la vue pleine page, une dépense comporte des onglets, dont Détails, Affectation des coûts, Commentaires et Documents liés. L'onglet Affectation des coûts affiche le budget, le projet, le sous-projet et les centres de coûts auxquels la dépense est imputée. Quand une dépense est répartie entre plusieurs centres de coûts, chacun affiche sa part à côté de son nom, par exemple Marketing (60 %) et Ventes (40 %) pour un dîner client de 250 £.

Comment faire

1. Ouvrez la dépense depuis Mes dépenses > Mes notes de frais (les vôtres) ou Dépenses > Dépenses des employés (celles de tout le monde).
2. Allez dans l'onglet Affectation des coûts.
3. Vérifiez le budget, le projet, le sous-projet et les centres de coûts. Chaque centre de coûts affiche son pourcentage, par exemple Marketing (60 %).

Un champ que votre entreprise utilise mais que personne n'a renseigné affiche un tiret (-). Si votre entreprise n'utilise ni budgets, ni projets, ni centres de coûts, l'onglet indique « Cette dépense n'est imputée à aucun budget, projet ou centre de coûts. »

Imputer votre propre brouillon à un projet

Comment faire

1. Dans votre brouillon, cliquez sur Modifier, choisissez le projet et, si votre entreprise en utilise, le sous-projet, puis cliquez sur Enregistrer.
2. Selon le flux d'approbation de votre entreprise, la dépense peut aller au responsable du projet pour approbation.

Depuis le projet : dans Projets, ouvrez l'onglet Dépenses du projet et cliquez sur Ajouter une dépense d'employé.

Conseils et bonnes pratiques

Dépannage et FAQ

Dépannage

Je ne vois pas les onglets quand j'ouvre une dépense.
Les onglets appartiennent à la vue pleine page de la dépense. Si vos dépenses s'ouvrent plutôt dans un panneau latéral ou une fenêtre, vous ne les verrez peut-être pas tous. Votre admin ou Account Manager peut vous dire quelle vue votre entreprise utilise.

Je ne peux pas ajouter une dépense à un projet.
Quand un projet est clôturé, les employés ne peuvent pas y ajouter de dépenses. Demandez au responsable du projet ou à votre admin.

FAQ

1. Où apparaissent les pourcentages de centres de coûts dans les rapports ?

Dans Dépenses > Dépenses des employés > Rapport, le widget Dépenses par centre de coûts montre les dépenses par centre de coûts. Pour les personnes réparties sur plusieurs centres de coûts, la dépense est répartie selon le pourcentage de la personne dans chacun. Voir Comment voir ce que dépense mon entreprise ?.

2. Puis-je obtenir la répartition par centre de coûts via l'API ?

Oui. Une dépense peut être répartie entre plusieurs centres de coûts, et la lecture des répartitions par centre de coûts (bêta) renvoie le pourcentage de chacun. Voir Comment connecter les dépenses à mes propres systèmes avec l'API de Factorial ?.

3. Puis-je exporter les dépenses d'un projet ?

Oui. Projets propose un export Dépenses du projet. Pour toutes les dépenses, l'export avancé comporte une colonne Centres de coûts. Voir Comment exporter les dépenses ?.

4. Qu'affiche l'onglet Affectation des coûts quand rien n'est renseigné ?

Un tiret (-) pour chaque champ que votre entreprise utilise. Si votre entreprise n'utilise ni budgets, ni projets, ni centres de coûts, l'onglet indique « Cette dépense n'est imputée à aucun budget, projet ou centre de coûts. »