Este artículo es para: administradores, aprobadores y colaboradores.
Factorial avisa a las personas adecuadas cuando un gasto las necesita: a los aprobadores cuando algo espera su aprobación y a los colaboradores cuando su gasto se aprueba, se rechaza o necesita cambios. Nadie tiene que perseguir a nadie por mensaje.
Notificaciones que envía Factorial
Resumen
Las notificaciones llegan a la Bandeja de entrada de Factorial, por correo electrónico y como notificaciones push en la app móvil, según la notificación y las preferencias de cada persona.
| Quién | Cuándo |
|---|---|
| Aprobadores | Un gasto o un grupo de gasto espera su aprobación. También aparece en su Bandeja de entrada como tarea. |
| El colaborador | Su gasto se aprueba, se rechaza o necesita cambios. Alguien creó un gasto en su nombre. Una vez por semana, si tiene gastos todavía en borrador. Tras un pago con tarjeta de Factorial, una notificación push con el importe y el comercio le pide el recibo. |
Finanzas no recibe una notificación automática cuando un gasto queda totalmente aprobado: añade una notificación personalizada (consulta más abajo).
Cómo usarlo
Cada persona elige cómo recibe las notificaciones:
- Haz clic en la campana junto a tu nombre, en la parte inferior de la barra lateral, para abrir Notificaciones y luego haz clic en el engranaje en la parte superior del panel.
- Busca la notificación, por ejemplo gasto, o desplázate hasta la sección Gastos.
- Marca o desmarca Correo electrónico y Móvil en cada una.
Añade tus propias alertas con notificaciones personalizadas
Resumen
Usa las notificaciones personalizadas para avisar a alguien de los gastos que importan a tu proceso, por ejemplo "enviar un correo a finanzas cuando se apruebe un gasto de más de €1.000". Los correos personalizados dependen de tu plan; tu Account Manager puede confirmártelo.
Cómo usarlo
- Ve a Configuración > Configuración avanzada > Notificaciones personalizadas.
- Crea una nueva notificación personalizada y elige un Desencadenante, por ejemplo Cuando se aprueba un gasto.
- Añade condiciones, por ejemplo que el importe sea superior a 1.000.
- Elige la acción, por ejemplo Enviar un correo personalizado a, y a las personas que se notificarán.
- Haz clic en Crear automatización (el botón que guarda una notificación personalizada).
Consejos y buenas prácticas
- Reserva las notificaciones personalizadas para los pocos casos que necesitan más ojos, para que nadie empiece a ignorarlas.
- Los revisores que usan la app móvil reciben las solicitudes de aprobación más rápido con las notificaciones push activadas.
- Para decidir quién revisa un gasto, usa tu flujo de aprobación, no las notificaciones. Consulta ¿Cómo configuro el flujo de aprobación?
- Relacionado: Acerca de tu Bandeja de entrada: notificaciones y solicitudes centralizadas · ¿Cómo configuro el flujo de aprobación?
Solución de problemas y preguntas frecuentes
Solución de problemas
Un revisor no recibió la solicitud de aprobación.
Comprueba que sea el revisor correcto en tu flujo de aprobación y que no haya desactivado el correo o las notificaciones push de Nuevo gasto pendiente. La solicitud siempre está en su Bandeja de entrada.
Un colaborador dice que no le avisan cuando se aprueba su gasto.
Pídele que revise Gasto revisado en su configuración de notificaciones.
Mi notificación personalizada no envía correos o no llega a nadie.
Revisa cuatro cosas. Los correos personalizados dependen de tu plan (tu Account Manager puede confirmarlo). La notificación necesita al menos una persona destinataria, un asunto y un mensaje de correo. Las personas cuyo acceso a Factorial aún no ha comenzado no pueden recibirla. Y el desencadenante y las condiciones deben coincidir con los gastos que esperas.
Preguntas frecuentes
1. ¿Puedo desactivar las notificaciones de toda mi empresa?
No. Cada persona elige cómo recibe sus propias notificaciones. Las notificaciones obligatorias siempre permanecen en la Bandeja de entrada.
2. ¿Se pueden enviar notificaciones solo por correo electrónico?
