Cet article s'adresse aux : administrateurs.
Autorisez une personne à soumettre des dépenses (ou activez Dépenses pour vous-même) en quelques clics, et retirez-la lorsqu'elle n'en a plus besoin. Si votre entreprise paie par personne, seuls les utilisateurs de Dépenses peuvent créer des dépenses : administrateurs compris. Vous ne voyez pas Nouvelle dépense ? Consultez Pourquoi je ne vois pas Dépenses ni le bouton Nouvelle dépense ?
Ajouter des personnes à Dépenses
Vue d'ensemble
Ajoutez une personne lorsqu'elle rejoint l'entreprise et doit demander le remboursement de frais, ou avant qu'elle commence à utiliser une carte Factorial. Vous avez besoin de l'autorisation Gérer l'abonnement (les administrateurs l'ont par défaut). Vous ne savez pas si votre entreprise paie par personne ? Si Paramètres > Abonnement affiche Gérer les utilisateurs > Utilisateurs de Dépenses, c'est le cas.
Mode d'emploi
Depuis Dépenses (le moyen le plus rapide) :
- Dans la barre latérale, allez dans Dépenses > Dépenses des employés.
- Ouvrez le menu ⋯ en haut à droite, à côté de Nouvelle carte, puis cliquez sur Ajouter des utilisateurs.
- Sous Employé, cliquez sur Rechercher des employés, recherchez ou cochez les personnes souhaitées, puis cliquez sur Appliquer la sélection.
- Cliquez sur Ajouter (le bouton indique Ajouter 2 utilisateurs si vous en avez choisi deux). Vous verrez « Utilisateurs ajoutés à Dépenses avec succès ».
Depuis les Paramètres :
- Allez dans Paramètres > Abonnement.
- Dans Gérer les utilisateurs > Utilisateurs de Dépenses, cliquez sur Ajouter des utilisateurs.
- Dans la fenêtre « Sélectionnez les personnes que vous souhaitez ajouter au module Dépenses. », recherchez chaque personne par son nom, ou sélectionnez tout le monde, puis cliquez sur Appliquer la sélection.
- Cliquez sur Ajouter (le bouton indique Ajouter 2 utilisateurs si vous en avez choisi deux). Vous verrez « Utilisateurs ajoutés à Dépenses avec succès ».
Les personnes ajoutées peuvent créer des dépenses immédiatement.
Retirer des personnes de Dépenses
Vue d'ensemble
Retirez une personne lorsqu'elle n'a plus besoin de demander de remboursements, afin de ne pas payer une licence que personne n'utilise. Ses cartes Dépenses sont désactivées (Factorial vous avertit au préalable). Les personnes qui quittent l'entreprise sont retirées automatiquement (voir FAQ 2).
Mode d'emploi
- Allez dans Paramètres > Abonnement et cliquez sur la flèche à côté de Utilisateurs de Dépenses pour ouvrir Gérer les utilisateurs de Dépenses.
- Trouvez la personne, ouvrez le menu de sa ligne et cliquez sur Retirer du plan. Pour retirer plusieurs personnes, sélectionnez-les et utilisez la même action.
Conseils et bonnes pratiques
- Ajoutez les personnes à Dépenses dans le cadre de votre checklist d'intégration, afin que les nouvelles recrues puissent déclarer leurs premières dépenses sans attendre.
- Si vous utilisez les cartes Factorial, ajoutez d'abord le titulaire de la carte à Dépenses : les paiements par carte deviennent des dépenses de cette personne.
- Vérifiez Gérer les utilisateurs de Dépenses une fois par mois pour vous assurer de ne payer que pour les personnes qui en ont besoin.
- Voir aussi : Comment définir les rôles et les autorisations dans Dépenses ? · Comment ajouter des utilisateurs de Dépenses lorsqu'un partenaire gère mon plan ? · Comment créer une dépense ?
Dépannage et FAQ
Dépannage
Un employé ne trouve pas le bouton Nouvelle dépense.
En général, il n'est pas encore utilisateur de Dépenses. Vérifiez qu'il apparaît dans Gérer les utilisateurs de Dépenses et ajoutez-le s'il n'y figure pas. Pour toutes les causes possibles (y compris les types de dépense désactivés, le mobile et l'onglet Groupes), consultez Pourquoi je ne vois pas Dépenses ni le bouton Nouvelle dépense ?
Je suis administrateur et je ne peux pas soumettre mes propres dépenses.
