Los flujos de aprobación de gastos flexibles te permiten crear procesos de aprobación que se adaptan al contexto de cada gasto. En lugar de utilizar un único camino de aprobación para todas las presentaciones, puedes configurar reglas basadas en factores como el proyecto o los detalles del gasto, haciendo que las aprobaciones sean más eficientes y alineadas con los procesos de tu organización.
Resumen
Los flujos de aprobación flexibles te permiten definir quién debe aprobar un gasto según su contexto, en lugar de aplicar el mismo aprobador a cada presentación.
El enrutamiento de aprobaciones se puede configurar utilizando diferentes criterios, tales como:
- El proyecto asociado con el gasto
- El tipo de gasto
- El monto del gasto
- Otros atributos de gasto soportados
La función también soporta:
- Gerentes de Proyecto como aprobadores, permitiendo que los gastos relacionados con el proyecto sean revisados por la persona responsable del proyecto
- Flujos de aprobación en múltiples etapas, donde un gasto puede requerir aprobación de varias personas antes de ser aprobado
- Configuración asistida por IA con One, que genera un flujo de aprobación basado en una descripción escrita en lenguaje natural
Cuándo y por qué usarlo
Utiliza flujos de aprobación flexibles cuando quieras:
- Enrutar gastos al aprobador más relevante
- Crear diferentes procesos de aprobación para diferentes tipos de gastos
- Incluir a los Gerentes de Proyecto en el proceso de aprobación
- Configurar flujos de trabajo de aprobación con múltiples pasos de aprobación
- Reducir el tiempo requerido para configurar aprobaciones de gastos.
Cómo usar
- Abre la configuración del flujo de aprobación
- Abre One
- En tu barra lateral, ve a Configuración
- Ve a Gastos
- Navega a Flujos de aprobación
- Describe tu proceso de aprobación utilizando lenguaje natural. Ejemplos:
- “Los gastos del proyecto deben ser aprobados por el Gerente de Proyecto”
- “Los gastos superiores a €1,000 requieren aprobación del Gerente de Finanzas después del gerente del empleado”
- Revisa el flujo de aprobación generado por One
- Haz los ajustes necesarios
- Guarda la configuración
Si el Gerente de Proyecto no está asignado como aprobador, confirma que el gasto esté vinculado al proyecto correcto y verifica que se haya asignado un Gerente de Proyecto a ese proyecto.
Si el flujo generado por IA no es lo que esperabas, intenta describir el proceso de aprobación con condiciones más específicas. Revisa el flujo generado antes de guardar y haz los ajustes necesarios.
Consejos y mejores prácticas
- Mantén los flujos de aprobación lo más simples posible para reducir los tiempos de aprobación
- Revisa cuidadosamente las condiciones de enrutamiento para evitar reglas de aprobación superpuestas
- Utiliza a los Gerentes de Proyecto como aprobadores para gastos relacionados con el proyecto para asegurar que las aprobaciones sean manejadas por alguien familiarizado con el trabajo
- Prueba nuevos flujos de aprobación antes de implementarlos en tu organización
FAQ
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¿Puedo crear diferentes flujos de aprobación para diferentes tipos de gastos?
Sí. Los flujos de aprobación se pueden configurar utilizando el contexto del gasto, permitiendo diferentes procesos de aprobación para diferentes escenarios.
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¿Pueden los Gerentes de Proyecto aprobar gastos?
Sí. Puedes configurar gastos relacionados con el proyecto para que sean enrutados al Gerente de Proyecto responsable del proyecto asociado.
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¿Puede un gasto requerir más de una aprobación?
Sí. Los flujos de aprobación flexibles soportan procesos de aprobación en múltiples etapas.
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¿Tengo que configurar los flujos de aprobación manualmente?
No. Puedes describir tu proceso de aprobación en lenguaje natural, y One generará un flujo de aprobación para ti, que podrás revisar y editar antes de guardar.
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¿Configurar un flujo de aprobación con One utiliza mi One uso?
No. Crear o editar flujos de aprobación de gastos con One no utiliza tus créditos de One ni tu uso personal, por lo que puedes configurarlos incluso si has alcanzado tu límite diario.