Questo articolo è per: amministratori, approvatori e dipendenti.
Factorial avvisa le persone giuste quando una spesa ha bisogno di loro: gli approvatori quando qualcosa è in attesa di approvazione e i dipendenti quando la loro spesa viene approvata, rifiutata o richiede modifiche. Nessuno deve rincorrere nessuno via messaggio.
Notifiche inviate da Factorial
Panoramica
Le notifiche arrivano nella Posta in arrivo di Factorial, via email e come notifiche push nell'app mobile, a seconda della notifica e delle preferenze di ciascuno.
| Chi | Quando |
|---|---|
| Approvatori | Una spesa o un gruppo di spesa è in attesa della loro approvazione. Compare anche nella loro Posta in arrivo come attività. |
| Il dipendente | La sua spesa viene approvata, rifiutata o richiede modifiche. Qualcuno ha creato una spesa per suo conto. Una volta a settimana, se ha spese ancora in bozza. Dopo un pagamento con carta Factorial, una notifica push con importo ed esercente chiede la ricevuta. |
Il team finance non riceve una notifica automatica quando una spesa è completamente approvata: aggiungi una notifica personalizzata (vedi sotto).
Come si usa
Ognuno sceglie come ricevere le notifiche:
- Fai clic sulla campanella accanto al tuo nome in fondo alla barra laterale per aprire Notifiche, poi fai clic sull'ingranaggio in alto nel pannello.
- Cerca la notifica, per esempio spesa, oppure scorri fino alla sezione Spese.
- Seleziona o deseleziona Email e Mobile per ognuna.
Aggiungi i tuoi avvisi con le notifiche personalizzate
Panoramica
Usa le notifiche personalizzate per avvisare qualcuno delle spese che interessano al tuo processo, per esempio "invia un'email al team finance quando viene approvata una spesa superiore a €1.000". Le email personalizzate dipendono dal tuo piano; il tuo Account Manager può confermarlo.
Come si usa
- Vai su Impostazioni > Configurazione avanzata > Notifiche personalizzate.
- Crea una nuova notifica personalizzata e scegli un Trigger, per esempio Quando una spesa viene approvata.
- Aggiungi condizioni, per esempio che l'importo sia superiore a 1.000.
- Scegli l'azione, per esempio Invia un'email personalizzata a, e le persone da avvisare.
- Fai clic su Crea automazione (il pulsante che salva una notifica personalizzata).
Suggerimenti e best practice
- Riserva le notifiche personalizzate ai pochi casi che richiedono più attenzione, così nessuno comincia a ignorarle.
- I revisori che usano l'app mobile ricevono più in fretta le richieste di approvazione con le notifiche push attive.
- Per decidere chi revisiona una spesa, usa il tuo flusso di approvazione, non le notifiche. Consulta Come imposto il flusso di approvazione?
- Correlati: Informazioni sulla tua Posta in arrivo: notifiche e richieste centralizzate · Come imposto il flusso di approvazione?
Risoluzione dei problemi e FAQ
Risoluzione dei problemi
Un revisore non ha ricevuto la richiesta di approvazione.
Controlla che sia il revisore giusto nel tuo flusso di approvazione e che non abbia disattivato email o push per Nuova spesa in sospeso. La richiesta è sempre nella sua Posta in arrivo.
Un dipendente dice di non ricevere notifiche quando la sua spesa viene approvata.
Chiedigli di controllare Spesa revisionata nelle sue impostazioni di notifica.
La mia notifica personalizzata non invia email o non raggiunge nessuno.
Controlla quattro cose. Le email personalizzate dipendono dal tuo piano (il tuo Account Manager può confermarlo). La notifica ha bisogno di almeno un destinatario, di un oggetto e di un messaggio email. Le persone il cui accesso a Factorial non è ancora iniziato non possono riceverla. E il trigger e le condizioni devono corrispondere alle spese che ti aspetti.
FAQ
1. Posso disattivare le notifiche per tutta l'azienda?
No. Ognuno sceglie come ricevere le proprie notifiche. Le notifiche obbligatorie restano sempre nella Posta in arrivo.