Les administrateurs doivent aussi être utilisateurs de Dépenses : disposer de toutes les autorisations dans Factorial ne suffit pas. Ajoutez-vous dans Gérer les utilisateurs de Dépenses.
Je ne vois pas le bouton Ajouter des utilisateurs, ou l'ajout échoue.
Vous avez besoin de l'autorisation Gérer l'abonnement. Demandez à un administrateur d'ajouter les personnes à votre place.
Le bouton Ajouter des utilisateurs est grisé.
Lorsqu'un partenaire gère votre plan, l'ajout est bloqué si vous avez utilisé tous les utilisateurs de Dépenses définis par le partenaire, ou si aucune limite n'a encore été définie. Contactez votre partenaire. Consultez Comment ajouter des utilisateurs de Dépenses lorsqu'un partenaire gère mon plan ?
Je ne vois pas la section Abonnement, ou Utilisateurs de Dépenses n'y figure pas.
Essayez d'ajouter les personnes depuis Dépenses > Dépenses des employés > ⋯ > Ajouter des utilisateurs (étapes ci-dessus). Si l'option n'y est pas non plus, votre plan n'est peut-être pas facturé par personne et la liste Utilisateurs de Dépenses n'existe donc pas. Dans ce cas, c'est l'autorisation Peut créer une dépense, dans Paramètres > Autorisations, qui détermine qui peut créer des dépenses. Consultez Comment définir les rôles et les autorisations dans Dépenses ? Si vous êtes toujours bloqué, contactez notre équipe d'assistance.
FAQ
1. Puis-je ajouter tous les employés à Dépenses en une seule fois ?
Oui. Dans la fenêtre Ajouter des utilisateurs, vous pouvez sélectionner tous les employés qui ne sont pas encore utilisateurs de Dépenses. Certains plans incluent Dépenses pour chaque employé : dans ces plans, les employés actifs et les nouvelles recrues sont ajoutés automatiquement.
2. Dois-je retirer manuellement de Dépenses les personnes qui quittent l'entreprise ? Un employé sorti apparaît encore comme utilisateur de Dépenses.
Non. Lorsqu'un employé est radié, Factorial le retire automatiquement des utilisateurs de Dépenses le lendemain de sa date de sortie ; jusque-là, il apparaît toujours dans la liste. Ses cartes Factorial sont désactivées au même moment (une carte en attente d'émission est annulée). S'il apparaît encore après ce jour, contactez notre équipe d'assistance.
3. Que se passe-t-il quand je retire quelqu'un de Dépenses ?
La personne ne peut plus créer de nouvelles dépenses. Son historique reste visible, et les dépenses déjà soumises poursuivent le circuit d'approbation et peuvent encore être remboursées.
4. Retirer quelqu'un annule-t-il sa carte ?
Non. Ses cartes Dépenses sont désactivées, elles ne peuvent donc plus être utilisées, mais elles ne sont pas annulées. Factorial affiche cet avertissement sur la page avant que vous ne retiriez quelqu'un.
5. Quelqu'un peut-il soumettre des dépenses pour un collègue qui n'est pas utilisateur de Dépenses ?
Non. Les deux personnes doivent être utilisateurs de Dépenses pour déclarer une dépense au nom de quelqu'un.
6. Comment voir qui a accès à Dépenses, combien de personnes sont concernées, ou si une personne est utilisateur de Dépenses ?
Allez dans Paramètres > Abonnement. Dans Gérer les utilisateurs, la ligne Utilisateurs de Dépenses indique combien de personnes ont accès. Cliquez sur la flèche à côté pour ouvrir Gérer les utilisateurs de Dépenses : la liste affiche toutes les personnes pouvant utiliser Dépenses, avec leur date d'ajout, et vous pouvez rechercher une personne en particulier.
7. J'ai ajouté quelqu'un mais cette personne ne voit toujours pas Nouvelle dépense. Pourquoi ?
Demandez-lui d'actualiser la page ou de rouvrir l'application mobile ; les personnes que vous ajoutez peuvent créer des dépenses immédiatement.
8. Existe-t-il un autre endroit pour ajouter ou modifier les utilisateurs de Dépenses en dehors de Paramètres > Abonnement ?
Pour ajouter, oui : Dépenses > Dépenses des employés > ⋯ > Ajouter des utilisateurs ouvre la même fenêtre. Pour retirer des personnes, utilisez Paramètres > Abonnement > Gérer les utilisateurs de Dépenses > Retirer du plan.