A Factorial avisa as pessoas certas quando uma despesa precisa delas: os/as aprovadores/as quando algo está aguardando aprovação, e os/as colaboradores/as quando a despesa deles/delas é aprovada, rejeitada ou precisa de alterações. Ninguém precisa ficar cobrando ninguém por mensagem.

Notificações que a Factorial envia

Visão geral

As notificações chegam à caixa de entrada da Factorial, por e-mail e como notificações push no app, dependendo da notificação e das preferências de cada pessoa.

A equipe financeira não é avisada automaticamente quando uma despesa é totalmente aprovada: adicione uma notificação personalizada (veja abaixo).

Como usar

Cada pessoa escolhe como recebe as notificações:

1. Clique no sino ao lado do seu nome, na parte inferior da barra lateral, para abrir Notificações, e depois clique na engrenagem no topo do painel.
2. Busque a notificação, por exemplo despesa, ou role até a seção Despesas.
3. Marque ou desmarque E-mail e Celular para cada uma.

Adicione seus próprios alertas com notificações personalizadas

Visão geral

Use notificações personalizadas para avisar alguém sobre as despesas que importam para o seu processo, por exemplo "enviar um e-mail para o financeiro quando uma despesa acima de R$ 1.000 for aprovada". Os e-mails personalizados dependem do seu plano; seu/sua account manager pode confirmar.

Como usar

1. Acesse Configurações > Configuração avançada > Notificações personalizadas.
2. Crie uma nova notificação personalizada e escolha um Gatilho, por exemplo Quando uma despesa é aprovada.
3. Adicione condições, por exemplo, valor acima de 1.000.
4. Escolha a ação, por exemplo Enviar um e-mail personalizado para, e as pessoas que devem ser avisadas.
5. Clique em Criar automação (o botão que salva uma notificação personalizada).

Solução de problemas e perguntas frequentes

Solução de problemas

Um/a revisor/a não recebeu a solicitação de aprovação.
Verifique se ele/ela é o/a revisor/a certo/a no fluxo de aprovação e se não desativou o e-mail ou as notificações push de Nova despesa pendente. A solicitação sempre fica na caixa de entrada dele/dela.

Um/a colaborador/a diz que não é avisado/a quando a despesa dele/dela é aprovada.
Peça para conferir Despesa revisada nas configurações de notificações.

Minha notificação personalizada não envia e-mails ou não chega a ninguém.
Confira quatro coisas. Os e-mails personalizados dependem do seu plano (seu/sua account manager pode confirmar). A notificação precisa de pelo menos uma pessoa destinatária, além de assunto e mensagem do e-mail. Pessoas cujo acesso à Factorial ainda não começou não podem recebê-la. E o gatilho e as condições precisam corresponder às despesas que você espera.

Perguntas frequentes

1. Posso desativar as notificações para a empresa toda?
   Não. Cada pessoa escolhe como recebe as próprias notificações. As notificações obrigatórias sempre ficam na caixa de entrada.
   
2. As notificações podem ser enviadas só por e-mail?
   Sim. Cada pessoa pode desativar as notificações push e manter o e-mail, e as notificações personalizadas podem enviar um e-mail personalizado.
   
3. A equipe financeira é avisada quando uma despesa é aprovada?
   Não por padrão. Adicione uma notificação personalizada com o gatilho Quando uma despesa é aprovada, ou consulte a lista de despesas filtrada por status.
   
4. Os/as colaboradores/as recebem lembretes para adicionar os recibos?
   Depois de cada pagamento com cartão Factorial, eles/elas recebem uma notificação push pedindo o recibo e, uma vez por semana, um lembrete se tiverem despesas em rascunho.
   
5. Quais eventos podem disparar uma notificação personalizada?
   Uma notificação personalizada pode ser disparada quando uma despesa (ou uma despesa de quilometragem) é criada, está pronta para revisão, é rejeitada ou é aprovada. Você pode adicionar condições como valor, moeda ou categoria.
   
6. O que faz Desativar todas as notificações?
   Desativar todas as notificações desativa todos os e-mails e notificações push, exceto os obrigatórios. Você continua vendo as notificações na caixa de entrada da Factorial.
   
7. Quais notificações de despesas ficam ativadas por padrão para os/as aprovadores/as?
   Os/as aprovadores/as recebem Nova despesa pendente e Novo grupo pendente por e-mail e no celular, a menos que as desativem.
   
8. O ONE pode me enviar um resumo periódico das despesas?
   Sim, com uma rotina. Peça ao ONE, nosso assistente de IA, por exemplo "Toda segunda-feira, me envie as despesas pendentes da minha equipe", e o ONE executa a rotina nessa frequência e envia o resultado por e-mail. Uma rotina também pode agir por você, por exemplo "Toda sexta-feira, aprove as despesas da minha equipe que estão dentro da política e abaixo de R$ 200". Ela é executada em seu nome, então só pode aprovar o que você mesmo/a poderia aprovar. As rotinas rodam sem você acompanhar, então confira as instruções que o ONE mostra antes de salvar a rotina. Consulte Descubra o que o ONE pode fazer em Despesas.
   
9. Os/as admins podem receber um alerta para cada nova despesa?
   Sim, com uma notificação personalizada. Escolha o gatilho Quando uma despesa é criada e depois Enviar um e-mail personalizado para os/as admins que precisam saber. Cada pessoa também pode ver as novas despesas em Gastos > Despesas de colaboradores, se tiver permissão para visualizá-las.
   
10. Como paro de receber os e-mails de aprovação?
    Cada aprovador/a desativa E-mail para Nova despesa pendente e Novo grupo pendente nas próprias configurações de notificações (sino > engrenagem). Não é possível desativá-los para a empresa toda. A solicitação continua na caixa de entrada dele/dela.
    
11. Não quero receber e-mails de despesas enviadas ou novas. Qual notificação devo desativar?
    Depende de quem recebe. Aprovadores/as: Nova despesa pendente e Novo grupo pendente. O/a colaborador/a para quem uma despesa foi criada: Despesa registrada em meu nome. O/a colaborador/a que enviou uma despesa: Despesa revisada. Qualquer pessoa com rascunhos: Despesas em rascunho. Exportações: Exportação de despesa pronta, Exportação de despesas pronta, Exportação de grupo de despesas pronta e Relatório de despesas pronto. A decisão sobre um grupo: Grupo de despesas aprovado.
    
12. Como faço para uma notificação personalizada parar de enviar e-mails para uma pessoa?
    Abra a notificação personalizada em Configurações > Configuração avançada > Notificações personalizadas e altere os destinatários. As notificações personalizadas são independentes das configurações de notificações de cada pessoa.
    
13. Quem é avisado quando um orçamento é ultrapassado ou quando uma exportação fica pronta?
    Os/as responsáveis pelo orçamento, na primeira vez que o orçamento ultrapassa o valor definido. Quem solicitou uma exportação ou um relatório de despesas, quando ele estiver pronto para download.
    
14. O fluxo de aprovação pode avisar alguém quando uma despesa é aprovada ou rejeitada?
    Não. O fluxo de aprovação só tem etapas de revisão e aprovação ou rejeição automáticas; ele não envia mensagens. Para avisar alguém, por exemplo o financeiro quando uma despesa é aprovada, use uma notificação personalizada, como descrito acima.