Este artículo es para: aprobadores.
Los gastos te llegan de dos formas: por un pago con una tarjeta de Factorial, o añadidos a mano por un empleado que pagó con su propio dinero (un gasto manual, por cuenta propia). Apruebas ambos igual, pero compruebas cosas distintas, así revisas más rápido y solo reembolsas lo que corresponde.
Gastos con tarjeta y gastos por cuenta propia
Resumen
| Gasto con tarjeta | Gasto por cuenta propia | |
|---|---|---|
| Quién pagó | La empresa, con una tarjeta de Factorial | El empleado, con su propio dinero |
| Cómo se crea | Automáticamente, como borrador, cuando se usa la tarjeta. El empleado añade el recibo y lo envía. | El empleado lo crea en la web o en la app. |
| ¿Se reembolsa al empleado? | No, no hay nada que reembolsar | Sí, una vez aprobado |
| Controles antes del pago | Los límites y restricciones de la tarjeta se aplican cuando el empleado paga | Ninguno: las comprobaciones se hacen después de enviar el gasto |
| Qué compruebas principalmente | Que el recibo esté y que la compra fuera por trabajo | El recibo, el importe a reembolsar, la categoría y la política |
Ambos siguen el flujo de aprobación de tu empresa, y ambos se comprueban con los Controles de gastos si tu empresa los usa.
Cómo se usa
Revisar un gasto con tarjeta
- Open the expense. Card expenses have a Transaction row: click View details to see the card payment they come from. Their total reimbursement is £0.00, because the company already paid.
- Comprueba que el recibo esté adjunto y sea legible, y que la compra fuera por trabajo.
- Aprueba, solicita cambios o rechaza (consulta ¿Cómo apruebo, rechazo o devuelvo un gasto?). Una vez aprobado, no hay nada que reembolsar.
Revisar un gasto por cuenta propia
- Abre el gasto.
- Comprueba el recibo y que el Importe reembolsable (lo que se reembolsará) sea correcto. No puede ser mayor que el importe del recibo.
- Comprueba la categoría, el proyecto o centro de costos y las alertas.
- Aprueba, solicita cambios o rechaza. Una vez aprobado, tu equipo de finanzas lo reembolsa mediante la nómina, un archivo de transferencia SEPA o marcándolo como pagado (consulta ¿Cómo reembolso gastos a través de la nómina?).
Consejos y buenas prácticas
- Revisa rápido los gastos con tarjeta. El dinero ya se gastó y es más fácil conseguir un recibo que falta mientras la compra es reciente.
- Dedica más tiempo a los gastos por cuenta propia. Son los que se convierten en pagos reales.
- Usa "Solicitar cambios" cuando falte un recibo, no "Rechazar". El empleado puede añadirlo y enviar de nuevo el gasto.
- Los empleados que tienen gastos en borrador, incluidos los gastos con tarjeta que esperan un recibo, reciben un recordatorio los lunes por la mañana.
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Solución de problemas y preguntas frecuentes
Solución de problemas
Un gasto con tarjeta no tiene recibo.
Usa Solicitar cambios y pide al empleado que lo añada. Después podrá enviarlo de nuevo.
No veo "Reembolsar" en un gasto con tarjeta aprobado.
Es lo esperado: los gastos con tarjeta los paga la empresa, así que no hay nada que reembolsar al empleado.
Preguntas frecuentes
1. ¿Tengo que revisar los gastos con tarjeta si la tarjeta ya tiene límites?
Sí, pero es una revisión más ligera. Los límites de la tarjeta controlan dónde y cuánto puede gastar el empleado, no si cada compra fue por trabajo o tiene un recibo válido.
2. ¿Qué pasa si rechazo un gasto con tarjeta?
El gasto pasa a Rechazado, pero el pago ya se hizo con dinero de la empresa. Factorial no lo recupera automáticamente: acordad con el empleado cómo lo devolverá.
3. ¿Se puede reembolsar un gasto por cuenta propia por más del importe del recibo?
No. El Importe reembolsable no puede ser mayor que el importe del recibo. Cuando el recibo está en otra moneda, el importe convertido a la fecha del recibo (documento) marca el límite, con un margen de hasta el 5 % por comisiones bancarias. Consulta Gastos en otra moneda.