Cet article s'adresse à : approbateurs.
Les dépenses vous parviennent de deux façons : à partir d'un paiement avec une carte Factorial, ou ajoutées à la main par un employé qui a payé avec son propre argent (une dépense manuelle, avancée par l'employé). Vous les approuvez de la même façon, mais vous ne vérifiez pas les mêmes choses, ce qui vous permet de contrôler plus vite et de ne rembourser que ce qu'il faut.
Dépenses par carte et dépenses avancées par l'employé
Vue d'ensemble
| Dépense par carte | Dépense avancée par l'employé | |
|---|---|---|
| Qui a payé | L'entreprise, avec une carte Factorial | L'employé, avec son propre argent |
| Comment elle est créée | Automatiquement, en brouillon, quand la carte est utilisée. L'employé ajoute le reçu et l'envoie. | L'employé la crée sur le web ou dans l'application. |
| Remboursée à l'employé ? | Non, il n'y a rien à rembourser | Oui, une fois approuvée |
| Contrôles avant le paiement | Les limites et restrictions de la carte s'appliquent au moment où l'employé paie | Aucun : les contrôles ont lieu après l'envoi de la dépense |
| Ce que vous vérifiez principalement | Que le reçu soit là et que l'achat soit professionnel | Le reçu, le montant à rembourser, la catégorie et la politique |
Les deux suivent le flux d'approbation de votre entreprise, et les deux sont vérifiées par les Contrôles des dépenses si votre entreprise les utilise.
Comment l'utiliser
Contrôler une dépense par carte
- Open the expense. Card expenses have a Transaction row: click View details to see the card payment they come from. Their total reimbursement is £0.00, because the company already paid.
- Vérifiez que le reçu est joint et lisible, et que l'achat était professionnel.
- Approuvez, demandez des modifications ou rejetez-la (voir Comment approuver, rejeter ou renvoyer une dépense ?). Une fois approuvée, il n'y a rien à rembourser.
Contrôler une dépense avancée par l'employé
- Ouvrez la dépense.
- Vérifiez le reçu et que le Montant remboursable (ce qui sera remboursé) est correct. Il ne peut pas être supérieur au montant du reçu.
- Vérifiez la catégorie, le projet ou le centre de coût, et les éventuelles alertes.
- Approuvez, demandez des modifications ou rejetez-la. Une fois approuvée, votre équipe finance la rembourse via la paie, un fichier de virement SEPA, ou en la marquant comme payée (voir Comment rembourser des dépenses via la paie ?).
Conseils et bonnes pratiques
- Contrôlez rapidement les dépenses par carte. L'argent est déjà dépensé, et un reçu manquant est plus facile à obtenir tant que l'achat est récent.
- Consacrez plus de temps aux dépenses avancées par l'employé. Ce sont celles qui se transforment en vrais paiements.
- Utilisez « Demander des modifications » pour un reçu manquant, pas « Rejeter ». L'employé peut l'ajouter et renvoyer la dépense.
- Les employés qui ont des brouillons de dépenses, y compris des dépenses par carte en attente de reçu, reçoivent un rappel le lundi matin.
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Dépannage et FAQ
Dépannage
Une dépense par carte n'a pas de reçu.
Utilisez Demander des modifications et demandez à l'employé de l'ajouter. Il pourra ensuite la renvoyer.
Je ne vois pas « Rembourser » sur une dépense par carte approuvée.
C'est normal : les dépenses par carte sont payées par l'entreprise, il n'y a donc rien à rembourser à l'employé.
FAQ
1. Dois-je contrôler les dépenses par carte si la carte a déjà des limites ?
Oui, mais c'est un contrôle plus léger. Les limites de la carte contrôlent où et combien l'employé peut dépenser, pas si chaque achat était professionnel ou a un reçu valide.
2. Que se passe-t-il si je rejette une dépense par carte ?
La dépense passe à Rejetée, mais le paiement a déjà été effectué avec l'argent de l'entreprise. Factorial ne le récupère pas automatiquement : convenez avec l'employé de la façon dont il le remboursera.
3. Une dépense avancée par l'employé peut-elle être remboursée pour plus que le reçu ?
Non. Le Montant remboursable ne peut pas être supérieur au montant du reçu. Quand le reçu est dans une autre devise, le montant converti à la date du reçu (du document) fixe la limite, avec une marge allant jusqu'à 5 % pour les frais bancaires. Voir Dépenses dans une autre devise.