Les utilisateurs externes sont des collaborateurs qui ne sont pas directement employés par l'entreprise. Par exemple, les comptables peuvent être considérés comme des utilisateurs externes. Ces utilisateurs externes n'engendreront aucun coût pour l'entreprise, et ils n'auront pas la possibilité de pointer ou de demander des congés.
Les utilisateurs externes ne seront pas enregistrés comme employés et ils n'auront pas de profil d'employé dans Factorial.
Comment ajouter un utilisateur externe ?
- Dans votre barre latérale, allez dans Paramètres
- Sous Général, cliquez sur Utilisateurs externes
- Cliquez sur + Créer un utilisateur externe
- Remplissez le Email, Prénom et Nom de famille
- Cliquez sur Enregistrer
Il n'y a pas de limite à la création d'utilisateurs externes.
Comment ajouter un utilisateur externe à un groupe d'autorisation ?
Nous recommandons de créer un groupe d'autorisation personnalisé avec des niveaux de visibilité et d'accès spécifiques pour vos employés externes, mais cette étape n'est pas obligatoire.
Factorial vous fournit un niveau d'accès par défaut qui est entièrement dédié aux utilisateurs externes :
Utilisateurs externes (Visiteurs/Invités) Réserver pour eux-mêmes et pour les personnes qu'ils gèrent ou dirigent
- Dans votre barre latérale, allez dans Paramètres
- Sous Général, cliquez sur Permissions
- Placez-vous sur le groupe d'accès où vous souhaitez ajouter l'employé externe
- Cliquez sur l'onglet utilisateur externe
- Cliquez sur (+) et recherchez et sélectionnez l'utilisateur externe
- Cliquez sur Soumettre
Que peut et ne peut pas faire un utilisateur externe
Les utilisateurs externes ne peuvent pas faire partie des processus actifs de la plateforme, quelques exemples :
- Pointer
- Demander des congés
- Télécharger des dépenses (au nom d'un autre employé)
- Avoir des documents pour eux-mêmes
- Etc
Ils ne peuvent pas avoir d'informations stockées sur eux-mêmes, car ils ne font pas partie de l'entreprise directement.
Quelques-unes des fonctionnalités qu'ils peuvent faire (selon les permissions)
- Visualiser et télécharger des informations
- Impacter les informations d'autres employés. Cela inclut :
- Documents
- Congés
- Suivi du temps
- Dépenses
- Gérer les permissions
- Recevoir des notifications personnalisées
Ils doivent avoir les bonnes permissions.
FAQ
Où puis-je trouver l'utilisateur externe que j'ai créé ?
Dans le groupe de permissions, ils ont été créés/assignés, sous l'onglet “Utilisateurs externes”.
Un utilisateur externe peut-il modifier/assigner des shifts ?
Oui, tant que c'est pour un autre utilisateur.
Peuvent-ils télécharger des documents ou utiliser des documents en masse ?
Oui, s'ils ont les bonnes permissions.
Peuvent-ils faire partie d'un workflow d'approbation ?
Non, ils ne peuvent pas faire partie d'un workflow.
Vont-ils apparaître dans les rapports ?
Non, puisqu'ils ne sont pas des utilisateurs actifs de la plateforme.
Peuvent-ils faire partie d'une évaluation de performance/nps/enquête ?
Ils peuvent la créer et extraire des données, mais ne pas en faire partie.
Puis-je m'authentifier dans une application OAuth ?
Oui. Vous pouvez vous authentifier dans une application OAuth en utilisant un utilisateur externe, tant que le fournisseur d'identité (par exemple, Google, GitHub, etc.) est configuré comme fournisseur OAuth et que l'application lui fait confiance.
Les utilisateurs externes peuvent-ils approuver des demandes de congé ?
Oui, les utilisateurs externes peuvent approuver des demandes de congé s'ils ont les permissions appropriées assignées à leur rôle.
Les utilisateurs externes peuvent-ils recevoir des tâches d'approbation dans leur boîte de réception ?
Oui, les utilisateurs externes peuvent recevoir des tâches d'approbation dans leur boîte de réception s'ils ont les permissions appropriées assignées à leur rôle.
Si un utilisateur est dans un groupe de permissions avec toutes les permissions activées, peut-il voir ces données ?
Oui. Si un utilisateur externe est ajouté à un groupe de permissions avec les permissions pertinentes activées, il pourra accéder et voir les données correspondantes, tout comme tout autre utilisateur assigné à ce groupe.