Os aprovadores da Factorial podem aprovar despesas, solicitar alterações, rejeitá-las ou marcá-las como pagas. Alertas e ações em massa ajudam a agilizar o processo, garantindo a conformidade com as políticas da empresa. Depois de acessar as despesas pendentes de revisão, você pode decidir o próximo passo para cada uma delas. Factorial oferece 4 opções principais:

1. Aprovar uma despesa

1. Na barra lateral, vá para Gastos → Despesas
2. Abra a despesa da lista
3. Revise o recibo, os detalhes (valor, data, projeto, categoria) e quaisquer alertas (Fora da política ou Fora do orçamento)
4. Se tudo estiver correto, clique em Aprovar
5. A despesa passa para a próxima etapa:
   • Outro nível de aprovação, se aplicável
   • Aprovação final, se você for o último aprovador

2. Solicitar alterações

1. Na barra lateral, vá para Gastos → Despesas
2. Abra a despesa da lista
3. Clique em Solicitar alterações se os detalhes estiverem faltando ou incorretos (por exemplo, categoria errada, recibo incompleto)
4. Adicione um comentário explicando o que precisa ser atualizado
5. A despesa retorna ao funcionário com status Alterações solicitadas
6. O funcionário recebe uma notificação

3. Rejeitar uma despesa

1. Na barra lateral, vá para Gastos → Despesas
2. Abra a despesa da lista
3. Use Rejeitar se a despesa não deve ser reembolsada (por exemplo, não atende à política da empresa)
4. Forneça um motivo na caixa de comentários para que o funcionário entenda a decisão
5. A despesa permanecerá visível no sistema com o status Rejeitado

5. Marcar como pago

Se você for o aprovador final, poderá fechar a despesa marcando-a como Paga .

1. Na barra lateral, vá para Gastos → Despesas
2. Abra a despesa da lista

Despesas pagas são aquelas que já foram reembolsadas ao funcionário por meio de um dos métodos suportados:

• Reembolso de contracheque - o valor é adicionado diretamente na próxima folha de pagamento do funcionário
• Pagamento SEPA - O departamento financeiro exporta a despesa para um arquivo SEPA para transferência bancária direta

Lidar com alertas e exceções

Ao revisar uma despesa, Factorial destaca automaticamente os problemas que podem exigir uma inspeção mais detalhada:

• Fora da política - a despesa viola uma das regras de despesas da sua empresa (por exemplo, excede a diária, categoria errada).
• Fora do orçamento - a despesa levaria o projeto/equipe/centro de custo além do orçamento alocado.

Aprovações em massa

Os aprovadores podem atuar em diversas despesas ao mesmo tempo:

1. Na barra lateral, vá para Gastos → Despesas
2. Filtrar para aprovações pendentes
3. Selecione várias despesas e aplique uma ação (por exemplo, Aprovar todas)
4. Factorial avisará você caso alguma despesa selecionada inclua alertas (Fora da política ou Fora do orçamento). Revise-os cuidadosamente antes de aplicar ações em massa.