Cet article s'adresse aux : administrateurs, approbateurs et employés.
Factorial prévient les bonnes personnes lorsqu'une dépense a besoin d'elles : les approbateurs lorsqu'un élément attend leur approbation, et les employés lorsque leur dépense est approuvée, rejetée ou nécessite des modifications. Personne n'a à relancer quelqu'un par message.
Notifications envoyées par Factorial
Vue d'ensemble
Les notifications arrivent dans la Boîte de réception de Factorial, par e-mail et sous forme de notifications push dans l'application mobile, selon la notification et les préférences de chaque personne.
| Qui | Quand |
|---|---|
| Les approbateurs | Une dépense ou un groupe de dépenses attend leur approbation. Elle apparaît aussi dans leur Boîte de réception sous forme de tâche. |
| L'employé | Sa dépense est approuvée, rejetée, ou nécessite des modifications. Quelqu'un a créé une dépense en son nom. Une fois par semaine, s'il a encore des dépenses en brouillon. Après un paiement par carte Factorial, une notification push avec le montant et le commerçant demande le reçu. |
La finance n'est pas notifiée automatiquement lorsqu'une dépense est entièrement approuvée : ajoutez une notification personnalisée (voir ci-dessous).
Mode d'emploi
Chaque personne choisit la façon dont elle reçoit les notifications :
- Cliquez sur la cloche à côté de votre nom en bas de la barre latérale pour ouvrir Notifications, puis cliquez sur la roue dentée en haut du panneau.
- Recherchez la notification, par exemple dépense, ou faites défiler jusqu'à la section Dépenses.
- Cochez ou décochez E-mail et Mobile pour chacune.
Ajouter vos propres alertes avec les notifications personnalisées
Vue d'ensemble
Utilisez les notifications personnalisées pour informer quelqu'un des dépenses qui comptent dans votre processus, par exemple « envoyer un e-mail à la finance lorsqu'une dépense supérieure à 1 000 € est approuvée ». Les e-mails personnalisés dépendent de votre plan ; votre Account Manager peut le confirmer.
Mode d'emploi
- Allez dans Paramètres > Configuration avancée > Notifications personnalisées.
- Créez une nouvelle notification personnalisée et choisissez un Déclencheur, par exemple Lorsqu'une dépense est approuvée.
- Ajoutez des conditions, par exemple un montant supérieur à 1 000.
- Choisissez l'action, par exemple Envoyer un e-mail personnalisé à, et les personnes à notifier.
- Cliquez sur Créer l'automatisation (le bouton qui enregistre une notification personnalisée).
Conseils et bonnes pratiques
- Réservez les notifications personnalisées aux quelques cas qui nécessitent un regard supplémentaire, afin que personne ne commence à les ignorer.
- Les valideurs qui utilisent l'application mobile reçoivent le plus rapidement les demandes d'approbation avec les notifications push activées.
- Pour décider qui valide une dépense, utilisez votre flux d'approbation, pas les notifications. Consultez Comment configurer le flux d'approbation ?
- Voir aussi : À propos de votre Boîte de réception : notifications et demandes centralisées · Comment configurer le flux d'approbation ?
Dépannage et FAQ
Dépannage
Un valideur n'a pas reçu la demande d'approbation.
Vérifiez qu'il est bien le valideur prévu dans votre flux d'approbation, et qu'il n'a pas désactivé l'e-mail ou le push pour Nouvelle dépense en attente. La demande figure toujours dans sa Boîte de réception.
Un employé indique qu'il n'est pas notifié lorsque sa dépense est approuvée.
Demandez-lui de vérifier Dépense examinée dans ses paramètres de notification.
Ma notification personnalisée n'envoie pas d'e-mails, ou n'atteint personne.
Vérifiez quatre points. Les e-mails personnalisés dépendent de votre plan (votre Account Manager peut le confirmer). La notification doit avoir au moins un destinataire, ainsi qu'un objet et un message. Les personnes dont l'accès à Factorial n'a pas encore commencé ne peuvent pas la recevoir. Enfin, le déclencheur et les conditions doivent correspondre aux dépenses attendues.
FAQ
1. Puis-je désactiver les notifications pour toute mon entreprise ?
Non. Chaque personne choisit comment elle reçoit ses propres notifications. Les notifications obligatoires restent toujours dans la Boîte de réception.
2. Les notifications peuvent-elles être envoyées uniquement par e-mail ?
Oui. Chaque personne peut désactiver le push et conserver l'e-mail, et les notifications personnalisées peuvent envoyer un e-mail personnalisé.
