Fluxos de aprovação de despesas flexíveis permitem que você crie processos de aprovação que se adaptam ao contexto de cada despesa. Em vez de usar um único caminho de aprovação para todas as submissões, você pode configurar regras com base em fatores como o projeto ou os detalhes da despesa, tornando as aprovações mais eficientes e alinhadas com os processos da sua organização.
Visão Geral
Fluxos de aprovação flexíveis permitem que você defina quem deve aprovar uma despesa com base em seu contexto, em vez de aplicar o mesmo aprovador a cada submissão.
A roteação de aprovações pode ser configurada usando diferentes critérios, como:
- O projeto associado à despesa
- O tipo de despesa
- O valor da despesa
- Outros atributos de despesa suportados
A funcionalidade também suporta:
- Gerentes de Projetos como aprovadores, permitindo que despesas relacionadas ao projeto sejam revisadas pela pessoa responsável pelo projeto
- Fluxos de aprovação em múltiplas etapas, onde uma despesa pode exigir aprovação de várias pessoas antes de ser aprovada
- Configuração assistida por IA com One, que gera um fluxo de aprovação com base em uma descrição escrita em linguagem natural
Quando e por que usá-lo
Use fluxos de aprovação flexíveis quando você quiser:
- Roteirizar despesas para o aprovador mais relevante
- Criar diferentes processos de aprovação para diferentes tipos de despesa
- Incluir Gerentes de Projetos no processo de aprovação
- Configurar fluxos de trabalho de aprovação com múltiplas etapas de aprovação
- Reduzir o tempo necessário para configurar aprovações de despesas.
Como usar
- Abra a configuração do fluxo de aprovação
- Abra One
- Na sua barra lateral, vá para Configurações
- Vá para Despesas
- Navegue até Fluxos de Aprovação
- Descreva seu processo de aprovação usando linguagem natural. Exemplos:
- “As despesas do projeto devem ser aprovadas pelo Gerente de Projetos”
- “Despesas acima de €1.000 requerem aprovação do Gerente Financeiro após o gerente do funcionário”
- Revise o fluxo de aprovação gerado por One
- Faça os ajustes necessários
- Salve a configuração
Se o Gerente de Projetos não estiver designado como o aprovador, confirme se a despesa está vinculada ao projeto correto e verifique se um Gerente de Projetos foi designado para esse projeto.
Se o fluxo gerado pela IA não for o que você esperava, tente descrever o processo de aprovação com condições mais específicas. Revise o fluxo gerado antes de salvar e faça os ajustes necessários.
Dicas e melhores práticas
- Mantenha os fluxos de aprovação o mais simples possível para reduzir os tempos de aprovação
- Revise as condições de roteamento cuidadosamente para evitar regras de aprovação sobrepostas
- Use Gerentes de Projetos como aprovadores para despesas relacionadas ao projeto para garantir que as aprovações sejam tratadas por alguém familiarizado com o trabalho
- Teste novos fluxos de aprovação antes de implementá-los em toda a sua organização
FAQ
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Posso criar fluxos de aprovação diferentes para diferentes tipos de despesas?
Sim. Os fluxos de aprovação podem ser configurados usando o contexto da despesa, permitindo diferentes processos de aprovação para diferentes cenários.
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Os Gerentes de Projetos podem aprovar despesas?
Sim. Você pode configurar despesas relacionadas ao projeto para que sejam roteirizadas para o Gerente de Projetos responsável pelo projeto associado.
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Uma despesa pode exigir mais de uma aprovação?
Sim. Fluxos de aprovação flexíveis suportam processos de aprovação em múltiplas etapas.
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Preciso configurar fluxos de aprovação manualmente?
Não. Você pode descrever seu processo de aprovação em linguagem natural, e One gerará um fluxo de aprovação para você, que você pode revisar e editar antes de salvar.