Questo articolo è per: amministratori.
Abilita una persona a registrare le spese (o attiva Spese per te) in pochi clic e rimuovila quando non ne ha più bisogno. Se la tua azienda paga per persona, solo gli utenti di Spese possono creare spese: amministratori inclusi. Non vedi Nuova spesa? Consulta Perché non vedo Spese o il pulsante Nuova spesa?
Aggiungere persone a Spese
Panoramica
Aggiungi una persona quando entra in azienda e deve richiedere rimborsi spese, oppure prima che inizi a usare una carta Factorial. Ti serve il permesso Gestisci abbonamento (gli amministratori lo hanno per impostazione predefinita). Non sai se la tua azienda paga per persona? Se in Impostazioni > Abbonamento vedi Gestisci utenti > Utenti di Spese, è così.
Come si usa
Da Spese (il modo più rapido):
- Nella barra laterale, vai su Spese > Spese dei dipendenti.
- Apri il menu ⋯ in alto a destra, accanto a Nuova carta, e fai clic su Aggiungi utenti.
- In Dipendente, fai clic su Cerca dipendenti, cerca o seleziona le persone che vuoi, quindi fai clic su Applica selezione.
- Fai clic su Aggiungi (diventa Aggiungi 2 utenti se ne hai scelte due). Vedrai "Utenti aggiunti a Spese correttamente".
Da Impostazioni:
- Vai su Impostazioni > Abbonamento.
- In Gestisci utenti > Utenti di Spese, fai clic su Aggiungi utenti.
- Nella finestra "Seleziona le persone che vuoi aggiungere al modulo Spese.", cerca ogni persona per nome, oppure seleziona tutti, e fai clic su Applica selezione.
- Fai clic su Aggiungi (diventa Aggiungi 2 utenti se ne hai scelte due). Vedrai "Utenti aggiunti a Spese correttamente".
Le persone che aggiungi possono creare spese subito.
Rimuovere persone da Spese
Panoramica
Rimuovi una persona quando non ha più bisogno di richiedere rimborsi, così non paghi una licenza che nessuno usa. Le sue carte di Spese vengono disattivate (Factorial ti avvisa prima). Chi lascia l'azienda viene rimosso automaticamente (vedi FAQ 2).
Come si usa
- Vai su Impostazioni > Abbonamento e fai clic sulla freccia accanto a Utenti di Spese per aprire Gestisci utenti di Spese.
- Trova la persona, apri il menu sulla sua riga e fai clic su Rimuovi dal piano. Per rimuovere più persone, selezionale e usa la stessa azione.
Suggerimenti e best practice
- Aggiungi le persone a Spese nell'ambito della checklist di onboarding, così i nuovi assunti possono richiedere le prime spese senza attese.
- Se usi le carte Factorial, aggiungi prima il titolare della carta a Spese: i pagamenti con carta diventano spese di quella persona.
- Controlla Gestisci utenti di Spese una volta al mese per assicurarti di pagare solo per chi ne ha bisogno.
- Correlati: Come imposto ruoli e permessi in Spese? · Come aggiungo utenti di Spese quando un partner gestisce il mio piano? · Come creo una spesa?
Risoluzione dei problemi e FAQ
Risoluzione dei problemi
Un dipendente non trova il pulsante Nuova spesa.
Di solito non è ancora un utente di Spese. Controlla che compaia in Gestisci utenti di Spese e aggiungilo se manca. Per tutte le cause (inclusi i tipi di spesa disattivati, l'app mobile e la scheda Gruppi), consulta Perché non vedo Spese o il pulsante Nuova spesa?
Sono amministratore e non riesco a registrare le mie spese.
Anche gli amministratori devono essere utenti di Spese: avere tutti i permessi in Factorial non basta. Aggiungiti in Gestisci utenti di Spese.
Non vedo il pulsante Aggiungi utenti, oppure l'aggiunta non riesce.
Ti serve il permesso Gestisci abbonamento. Chiedi a un amministratore di aggiungere le persone al posto tuo.
Il pulsante Aggiungi utenti è disattivato.
Quando un partner gestisce il tuo piano, l'aggiunta è bloccata se hai usato tutti gli utenti di Spese impostati dal partner, oppure se non è stato ancora impostato alcun limite. Contatta il tuo partner. Consulta Come aggiungo utenti di Spese quando un partner gestisce il mio piano?
Non vedo la sezione Abbonamento, o Utenti di Spese non è presente.
Prova ad aggiungere le persone da Spese > Spese dei dipendenti > ⋯ > Aggiungi utenti (passaggi sopra). Se non c'è nemmeno lì, il tuo piano potrebbe non essere a prezzo per persona e quindi non esiste l'elenco Utenti di Spese. In tal caso, chi può creare spese è deciso dal permesso Può creare una spesa, in Impostazioni > Permessi. Consulta Come imposto ruoli e permessi in Spese? Se hai ancora difficoltà, contatta il nostro team di assistenza.
FAQ
1. Posso aggiungere tutti i dipendenti a Spese in una volta?
Sì. Nella finestra Aggiungi utenti puoi selezionare tutti i dipendenti che non sono ancora utenti di Spese. Alcuni piani includono Spese per ogni dipendente: in quei piani, i dipendenti attivi e i nuovi assunti vengono aggiunti automaticamente.
2. Devo rimuovere a mano da Spese chi lascia l'azienda? Un dipendente cessato risulta ancora utente di Spese.
No. Quando un dipendente cessa il rapporto, Factorial lo rimuove automaticamente dagli utenti di Spese il giorno dopo la data di cessazione; fino ad allora compare ancora nell'elenco. Le sue carte Factorial vengono disattivate nello stesso momento (una carta ancora in attesa di emissione viene annullata). Se compare ancora dopo quel giorno, contatta il nostro team di assistenza.
3. Cosa succede quando rimuovo qualcuno da Spese?
Non può più creare nuove spese. Il suo storico resta visibile e le spese già inviate continuano il processo di approvazione e possono ancora essere rimborsate.
4. Rimuovere qualcuno annulla la sua carta?
No. Le sue carte di Spese vengono disattivate, quindi non possono essere usate, ma non vengono annullate. Factorial mostra questo avviso nella pagina prima che tu rimuova qualcuno.
5. Qualcuno può registrare spese per un collega che non è utente di Spese?
No. Entrambe le persone devono essere utenti di Spese per registrare una spesa per conto di qualcuno.
6. Come vedo chi ha accesso a Spese, quante persone sono, o se una persona è utente di Spese?
Vai su Impostazioni > Abbonamento. In Gestisci utenti, la riga Utenti di Spese mostra quante persone hanno accesso. Fai clic sulla freccia accanto per aprire Gestisci utenti di Spese: elenca tutti quelli che possono usare Spese, con la data di aggiunta, e puoi cercare una singola persona.
7. Ho aggiunto qualcuno ma non vede ancora Nuova spesa. Perché?
Chiedigli di aggiornare la pagina o riaprire l'app mobile; le persone che aggiungi possono creare spese subito.
8. Esiste un altro posto per aggiungere o modificare gli utenti di Spese oltre a Impostazioni > Abbonamento?
Per aggiungere, sì: Spese > Spese dei dipendenti > ⋯ > Aggiungi utenti apre la stessa finestra. Per rimuovere persone, usa Impostazioni > Abbonamento > Gestisci utenti di Spese > Rimuovi dal piano.