3. La finance est-elle notifiée lorsqu'une dépense est approuvée ?
Pas par défaut. Ajoutez une notification personnalisée avec le déclencheur Lorsqu'une dépense est approuvée, ou consultez la liste des dépenses filtrée par statut.
4. Les employés reçoivent-ils un rappel pour ajouter leurs reçus ?
Après chaque paiement par carte Factorial, ils reçoivent une notification push demandant le reçu, et une fois par semaine un rappel s'ils ont des dépenses en brouillon.
5. Quels événements peuvent déclencher une notification personnalisée ?
Une notification personnalisée peut se déclencher lorsqu'une dépense (ou une dépense de frais kilométriques) est créée, est prête à être examinée, est rejetée ou est approuvée. Vous pouvez ajouter des conditions comme le montant, la devise ou la catégorie.
6. Que fait Désactiver toutes les notifications ?
Désactiver toutes les notifications coupe tous les e-mails et notifications push, sauf les obligatoires. Vous continuerez à voir les notifications dans votre Boîte de réception Factorial.
7. Quelles notifications de dépenses sont activées par défaut pour les approbateurs ?
Les approbateurs reçoivent Nouvelle dépense en attente et Nouveau groupe en attente par e-mail et sur mobile, sauf s'ils les désactivent.
8. One peut-il m'envoyer un résumé régulier des dépenses ?
Oui, avec une routine. Demandez à One, notre assistant IA, par exemple « Chaque lundi, envoie-moi les dépenses en attente de mon équipe », et One l'exécute selon ce calendrier et vous envoie le résultat par e-mail. Une routine peut aussi agir à votre place, par exemple « Chaque vendredi, approuve les dépenses de mon équipe conformes à la politique et inférieures à 50 € ». Elle s'exécute en votre nom, elle ne peut donc approuver que ce que vous pourriez approuver vous-même. Les routines s'exécutent sans que vous les surveilliez : vérifiez donc les instructions que One vous montre avant d'enregistrer la routine. Consultez Que peut faire One dans Dépenses ?
9. Les administrateurs peuvent-ils recevoir une alerte pour chaque nouvelle dépense ?
Oui, avec une notification personnalisée. Choisissez le déclencheur Lorsqu'une dépense est créée, puis Envoyer un e-mail personnalisé à aux administrateurs concernés. Chaque personne peut aussi voir les nouvelles dépenses dans Dépenses > Dépenses des employés si elle a l'autorisation de les consulter.
10. Comment arrêter les e-mails d'approbation ?
Chaque approbateur désactive E-mail pour Nouvelle dépense en attente et Nouveau groupe en attente dans ses propres paramètres de notification (cloche > roue dentée). Vous ne pouvez pas les désactiver pour toute l'entreprise. La demande reste dans sa Boîte de réception.
11. Je ne veux pas d'e-mails pour les dépenses importées ou nouvelles. Quelle notification dois-je désactiver ?
Cela dépend de qui la reçoit. Approbateurs : Nouvelle dépense en attente et Nouveau groupe en attente. L'employé pour qui une dépense a été créée : Dépense déclarée en mon nom. L'employé qui a envoyé une dépense : Dépense examinée. Toute personne ayant des brouillons : Dépenses en brouillon. Exports : Export de dépense prêt, Export de dépenses prêt, Export de groupe de dépenses prêt et Rapport de dépenses prêt. La décision sur un groupe : Groupe de dépenses approuvé.
12. Comment empêcher une notification personnalisée d'envoyer un e-mail à une personne ?
Ouvrez la notification personnalisée dans Paramètres > Configuration avancée > Notifications personnalisées et modifiez ses destinataires. Les notifications personnalisées sont distinctes des paramètres de notification de chaque personne.
13. Qui est notifié lorsqu'un budget est dépassé, ou lorsqu'un export est prêt ?
Les propriétaires du budget, la première fois qu'un budget dépasse son montant. La personne qui a demandé un export ou un rapport de dépenses, lorsqu'il est prêt à être téléchargé.
14. Le flux d'approbation peut-il notifier quelqu'un lorsqu'une dépense est approuvée ou rejetée ?
Non. Le flux d'approbation ne comporte que des étapes de validation et l'approbation ou le rejet automatiques ; il ne peut pas envoyer de message. Pour prévenir quelqu'un, par exemple la finance lorsqu'une dépense est approuvée, utilisez une notification personnalisée comme décrit ci-dessus.