Sí. Cada persona puede desactivar las notificaciones push y mantener el correo, y las notificaciones personalizadas pueden enviar un correo personalizado.
3. ¿Finanzas recibe una notificación cuando se aprueba un gasto?
No por defecto. Añade una notificación personalizada con el desencadenante Cuando se aprueba un gasto, o revisa la lista de gastos filtrada por estado.
4. ¿Se recuerda a los colaboradores que añadan recibos?
Tras cada pago con tarjeta de Factorial reciben una notificación push que les pide el recibo, y una vez por semana un recordatorio si tienen gastos en borrador.
5. ¿Qué eventos pueden iniciar una notificación personalizada?
Una notificación personalizada puede iniciarse cuando un gasto (o un gasto de kilometraje) se crea, está listo para revisión, se rechaza o se aprueba. Puedes añadir condiciones como el importe, la moneda o la categoría.
6. ¿Qué hace Desactivar todas las notificaciones?
Desactivar todas las notificaciones desactiva todos los correos y notificaciones push, excepto los obligatorios. Seguirás viendo las notificaciones en tu Bandeja de entrada de Factorial.
7. ¿Qué notificaciones de gastos están activadas por defecto para los aprobadores?
Los aprobadores reciben Nuevo gasto pendiente y Nuevo grupo pendiente por correo y en el móvil, a menos que las desactiven.
8. ¿One puede enviarme un resumen periódico de los gastos?
Sí, con una rutina. Pídeselo a One, nuestro asistente de IA, por ejemplo "Cada lunes, envíame los gastos pendientes de mi equipo", y One la ejecuta con esa periodicidad y te envía el resultado por correo. Una rutina también puede actuar por ti, por ejemplo "Cada viernes, aprueba los gastos de mi equipo que cumplan la política y sean de menos de €50". Se ejecuta como tú, así que solo puede aprobar lo que tú mismo podrías aprobar. Las rutinas se ejecutan sin que las veas, así que revisa las instrucciones que te muestra One antes de guardar la rutina. Consulta ¿Qué puede hacer One en Gastos?
9. ¿Los administradores pueden recibir una alerta por cada gasto nuevo?
Sí, con una notificación personalizada. Elige el desencadenante Cuando se crea un gasto y luego Enviar un correo personalizado a los administradores que deban saberlo. Cada persona también puede ver los gastos nuevos en Gastos > Gastos si tiene permiso para verlos.
10. ¿Cómo dejo de recibir los correos de aprobación?
Cada aprobador desactiva Correo electrónico en Nuevo gasto pendiente y Nuevo grupo pendiente en su propia configuración de notificaciones (campana > engranaje). No se pueden desactivar para toda la empresa. La solicitud permanece en su Bandeja de entrada.
11. No quiero correos por gastos subidos o nuevos. ¿Qué notificación desactivo?
Depende de quién la reciba. Aprobadores: Nuevo gasto pendiente y Nuevo grupo pendiente. El colaborador para quien se creó un gasto: Gasto registrado en mi nombre. El colaborador que envió un gasto: Gasto revisado. Cualquiera con borradores: Gastos en borrador. Exportaciones: Exportación de gasto lista, Exportación de gastos lista, Exportación de grupo de gasto lista e Informe de gastos listo. La decisión sobre un grupo: Grupo de gasto aprobado.
12. ¿Cómo evito que una notificación personalizada envíe correos a una persona?
Abre la notificación personalizada en Configuración > Configuración avanzada > Notificaciones personalizadas y cambia a quién se envía. Las notificaciones personalizadas son independientes de la configuración de notificaciones de cada persona.
13. ¿A quién se notifica cuando un presupuesto se excede o cuando una exportación está lista?
A los responsables del presupuesto, la primera vez que un presupuesto supera su importe. A quien haya solicitado una exportación o un informe de gastos, cuando está listo para descargar.
14. ¿El flujo de aprobación puede notificar a alguien cuando se aprueba o rechaza un gasto?
No. El flujo de aprobación solo tiene pasos de revisión y aprobación o rechazo automáticos; no puede enviar mensajes. Para avisar a alguien, por ejemplo a Finanzas cuando se aprueba un gasto, usa una notificación personalizada como se describe más arriba.