2. Le notifiche possono essere inviate solo via email?
Sì. Ognuno può disattivare le push e mantenere l'email, e le notifiche personalizzate possono inviare un'email personalizzata.
3. Il team finance riceve una notifica quando una spesa viene approvata?
Non per impostazione predefinita. Aggiungi una notifica personalizzata con il trigger Quando una spesa viene approvata, oppure controlla l'elenco delle spese filtrato per stato.
4. I dipendenti ricevono promemoria per aggiungere le ricevute?
Dopo ogni pagamento con carta Factorial ricevono una notifica push che chiede la ricevuta, e una volta a settimana un promemoria se hanno spese in bozza.
5. Quali eventi possono avviare una notifica personalizzata?
Una notifica personalizzata può partire quando una spesa (o una spesa di chilometraggio) viene creata, è pronta per la revisione, viene rifiutata o viene approvata. Puoi aggiungere condizioni come importo, valuta o categoria.
6. Cosa fa Disattiva tutte le notifiche?
Disattiva tutte le notifiche disattiva tutte le email e le notifiche push tranne quelle obbligatorie. Continuerai a vedere le notifiche nella tua Posta in arrivo di Factorial.
7. Quali notifiche di spesa sono attive per impostazione predefinita per gli approvatori?
Gli approvatori ricevono Nuova spesa in sospeso e Nuovo gruppo in sospeso via email e su mobile, a meno che non le disattivino.
8. One può inviarmi un riepilogo periodico delle spese?
Sì, con una routine. Chiedilo a One, il nostro assistente IA, per esempio "Ogni lunedì, inviami le spese in sospeso del mio team", e One la esegue con quella cadenza e ti invia il risultato via email. Una routine può anche agire per te, per esempio "Ogni venerdì, approva le spese del mio team conformi alla policy e inferiori a €50". Viene eseguita come te, quindi può approvare solo ciò che potresti approvare tu stesso. Le routine vengono eseguite senza che tu le guardi, quindi controlla le istruzioni che One ti mostra prima di salvare la routine. Consulta Cosa può fare One in Spese?
9. Gli amministratori possono ricevere un avviso per ogni nuova spesa?
Sì, con una notifica personalizzata. Scegli il trigger Quando una spesa viene creata, poi Invia un'email personalizzata a gli amministratori che devono saperlo. Ognuno può anche vedere le nuove spese in Spese > Spese dei dipendenti se ha il permesso di visualizzarle.
10. Come blocco le email di approvazione?
Ogni approvatore disattiva Email per Nuova spesa in sospeso e Nuovo gruppo in sospeso nelle proprie impostazioni di notifica (campanella > ingranaggio). Non puoi disattivarle per tutta l'azienda. La richiesta resta nella loro Posta in arrivo.
11. Non voglio email per spese caricate o nuove. Quale notifica disattivo?
Dipende da chi la riceve. Approvatori: Nuova spesa in sospeso e Nuovo gruppo in sospeso. Il dipendente per cui è stata creata una spesa: Spesa registrata per mio conto. Il dipendente che ha inviato una spesa: Spesa revisionata. Chiunque abbia bozze: Spese in bozza. Esportazioni: Esportazione spesa pronta, Esportazione spese pronta, Esportazione gruppo di spesa pronta e Report spese pronto. La decisione su un gruppo: Gruppo di spesa approvato.
12. Come impedisco a una notifica personalizzata di inviare email a una persona?
Apri la notifica personalizzata in Impostazioni > Configurazione avanzata > Notifiche personalizzate e cambia i destinatari. Le notifiche personalizzate sono separate dalle impostazioni di notifica di ciascuno.
13. Chi viene avvisato quando un budget viene superato, o quando un'esportazione è pronta?
I responsabili del budget, la prima volta che un budget supera il suo importo. Chi ha richiesto un'esportazione o un report spese, quando è pronto per il download.
14. Il flusso di approvazione può avvisare qualcuno quando una spesa viene approvata o rifiutata?
No. Il flusso di approvazione ha solo passaggi di revisione e approvazione o rifiuto automatici; non può inviare messaggi. Per avvisare qualcuno, per esempio il team finance quando una spesa viene approvata, usa una notifica personalizzata come descritto sopra.